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【項目案例】會博通天娛廣場

2020/9/28 17:24:28 來源：作者：孫超瀏覽量： 1

項目概述：
天娛廣場集百貨商城、娛樂中心、辦公樓于一體，配套設施完善，是全城年輕人喜愛的潮飾玩物集中地。天娛廣場采用了會博通綜合知識管理系統(tǒng)，作為企業(yè)內部綜合性檔案的管理平臺，實現(xiàn)了規(guī)范化、模塊化以及流程化的檔案管理，有效提升了企業(yè)的管理效率與管理水平。
項目需求：
?天娛廣場管理著不同的商業(yè)物業(yè)，因為管理的廣度與深度，傳統(tǒng)的管理手法，經常會導致管理效率難提升、工作失誤難把控的情況，盡管采用了一些桌面式軟件實現(xiàn)了部份信息化的運用，但是，行政部的管理人員，還是擔心會出現(xiàn)以下管理隱患：
1、紙質檔案因為維修、報審等管理與運營需要，常常需要把原件或復印件進行外借，經常使用的人員，難免存有公司證照電子版，原件借出不知所蹤的情況會可能出現(xiàn)。
2、文檔資料借出后，用途難以把控，公司有些文檔、證照，不管是復印件還是電子版，用途不明的風險較高。
3、各部門分散保存工作相關的文檔資料，公司沒有集中管理，可能有什么，在哪里都不清楚，導致文檔無從找起。
4、涉及到樓層裝修或維修工程時，經常要翻查施工圖紙，紙質圖紙找起來特別不方便，電子圖紙只存在少數(shù)人的電腦里，使用不便捷，而且沒有任何利用痕跡，難以管控。
5、紙質資料的長期使用，會導致資料折舊，甚至損壞，使用復印件代替，也會出現(xiàn)難以管控的問題。
6、物業(yè)合同眾多，存在很多周期性發(fā)生的合同，實際工作中常常會發(fā)生忘記續(xù)租的情況。
7、以往證照、檔案等資料的保存與應用均有各種規(guī)范，但是實施起來時，經常因為繁瑣的原因，有可能得不到員工的擁護，制度名存實亡。
8、證照資質眾多，年審、延期、變更等工作繁多，會出現(xiàn)過了時間節(jié)點不得而知，到了使用時卻派不上用場的風險。
項目價值：
會博通主要為天娛廣場旗下的物業(yè)、寫字樓、酒店、店面等提供了涵蓋企業(yè)檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計等全生命周期的檔案自動化管理平臺。天娛廣場根據自身管理需要，以物業(yè)管理主體為單位將檔案分為以下幾類，即：文書檔案、合同檔案、圖紙檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、榮譽檔案等，幫助企業(yè)實現(xiàn)分布于不同辦公地點的各部門、各下屬公司的檔案集中管理與利用，提供專門的檔案搜索平臺，多種方式的檔案檢索，并由行政部檔案室統(tǒng)一監(jiān)控，確保檔案數(shù)據的安全性，解決了傳統(tǒng)文件與檔案資料管理的弊端
系統(tǒng)亮點：
1、會博通能全面適應天娛廣場對檔案的分類需求，自定義建立不同類型的檔案管理門類，并對應配置相關的檔案著錄屬性，記錄檔案正文與附件、檔案屬性（包括編碼、二維碼、時間等）以及檔案存放位置等，從而實現(xiàn)對實體檔案與電子檔案的有序化管理。
2、根據天娛廣場企業(yè)內部的管理習慣及需求，會博通提供了覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，幫助企業(yè)快速采集原有實體檔案和電子檔案。
3、會博通根據天娛廣場的內部組織結構，為客戶提供了可接觸密級以及操作行為的二維權限管理解決方案，員工可隨時根據需要，按權限取用文檔資料，保障檔案應用安全同時，又能將公司內部檔案價值最大化。

4、會博通為天娛廣場提供了檔案借閱、歸還與發(fā)放功能，及其可流程化處理，幫助企業(yè)管理所有檔案的借閱，包括證照、圖紙等紙質及電子檔案文件,實現(xiàn)有序化的借閱流程和管理。

5、會博通內嵌提醒功能，如合同執(zhí)行提醒、證件年檢時間提醒、借閱歸還提醒等，采用內部郵件或短信的方式，幫助公司員工實現(xiàn)續(xù)簽合同到期提醒、行政人員營業(yè)執(zhí)照到期提醒等。

6、通過會博通系統(tǒng)，可以清晰查看企業(yè)內部工作人員的操作痕跡，包括借閱痕跡和利用情況等，并進行匯總與統(tǒng)計，隨時追溯和管控。

7、天娛廣場采用了會博通提供的多項安全配置：
1）全面實現(xiàn)了強密碼登錄；
2）某些關鍵管理員用戶，只能使用指定的設備登錄；
3）用戶密碼以年為周期提醒更換；
4）輸錯3次密碼即鎖定賬號；
5）文檔資料在預覽狀態(tài)下的防擴散水印