公司文檔管理如何高效又優(yōu)雅？這幾個小技巧一定要看！
2022/9/23 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
瀏覽量： 742
各位從事公司文檔管理的大佬們，你們在處理工作的過程中，是不是經(jīng)常被以下這些問題困擾：
1）難以收集，難以收集文件分散，數(shù)據(jù)來源多個系統(tǒng)，收集工作繁瑣效率低。
2）難以整理，手動整理文檔工作量大。部分文檔容易丟失，造成企業(yè)損失。
3）難以管理，文檔管理分類難。文檔信息管理混亂，各自隨意分類，整理工作量大。
4）難以使用，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重復(fù)使用。
本來想做個優(yōu)雅的職場人，沒曾想?yún)s成了埋頭在各種文檔資料里、看起來非常勤奮的打工人。有沒有一種更為科學(xué)、智能的方法幫助我們做好文檔管理，做一個優(yōu)雅的職場人？別著急，會博通這就給您支招。
01合格的公司文檔管理是怎樣的？
1）文檔的分類要清晰：文檔分類要科學(xué)，不應(yīng)該重疊，也不應(yīng)該遺漏，這樣存檔和查找起來不會亂。
2）文檔查詢要方便：想要什么文件，就能快速找出那份文件，是文檔利用的前提。
3）文件版本記錄要清楚：不同時間、不同時期的不同版本，要分清。
4）文檔借閱要高效：流程審批要及時，流通記錄要記錄。
5）文檔管理要安全：要確保公司重要機(jī)密不外泄。
02會博通助您高效管理公司文檔
以上這幾個問題，會博通文檔管理系統(tǒng)都可以很好的解決。會博通立足實(shí)際需求，為公司文檔管理專門開發(fā)了一套符合文檔分類要求、文檔便捷查閱、文檔安全管控的應(yīng)用方案。
1）文檔分類清晰靈活
會博通文檔管理系統(tǒng)，呈現(xiàn)樹形目錄結(jié)構(gòu)，分級分類管理文檔，可無限創(chuàng)建自定義文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)，可定義文件體系目錄排序。在實(shí)際的應(yīng)用中，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求，靈活創(chuàng)建各種檔案分類，以確保公司檔案以及未來的發(fā)展需求。
這種可控性強(qiáng)的文檔分類框架，可以說是公司管理當(dāng)中一個成長型的工具模式，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，檔案分類一定會適時調(diào)整。使用過會博通的用戶朋友，對這種文檔分類模式給予很高的評價。
2）文檔查閱高效便捷
手機(jī)、Ipad、電腦，不論在什么時候，這三個物件，在你身邊都會有一個，擁有它們當(dāng)中的任何一個，您都可以登錄到會博通當(dāng)中，查找所需檔案。查找方式類似于百度搜索，只要看見搜讀圖標(biāo)，即可輸入關(guān)鍵詞，一鍵查閱。
當(dāng)然，會博通的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，除了輸入關(guān)鍵詞查檔之外，會博通還支持全文檢索、自然語言檢索、二次檢索等多種檢索方式，滿足您的全方位檢索需求。檔案檢索出來后，無需安裝任何插件，即可瀏覽文件。比如您從事工程行業(yè)，對于DWG文件，無需安裝CAD或CASS一樣可以瀏覽。
3）文檔安全管控要全面
在工作當(dāng)中，有時候我們不經(jīng)意間，就會隨手將文件轉(zhuǎn)發(fā)別人。這并不是一個好的工作習(xí)慣，大家要主要對于公司來說，機(jī)密文件隨意保存或者轉(zhuǎn)發(fā)的后果是不可想象的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)時候，當(dāng)我們將文檔發(fā)送給他人之后，我們就失去了對文檔的控制。
有時候記不住也沒關(guān)系，會博通檔案管理系統(tǒng)配置了 安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
文檔是企業(yè)的重要資產(chǎn)，一定要重視起來，進(jìn)行好的管理，發(fā)揮它的作用。文檔分類清晰靈活、文檔查閱高效便捷、文檔安全管控全面。會博通希望通過這幾個方面，能夠祝您優(yōu)雅地做好檔案管理工作。
1）難以收集，難以收集文件分散，數(shù)據(jù)來源多個系統(tǒng)，收集工作繁瑣效率低。
2）難以整理，手動整理文檔工作量大。部分文檔容易丟失，造成企業(yè)損失。
3）難以管理，文檔管理分類難。文檔信息管理混亂，各自隨意分類，整理工作量大。
4）難以使用，文檔利用效率低。文檔搜索難，搜索慢，年份較老的文檔不能重復(fù)使用。
本來想做個優(yōu)雅的職場人，沒曾想?yún)s成了埋頭在各種文檔資料里、看起來非常勤奮的打工人。有沒有一種更為科學(xué)、智能的方法幫助我們做好文檔管理，做一個優(yōu)雅的職場人？別著急，會博通這就給您支招。
01合格的公司文檔管理是怎樣的？
1）文檔的分類要清晰：文檔分類要科學(xué)，不應(yīng)該重疊，也不應(yīng)該遺漏，這樣存檔和查找起來不會亂。
2）文檔查詢要方便：想要什么文件，就能快速找出那份文件，是文檔利用的前提。
3）文件版本記錄要清楚：不同時間、不同時期的不同版本，要分清。
4）文檔借閱要高效：流程審批要及時，流通記錄要記錄。
5）文檔管理要安全：要確保公司重要機(jī)密不外泄。
02會博通助您高效管理公司文檔
以上這幾個問題，會博通文檔管理系統(tǒng)都可以很好的解決。會博通立足實(shí)際需求，為公司文檔管理專門開發(fā)了一套符合文檔分類要求、文檔便捷查閱、文檔安全管控的應(yīng)用方案。
1）文檔分類清晰靈活
會博通文檔管理系統(tǒng)，呈現(xiàn)樹形目錄結(jié)構(gòu)，分級分類管理文檔，可無限創(chuàng)建自定義文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)，可定義文件體系目錄排序。在實(shí)際的應(yīng)用中，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求，靈活創(chuàng)建各種檔案分類，以確保公司檔案以及未來的發(fā)展需求。
這種可控性強(qiáng)的文檔分類框架，可以說是公司管理當(dāng)中一個成長型的工具模式，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，檔案分類一定會適時調(diào)整。使用過會博通的用戶朋友，對這種文檔分類模式給予很高的評價。
2）文檔查閱高效便捷
手機(jī)、Ipad、電腦，不論在什么時候，這三個物件，在你身邊都會有一個，擁有它們當(dāng)中的任何一個，您都可以登錄到會博通當(dāng)中，查找所需檔案。查找方式類似于百度搜索，只要看見搜讀圖標(biāo)，即可輸入關(guān)鍵詞，一鍵查閱。
當(dāng)然，會博通的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，除了輸入關(guān)鍵詞查檔之外，會博通還支持全文檢索、自然語言檢索、二次檢索等多種檢索方式，滿足您的全方位檢索需求。檔案檢索出來后，無需安裝任何插件，即可瀏覽文件。比如您從事工程行業(yè)，對于DWG文件，無需安裝CAD或CASS一樣可以瀏覽。
3）文檔安全管控要全面
在工作當(dāng)中，有時候我們不經(jīng)意間，就會隨手將文件轉(zhuǎn)發(fā)別人。這并不是一個好的工作習(xí)慣，大家要主要對于公司來說，機(jī)密文件隨意保存或者轉(zhuǎn)發(fā)的后果是不可想象的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)時候，當(dāng)我們將文檔發(fā)送給他人之后，我們就失去了對文檔的控制。
有時候記不住也沒關(guān)系，會博通檔案管理系統(tǒng)配置了 安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
文檔是企業(yè)的重要資產(chǎn)，一定要重視起來，進(jìn)行好的管理，發(fā)揮它的作用。文檔分類清晰靈活、文檔查閱高效便捷、文檔安全管控全面。會博通希望通過這幾個方面，能夠祝您優(yōu)雅地做好檔案管理工作。
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