企業(yè)【電子文檔管理系統(tǒng)】怎么選？牢記2大要點(diǎn)避免踩坑！
2022/8/25 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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市面上充斥著各種各樣的企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)，作為公司文檔管理負(fù)責(zé)人，究竟要怎么選擇適配公司，并且能夠長(zhǎng)期使用的一套系統(tǒng)？今天，筆者從要滿足的選擇標(biāo)準(zhǔn)、功能兩方面為大家進(jìn)行詳細(xì)介紹。
01企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的3個(gè)選擇標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)于很多中小團(tuán)隊(duì)來說，暫時(shí)還沒有形成完整系統(tǒng)的內(nèi)部知識(shí)管理體系，文檔管理系統(tǒng)只需要滿足基本需要就可以，不需要太多花里胡哨的功能。選擇標(biāo)準(zhǔn)主要有：
1.必須便捷易用：軟件是為人服務(wù)的，從使用角度來看，文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該便捷易用，才能夠與企業(yè)業(yè)務(wù)有一個(gè)更好的結(jié)合。
2.助力團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)：助力團(tuán)隊(duì)創(chuàng)作和共享，是團(tuán)隊(duì)協(xié)作中的一切內(nèi)容。公司制度、項(xiàng)目方案、產(chǎn)品資料、經(jīng)驗(yàn)手冊(cè)、培訓(xùn)考評(píng)、會(huì)議紀(jì)要、日?qǐng)?bào)周報(bào)等都需要積淀下來，以供后續(xù)業(yè)務(wù)資料梳理與學(xué)習(xí)。
3.滿足多端使用：今天的工作場(chǎng)景相較于以往而言，更靈活、更復(fù)雜。為滿足時(shí)時(shí)刻刻高效辦公需求，包括文檔管理系統(tǒng)在內(nèi)的一切系統(tǒng)，最好能夠滿足，可在多個(gè)平臺(tái)上應(yīng)用的需求。這些平臺(tái)包括web端、手機(jī)端（包括安卓和ios）、微信手程序等。
【會(huì)博通同時(shí)支持web端、手機(jī)端（包括安卓和ios）、微信手程序以及釘釘、企業(yè)微信等多端口、多平臺(tái)登入】
02企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的基本功能有哪些？
企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)是幫助文檔收集、存儲(chǔ)、搜索、利用的系統(tǒng)。在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文件數(shù)量。這些文件經(jīng)過篩選、積累、沉淀下來，就會(huì)成為推動(dòng)組織成長(zhǎng)的利器它們是內(nèi)容管理系統(tǒng)的一部分，通常來說，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)包括以下功能:
文檔收集：文件管理系統(tǒng)要使用紙質(zhì)文件，必須對(duì)其進(jìn)行掃描。對(duì)于需要執(zhí)行此過程并且擁有大量紙面文檔的企業(yè)來說，這可能既耗時(shí)又昂貴。
使用元數(shù)據(jù)分類：元數(shù)據(jù)（關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)）用于識(shí)別文件，以便以后檢索。它可以包括關(guān)鍵字、日期、作者等。用戶經(jīng)常被要求輸入此元數(shù)據(jù)，或者系統(tǒng)可能會(huì)從文檔中提取它。光學(xué)字符識(shí)別可用于識(shí)別掃描圖像上的文本。
文檔檢索：文件管理系統(tǒng)的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少復(fù)雜，允許按文檔元數(shù)據(jù)的元素進(jìn)行搜索，也可以通過搜索實(shí)際文檔中的關(guān)鍵字/短語并使用語義分析來確定相關(guān)性。
（會(huì)博通文檔搜索功能）
文檔版本控制：不同版本文件的存儲(chǔ)和管理適用于需要頻繁更新的文件。允許授權(quán)用戶返回到早期版本。
文檔的管理和安全：任何信息技術(shù)系統(tǒng)都需要監(jiān)管，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)也不例外。企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)不僅需要具備一系列的安全保障，還需要滿足自動(dòng)化、智能化的管理需求。
03會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)
與傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)相比，企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)降低了成本，提高了檢索效率和速度，擁有更周密的安全措施，是現(xiàn)代化企業(yè)管理必備的工具。如今，市面上有成百上千的系統(tǒng)，每一款系統(tǒng)都有自己的有點(diǎn)和缺點(diǎn)。選擇一款適用的文檔管理系統(tǒng)，需要您結(jié)合成本、功能、易用性、培訓(xùn)、產(chǎn)品迭代性來進(jìn)行綜合考量。
會(huì)博通是一款靈活易用的文檔管理系統(tǒng)，既可以進(jìn)行本地部署，又可以租用的方式，SaaS化軟件性質(zhì)，高性價(jià)比地使用文檔管理的功能應(yīng)用。
在功能上，會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)集文檔收集、存儲(chǔ)、搜索、利用等全生命周期于一體，能夠全方位地滿足您的應(yīng)用需求；在使用體驗(yàn)上，會(huì)博通在滿足文檔管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，將部分操作自主權(quán)交給客戶，使用上更為靈活；在產(chǎn)品服務(wù)上，會(huì)博通為客戶提供了免費(fèi)的培訓(xùn)服務(wù)，拿到軟件即可輕松上手。
會(huì)博通企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)，是會(huì)博通科技有限公司的經(jīng)典產(chǎn)品，與市場(chǎng)磨合已超三十年，獲得了日立電梯、珠江鋼琴、佛山人大等諸多企事業(yè)單位的一致好評(píng)。未來，會(huì)博通將不斷打磨產(chǎn)品應(yīng)用，持續(xù)讓文檔為組織創(chuàng)造價(jià)值！
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