近來收到一些客戶朋友詢問：

“有沒有適合小團(tuán)隊的的檔案管理系統(tǒng)，最好能即用的？”

“幫忙推薦一款適合小公司用的檔案管理產(chǎn)品，要簡單易上手的。”

“要能做紙質(zhì)檔案數(shù)字化的，包括歸檔和查找一系列功能，不用太多人用的，哪款適合？”

小微企業(yè)做文檔和檔案管理，推薦一個成本低、功能全、部署快的選擇——檔案管理機(jī)器人。

小微企業(yè)相較于大中型企業(yè)而言，可供調(diào)用的人力、物力資源更有限。因此所選擇的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)能滿足投入更低、資源消耗更少、對環(huán)境兼容更靈活的要求。

同時，小微企業(yè)規(guī)模雖小，但所產(chǎn)生的信息量、類型數(shù)及數(shù)據(jù)處理需求并不一定比大中型企業(yè)少，因此系統(tǒng)功能要全，要能覆蓋各類型檔案、各格式文件及檔案收集管理的各個環(huán)節(jié)。

此外，系統(tǒng)最好簡單易上手，并能隨企業(yè)發(fā)展靈活拓展。會博通檔案管理機(jī)器人除了能滿足以上這些要求外，還是一款免部署的軟硬件一體化產(chǎn)品，電腦、檔案管理系統(tǒng)、掃描儀配齊，到手立即就可開展檔案管理工作，企業(yè)購置更省心。

下面，我們結(jié)合具體情況，看看檔案管理機(jī)器人如何助企業(yè)降本提效。

1、人力資源有限 → 更少人力投入

小微企業(yè)的團(tuán)隊規(guī)模有限，團(tuán)隊成員往往身兼多職多任，難以騰出專員管理檔案。但隨著企業(yè)發(fā)展，各類證照、資料、文件都快速增加，將檔案掃描、整理形成數(shù)字化文件歸集的工作量也劇增，既消耗掉大量人力，也容易上傳不及時。 

對此，檔案管理機(jī)器人特有的一人管理、全員參與的模式可靈活解決。

當(dāng)成員手中有文檔資料時，通過上傳程序+掃描儀，即可自行快速掃描上傳。掃描儀具自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動形成雙層PDF等多項自動化功能，文件上傳后會自動歸集至指定分類內(nèi)，省去了諸多人工操作。

管理員在電腦上操作會博通系統(tǒng)，即可完成文件及檔案在收集、整理、儲存、利用的全流程業(yè)務(wù)，實(shí)施合規(guī)化管理。一名檔案員，也可輕松管理全公司檔案。

2、溝通短平快 → 查用匯報方便

小微企業(yè)往往采用扁平化管理，基層員工直接對接老板的情況很常見，這樣溝通、決策響應(yīng)都更迅速。這種情況下，對檔案員的管理水平、響應(yīng)效率要求也更高。

對此，檔案管理機(jī)器人也是提效利器。系統(tǒng)提供搜索平臺、檔案統(tǒng)計與檔案利用統(tǒng)計、借還登記、到期提醒等功能，支撐檔案員高效處理、快速響應(yīng)。

比如，老板急用某份文件，檔案員通過搜索平臺，即可迅速檢索出來發(fā)給老板。系統(tǒng)提供了關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種方式，搜索更簡單快捷。

（會博通系統(tǒng)-搜索功能示例）

再如，周會、月會常要做匯報，應(yīng)用統(tǒng)計功能，可形成清晰直觀的數(shù)據(jù)表及圖表，包括檔案綜合情況、在庫情況、保管期限、利用情況等多種統(tǒng)計維度，還可導(dǎo)出數(shù)據(jù)做成PPT等。匯報重點(diǎn)更清晰，老板也能一目了然。

（會博通系統(tǒng)-統(tǒng)計功能界面示例）

3、發(fā)展變化快 → 可拓展、可增配

小微企業(yè)發(fā)展變化迅速，某個項目成功可能即迎來爆發(fā)式增長，對內(nèi)對外需處理的信息量也會大幅增加，要適應(yīng)的工作場景也更復(fù)雜。

對此，檔案管理機(jī)器人所具有的彈性適應(yīng)力，可謂是小微企業(yè)的不二之選。

一方面，檔案管理機(jī)器人是軟硬件一體化的檔案管理解決方案，一套配齊電腦、會博通系統(tǒng)軟件、掃描儀，并且免部署，基本上連電聯(lián)網(wǎng)就能用，即使團(tuán)隊沒有專業(yè)IT輔助也能完成。

另一方面，這套方案的適用性高、可拓展性強(qiáng)。當(dāng)企業(yè)檔案管理的需求增加，可擴(kuò)展其它管理應(yīng)用模塊，如虛擬庫房、知識地圖等；系統(tǒng)初始為單用戶版，當(dāng)應(yīng)用人數(shù)變多，可按需增配用戶數(shù)；如多地辦公，還可配置多臺掃描機(jī)器人形成自動化歸檔網(wǎng)絡(luò)……

簡而言之，會博通檔案管理機(jī)器人能根據(jù)企業(yè)需求靈活調(diào)整，即可適用于小微企業(yè)檔案管理，也能隨企業(yè)發(fā)展擴(kuò)張不斷“升級”，伴隨企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

會博通，讓文檔為組織賦能

檔案管理機(jī)器人，是會博通公司推出的一體化解決方案。會博通專注于檔案管理行業(yè)軟、硬件的開發(fā)與整合，深耕行業(yè)超30年，技術(shù)沉淀深厚，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定。目前，檔案管理機(jī)器人在全國各地多個黨政機(jī)關(guān)、院校機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位等都有成功應(yīng)用案例，歡迎訪問會博通官網(wǎng)咨詢了解。

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