青島全面推行機關(guān)檔案“三合一”制度！來看具體措施！
最近，山東省青島市多措并舉，全面推行機關(guān)檔案“三合一”制度，取得良好效果。借著這個新聞，我們想跟大家再聊聊檔案管理中的“三合一”制度。一起探討“三合一”制度下都有哪些具體舉措。
01青島機關(guān)檔案“三合一”制度具體舉措
山東青島機關(guān)檔案的“三合一”具體措施包括以下幾個方面：
1)修訂相關(guān)制度，進一步規(guī)范檔案門類劃分，統(tǒng)一檔案分類方法，理順檔案整理要求；
2)調(diào)整檔號結(jié)構(gòu)、補充元數(shù)據(jù)，兼顧規(guī)范性和延續(xù)性，做好新舊數(shù)據(jù)銜接；
3)組織人員專題攻關(guān)升級數(shù)字檔案室系統(tǒng)，補充完善相關(guān)功能模塊，特別是針對錄音、錄像和實物檔案增加“按件整理”模式，為各機關(guān)實施“三合一”制度搭建好信息化平臺；
4)指導(dǎo)制定“三合一”制度范本，為各機關(guān)提供參考，并創(chuàng)新性提出“檔案分類方案索引表”，使分類方案與信息化平臺有機融合；
5)舉辦專題培訓(xùn)班，詳細(xì)講解業(yè)務(wù)要求，明確任務(wù)目標(biāo)。
02究竟什么是機關(guān)檔案的“三合一”制度
“三合一”制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。全面推行“三合一”制度，對于進一步提升機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護國家檔案資源完整與安全，促進檔案事業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。
國家檔案局印發(fā)通知，在機關(guān)檔案工作中全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度。
03會博通檔案管理系統(tǒng)，落深落實檔案“三合一”制度
在檔案分類方面，會博通檔案管理系統(tǒng)可幫助用戶提高檔案分類的效率。首先，會博通提供了一個可靈活調(diào)整的檔案分類框架。會博通對于框架的層級不設(shè)限，分類的細(xì)致程度可按需設(shè)定會博通檔案管理軟件提供分類號表的編輯和管理功能，用戶可以在分類號表中定義和維護相關(guān)的分類號、分類名稱、分類描述等信息，以便于對檔案進行分類和標(biāo)引。
例如，對于園林綠化工程竣工資料，我們此前就為大家整理出了224項具體文件，這些文件資料該如何歸檔和分類，大家可根據(jù)具體的需求進行劃分，比如劃分為合同文件類、勘察設(shè)計規(guī)劃類、資質(zhì)類、監(jiān)理工作指導(dǎo)類、施工指導(dǎo)文件、監(jiān)理工作記錄文件及工程管理往來文件收發(fā)文記錄文件、綠化分部工程質(zhì)量文件等等，這些分類可以靈活增刪和調(diào)整。
在文件材料歸檔范圍方面。文件材料歸檔范圍指的是一個機構(gòu)、組織或企業(yè)對其所擁有的文件材料進行分類、整理和存儲時，所確定的歸檔對象的范圍。這個范圍通?；谖募男再|(zhì)、用途、時間等因素進行劃分，以便更好地管理和利用這些文件材料。
例如，一家公司可能會將其所有的合同、報告、備忘錄等文件材料歸檔范圍設(shè)定為“公司歷史”或“業(yè)務(wù)文件”，而將員工手冊、人事檔案等文件材料歸檔范圍設(shè)定為“人力資源”。這樣可以方便地對不同類型的文件材料進行分類、檢索和管理，同時也有利于保護機密信息和保留重要歷史記錄。
會博通是涵蓋全檔案門類的管理平臺，集成文書/基建/科技等綜合檔案、干部人事檔案、會計檔案等一站式管理功能。
在檔案保管期限方面，會博通檔案管理系統(tǒng)提供靈活的檔案保管期限設(shè)置，用戶可以根據(jù)需求，自主將檔案的保存期限設(shè)置為幾天、幾月或幾年、幾十年不等。此外，會博通還擁有到期提醒功能。檔案到期之后，會博通可通過短信、郵件等方式通知相關(guān)負(fù)責(zé)人員執(zhí)行相關(guān)的到期操作。
從1988年面市到現(xiàn)在，會博通落地了非常多的機關(guān)檔案業(yè)務(wù)，比如廣東省財政監(jiān)察專員辦事處、云南省第一強制戒毒所、江西省人民檢察院、東莞市衛(wèi)生健康局等等。近年來，會博通也在機關(guān)檔案“三合一”上持續(xù)發(fā)力，將檔案管理系統(tǒng)融入更多的機關(guān)工作場景。
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