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【案例】揚州公用控股選擇會博通,賦能集團檔案發(fā)揮高效用

2024/2/6 0:00:00       來源:客戶案例        作者:小博       瀏覽量:  1214

揚州公用控股集團有限公司(原揚州公用水務集團有限公司,以下稱“公用控股集團”)成立于2013年12月,為揚州市城建國有資產控股(集團)有限責任公司(以下簡稱“市城控集團”)下屬子公司,注冊資本金15億元。


經營范圍為:揚州市城建國有資產控股(集團)有限責任公司授權范圍內的公用事業(yè)及相關行業(yè)、城市燃氣、城市供熱等城市設施的投資、建設和運營管理;市政工程設計、咨詢和市政公用配套企業(yè)的管理和運營;新能源、新材料、環(huán)境環(huán)保產業(yè)項目的投資、管理和運營。

為進一步提升檔案工作標準化、規(guī)范化、科學化水平,推動集團高質量發(fā)展,揚州公用控股集團選擇了會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件,以推進:

1、集團檔案數字化管理,對涵蓋工程、設計、人事等數字與實體檔案進行統(tǒng)一數字化管理;

2、檔案利用效率提升,通過搜索、查閱、借用等便捷檔案應用和流轉,賦能業(yè)務開展;

3、檔案數據安全管控,嚴密把控檔案工作、檔案應用各環(huán)節(jié),守護檔案數據安全…

揚州公用控股檔案管理系統(tǒng)

應用特色

揚州公用控股集團業(yè)務分布廣泛、業(yè)態(tài)多樣,所涉及的檔案數量大、類目多、分布廣。結合實際情況與管理需求,揚州公用控股檔案管理系統(tǒng)具有以下應用特色:

1、一站式平臺,支撐高效管用

基于會博通系統(tǒng),公用控股打造了一站式檔案管理平臺,既支撐檔案人員對涵蓋業(yè)務、經營、人事、財務等板塊的實體與數字檔案材料進行統(tǒng)籌,實現檔案采集、整理、管理、利用等的全生命周期管理,亦可滿足成員對檔案檢索、查閱、借用等的協(xié)作需求。

2、流程化處理,協(xié)作、管控有抓手

公用控股子公司眾多,檔案分布廣,收集歸檔過程需多方協(xié)調參與。針對這種情況,應用會博通的流程化歸檔,能以數字化流程協(xié)調各參與者完成歸檔步驟,高效流轉完成歸檔。 

此外,會博通系統(tǒng)內的檔案借用、注銷等事項都可通過流程處理,成員依審批結果進行操作。系統(tǒng)內的流程模板、表單均支持自定義,可根據管理需要靈活設置。

3、多樣化檢索,支撐業(yè)務開展

會博通搜索平臺提供了關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式,便于成員快速搜索、依權限查閱檔案,便捷業(yè)務應用需求。


此外,為提高檔案資源利用率,根據公用控股需求,會博通提供了OCR全文識別檢索的功能,支持對PDF、JPG等圖片的快速檢索。這樣一來,經掃描等形成數字檔案的證照、票據等,亦能被精準識別、高效投入查用。 

4、多維度管控,守護檔案安全 

通過會博通細?;臋嘞摅w系,公用控股能更精細、更全面地落實檔案安全管控。用戶在系統(tǒng)內的操作,包括檔案修改、刪除等編輯操作,或檔案閱讀、下載等應用操作,均需依照自身權限進行??筛鶕蓡T的職能、工作匹配相應的操作權限。


系統(tǒng)內的每個文件乃至每條信息,都可設置密級。通過權限與密級交叉,限制具備相應權限的用戶才可操作對應密級內容,如“絕密”級文件授權僅“主管層”權限角色才可閱讀。如此,更嚴密地守護檔案信息安全,防止核心信息外泄。

寫在最后

自成立以來,揚州公用控股一直致力于提升資產質態(tài),整合資源優(yōu)勢,推動業(yè)務發(fā)展。實現檔案數字化管理,有利于將各業(yè)務板塊所形成的檔案資源進行優(yōu)勢整合,沉淀為集團的知識資產,為市場開拓、技術支持、人才培養(yǎng)提供經驗參考、規(guī)劃借鑒,真正實現:讓文檔為組織賦能——這也是會博通的宗旨。

 

深耕檔案管理服務行業(yè)超30年,會博通能為企業(yè)提供科學、規(guī)范的數字化檔案管理解決方案,歡迎搜索“會博通”咨詢了解。

 

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