繁瑣性、重復(fù)性工作,交給機(jī)器人來快速、批量、機(jī)械化處理,這不僅僅是科幻電影中的場景,更是在諸多行業(yè)中已實現(xiàn)的圖景。
在專業(yè)度要求高、整理工序繁瑣的檔案管理工作中,這種需求亦非常突出:檔案資料分散在各成員、各辦公點(diǎn)中,極易出現(xiàn)材料收集不齊、歸檔不及時的情況。倘若有一位自動化、智能化的檔案員,協(xié)助處理重復(fù)性工序,從而減輕歸檔工作負(fù)擔(dān),豈不是人力與效率的雙贏?
會博通檔案管理機(jī)器人,是一款免安裝、軟硬件一體化的檔案管理解決方案,一套配備品牌電腦、高速掃描儀與會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng),開箱即用,交付敏捷,功能貫穿文件及檔案管理全流程,為企業(yè)組織提供安全、可靠、易用的檔案管理服務(wù)。
這位自動化“檔案員”,能夠做什么?
會博通檔案管理機(jī)器人,將會博通上傳程序與愛普生高速掃描儀優(yōu)勢整合,提供了一種“全員參與”的創(chuàng)新歸檔模式。 “全員參與”如何實現(xiàn)?
1、掃描環(huán)節(jié):自動處理
掃描文件時,應(yīng)用掃描機(jī)器人(上傳程序+掃描儀),可完成自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動形成可供檢索的雙層PDF等自動化處理,無需人工翻面、校正調(diào)整等,操作簡單,非專業(yè)人士也能輕松完成掃描上傳。
2、上傳環(huán)節(jié):自動歸集
系統(tǒng)支持上傳掃描件或本地文件,選擇文件后點(diǎn)擊“開始上傳”,文件即自動依預(yù)設(shè)路徑分類儲存,交由檔案員在系統(tǒng)統(tǒng)一管理。操作簡便,也避免了錯選誤選,實現(xiàn)自動化歸集。
一套掃描機(jī)器人,就是一個文檔數(shù)字化入口??蓪⒍嗵讙呙铏C(jī)器人放置于不同辦公室內(nèi),相關(guān)成員誰有需歸檔材料,誰即可自行掃描上傳,亦可分布布設(shè)于各異地辦公點(diǎn),構(gòu)建覆蓋組織各單元、全員可參與的歸檔網(wǎng)絡(luò)。
分布式的文件數(shù)字化入口,既保證了資料收集的及時性,為也避免了大量檔案數(shù)字化工作的單點(diǎn)堆積,為相關(guān)工作開展提供良性循環(huán)。
智能化“大腦”,助管理更精細(xì)
應(yīng)用檔案管理機(jī)器人,在全員參與歸檔的基礎(chǔ)上,一位檔案管理人員,可輕松管理企業(yè)單位全部文檔。
這就應(yīng)用到檔案管理機(jī)器人的核心——會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)。這套系統(tǒng)有什么特色?能否適應(yīng)不同組織的管理需求?
會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng),遵循國家及檔案管理行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,功能貫穿文檔的收集、整理、存儲、利用全過程,如檔案采集、四性檢測、歸檔編輯、檔案鑒定、檔案檢索、借還登記、檔案統(tǒng)計、檔案注銷等,支撐檔案全生命周期的合規(guī)化管理。
系統(tǒng)提供靈活多樣的采集錄入方式,支持網(wǎng)頁新建、批量新建、掃描新建、屬性新建、鏈接文件新建等,并支持批量上傳、通過Excel批量導(dǎo)入條目、批量掛接等,方便快捷地幫助組織實現(xiàn)檔案數(shù)字化。
無論是紙質(zhì)文件、照片等實體檔案,還是文檔、視頻、音頻等電子檔案,都可通過系統(tǒng)實施統(tǒng)一化、數(shù)字化、規(guī)范化管理。
布設(shè)模式靈活,應(yīng)用場景豐富
檔案管理機(jī)器人特有的一人管理、全員參與的模式,可靈活布設(shè),適用多種管理需求。
機(jī)關(guān)單位:成員可及時掃描上傳符合本單位歸檔范圍要求的文件材料,并可根據(jù)相關(guān)規(guī)定實施數(shù)字化移交;
各類企業(yè):配置掃描機(jī)器人分布于各部門內(nèi),由辦公室成員掃描上傳,通過合理布設(shè)歸集路徑,構(gòu)建覆蓋全司的歸檔網(wǎng)絡(luò),由企業(yè)檔案員統(tǒng)一管理;
院校及培訓(xùn)機(jī)構(gòu):將掃描機(jī)器人分布在科組、辦公室、圖書館等各處,并為各掃描機(jī)器人配置不同的歸集路徑,師生職工隨時可掃描上傳,及時收集各種具保存價值、符合歸檔要求的檔案材料;
檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)及各類事務(wù)所:支撐機(jī)構(gòu)及事務(wù)所的大批量文檔數(shù)字化需求;開設(shè)分部或分公司時,增配掃描機(jī)器人即可增加數(shù)字化入口。
……
訪問會博通官網(wǎng),獲取一對一服務(wù)
檔案管理機(jī)器人,可滿足黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、院校機(jī)構(gòu)、服務(wù)機(jī)構(gòu)、事務(wù)所等對于文檔在收集、管理、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求。并且,該解決方案以成品化交付,省去集成部署時間,可更快速便捷地投入到檔案管理工作中。
貴司是否適合檔案管理機(jī)器人?如何布設(shè)符合實際管理需求的歸檔網(wǎng)絡(luò)?如果您有這方面的疑問和需求,歡迎訪問會博通官網(wǎng)咨詢,獲取一對一專業(yè)服務(wù)。
推薦閱讀:
數(shù)字化檔案管理,為什么更推薦解決方案型產(chǎn)品?
實用:數(shù)字化檔案編研的3種方式,搜索高效,成果即時可覽
國產(chǎn)化大趨勢下,信創(chuàng)檔案管理系統(tǒng)這樣選