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讓檔案搜索更快、更準(zhǔn)的方法!第5種搜索類強(qiáng)烈推薦

2024/3/25 14:00:41         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  1542

大家在查詢檔案時,常用的是哪種搜索方式?關(guān)鍵詞搜索、全文搜索,亦或有其他的搜索“組合技”?

說起來,要在茫茫數(shù)據(jù)庫中精準(zhǔn)搜索出所需檔案,說簡單卻也不簡單,這需要操作用戶對所需檔案有清晰的認(rèn)知,并且要選對搜索方式、用準(zhǔn)關(guān)鍵詞,搜索才能更快更準(zhǔn)。

在不同情景下,用哪種搜索方式更高效?今天,小博就以會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)為例,分享幾種常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及應(yīng)用場景:

1、關(guān)鍵詞搜索

適用于模糊搜索,或通過組合關(guān)鍵詞精準(zhǔn)搜索

2、二次搜索

在搜索結(jié)果上二次篩選,適用于限定搜索范圍或精準(zhǔn)搜索

3、組合檢索 

適用于多條件組合、精準(zhǔn)搜索,或針對文件某一特定屬性(如歸檔日期)搜索

4、全文檢索/OCR識別全文檢索

針對文件內(nèi)容進(jìn)行識別,可搜索出包含指定文字內(nèi)容的文件(或圖片)

5、搜索類(會博通創(chuàng)新搜索技術(shù)) 

適用于常態(tài)化的搜索需求,并支持動態(tài)反饋,自動將新歸檔且合條件的文件匯總在內(nèi)

(會博通系統(tǒng)-搜索平臺界面示例)

 

1、關(guān)鍵詞搜索

關(guān)鍵詞搜索,可以直接輸入單個關(guān)鍵詞,也可以組合輸入多個關(guān)鍵詞,在關(guān)鍵詞與關(guān)鍵詞之間插入空格即可。

假設(shè),現(xiàn)在需搜索一份通知,主題是關(guān)于吳剛的職位任免。根據(jù)需求,我們可提煉出3個關(guān)鍵詞“吳剛”、“任免”、“通知”,組合輸入“吳剛空格任免空格通知”搜索,即得出精準(zhǔn)結(jié)果。

一般來說,應(yīng)用關(guān)鍵詞組合能快速得出精準(zhǔn)結(jié)果,但這需要用戶對文件有一定了解,并應(yīng)用到恰當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞。

當(dāng)用戶不清楚該用哪些關(guān)鍵詞組合時,可先輸入單個關(guān)鍵詞模糊搜索,并通過二次搜索進(jìn)一步精確篩選。

2、二次搜索

二次搜索,是在已有搜索結(jié)果的基礎(chǔ)上再次搜索,搜索結(jié)果會更加精準(zhǔn)、直接。

比如,現(xiàn)在需用到一份適用于機(jī)關(guān)單位的案卷目錄,但不清楚文件具體命名。這里我們先輸入關(guān)鍵詞“目錄”搜索,系統(tǒng)反饋了117個搜索結(jié)果。

接著,輸入“機(jī)關(guān)”并點(diǎn)擊二次搜索,即在已有的117個結(jié)果上二次篩選,結(jié)果范圍立即大大縮小,可快速定位到所需文件。

3、組合檢索

組合搜索,可設(shè)定的搜索限定條件更細(xì)、更多。可通過文件的特定屬性,比如責(zé)任人、存放地點(diǎn)、甚至歸檔日期等,快速搜尋某類文件;亦可將關(guān)鍵詞與特定屬性組合檢索,精準(zhǔn)定位到所需文件。

在會博通系統(tǒng)內(nèi),組合檢索的設(shè)置方法非常靈活。

假設(shè),現(xiàn)在我們需檢索一份由系統(tǒng)管理員發(fā)布的、保管期限為永久的會議文件,通過組合條件來檢索:

(1)在基本選項(xiàng)區(qū),可設(shè)置檢索詞、起始日期、限定類型等。

(2)在組合檢索條件生成區(qū),檢索條件可多層疊加,錯選時也可一鍵刪除;系統(tǒng)提供的條件選項(xiàng)十分全面,除了包括主題、責(zé)任者、編號、密級等10多個大項(xiàng)外,還有近百項(xiàng)附加屬性可選,如部門、成文日期、檔案類型、檔案狀態(tài)、歸檔日期等等,囊括了多種檔案常見屬性。在這里,我們添加了如圖3個檢索條件。

(3)組合邏輯可選擇并且(縮小檢索范圍、檢索更精)、或者(擴(kuò)大檢索范圍、檢索更全)、并且不(劃去非檢索范圍、檢索更準(zhǔn)),可幫助快速界定檢索范圍。這里我們3個條件都應(yīng)用到并且的邏輯,快速定位到了所需文件范圍。

總的來說,組合檢索可更精準(zhǔn)地界定檢索范圍,可選擇的組合方式及檢索條件也更多樣化,可幫助用戶更快、更高效地達(dá)到搜索目的。

4、全文檢索/OCR識別全文檢索

全文檢索,是針對文件內(nèi)容進(jìn)行檢索。我們可以通過一段文字來檢索對應(yīng)的文件,比如通過文章標(biāo)題找到文章文件、通過會議主題來找到會議記錄文件等等。

如下圖,輸入一段關(guān)鍵詞,系統(tǒng)會自動對文件內(nèi)容進(jìn)行識別,并在結(jié)果中反饋出包含該內(nèi)容的相關(guān)文件,及與關(guān)鍵詞相關(guān)的最佳匹配段落。關(guān)鍵詞自動高亮,幫助快速定位到所需內(nèi)容。

會博通系統(tǒng)支持OCR識別全文檢索,如上圖例子,可直接檢索出包含關(guān)鍵詞內(nèi)容的PDF文件。即便是PDF、JPG等圖片格式,也能通過OCR智能識別、快速反饋在結(jié)果中。

如果企業(yè)組織的檔案庫中包含大量PDF、JPG等格式的文件,配上OCR功能會非常實(shí)用方便,亦可應(yīng)用在證照、票據(jù)等文件的搜索上,可大大提升搜索效率。

5、搜索類

如果經(jīng)常要搜索某類文件,或常常要重復(fù)設(shè)置特定的組合條件,有一個快速直達(dá)的搜索方法——搜索類。

搜索類,是會博通創(chuàng)新的一項(xiàng)信息搜索技術(shù)——它能將用戶常用的搜索需求固化下來,相當(dāng)于將指定需求“打包”好,再通過固定分類節(jié)點(diǎn)呈現(xiàn),更快更直接,免去大量重復(fù)操作。

比如,某部門內(nèi)常常需搜索采購合同,那就可建立專門的“采購合同”搜索類,有權(quán)限的成員直接點(diǎn)開就能找到所需檔案。

并且,搜索類支持分層建立。比如,在上述示例的搜索類下,還可建立如“金額大于10萬元”、“金額小于等于10萬元”的子搜索類,讓搜索結(jié)果更細(xì)化呈現(xiàn)。

搜索類支持自動更新,后續(xù)錄入的歸檔文件,只要符合搜索條件,會自動匯總在對應(yīng)的搜索類下,搜索結(jié)果還可導(dǎo)出Excel表格,協(xié)作、查用都非常便捷。

會博通,讓文檔為組織賦能

會博通系統(tǒng)內(nèi)的搜索與查閱,是與權(quán)限相對應(yīng)的。用戶需具備相應(yīng)的權(quán)限,才能進(jìn)行搜索或查閱,確保檔案的應(yīng)用與工作職能相符,也能更好保障檔案信息安全。

會博通在檔案管理行業(yè)專注超30年,技術(shù)積累深厚,系統(tǒng)成熟,功能豐富。接下來,將會繼續(xù)深耕技術(shù)研發(fā),致力推出更多實(shí)用、好用的檔案管理產(chǎn)品和功能,助力企業(yè)組織發(fā)揮檔案管理的更大效能。

 

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