檔案管理風(fēng)險(xiǎn)自查：檔案利用有無權(quán)限、密級(jí)區(qū)分？
檔案在搜索、閱覽、借出等利用環(huán)節(jié)，發(fā)揮了信息流動(dòng)、傳遞的價(jià)值，卻也面臨著外泄、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如若不做好權(quán)限、密級(jí)的把關(guān)，對(duì)重要信息加以保護(hù)，檔案信息安全問題將如同懸掛的達(dá)摩克利斯之劍，成為企業(yè)單位正常運(yùn)作的隱患。
貴司對(duì)檔案查用是否有做權(quán)限限制？涉密檔案是否有做密級(jí)區(qū)分？檔案利用的安全系數(shù)有多高？趕緊來做個(gè)簡(jiǎn)單自測(cè)↓（選a得1分，b得2分，c得3分）
1、貴單位/企業(yè)員工搜索、閱覽檔案，有哪些限制？
（a）基本沒什么限制，員工均可搜索、閱覽
（b）員工均可搜索，但閱覽檔案需有對(duì)應(yīng)權(quán)限
（c）搜索、閱覽條目、閱覽內(nèi)容都需依相應(yīng)權(quán)限，無權(quán)限用戶需依審批進(jìn)行
2、貴單位/企業(yè)在檔案管理工作中，有遵循明確的權(quán)限體系嗎？
（a）依職級(jí)作權(quán)限區(qū)分，如管理、閱讀等，未區(qū)分信息范圍
（b）依部門、職能等劃定可訪問信息范圍，未有細(xì)化的行為限定
（c）權(quán)限體系完善，依部門、職能等劃定信息范圍與權(quán)限行為，職權(quán)對(duì)應(yīng)
3、貴單位/企業(yè)內(nèi)涉密檔案，有根據(jù)密級(jí)做相應(yīng)管理嗎？
（a）沒有區(qū)分密級(jí)
（b）按《保密法》與相關(guān)規(guī)定區(qū)分密級(jí)，但實(shí)際管理與一般檔案無二
（c）嚴(yán)格按《保密法》及相關(guān)規(guī)定，劃定密級(jí)并實(shí)行保密管理
如果得分在9分（3題皆選c），那說明貴司對(duì)于檔案利用的安全管控已經(jīng)在Next Level，安全系數(shù)較高！
如果得分不足9分？下文分享的權(quán)限、密級(jí)管理措施，或許能為您提供參考。
01權(quán)限：規(guī)范檔案利用行為
在檔案管理中做權(quán)限管理，實(shí)際是在“管”什么？
嚴(yán)密的權(quán)限體系，包括3個(gè)管理維度的進(jìn)階疊加：明確授權(quán)范圍，定義授權(quán)對(duì)象，最后選擇權(quán)限行為。
（a）明確授權(quán)范圍
對(duì)檔案信息查用的授權(quán)范圍，不僅需明確到檔案某個(gè)分類，更應(yīng)根據(jù)管理實(shí)況（如部門、職能等），細(xì)至分類框架的某節(jié)點(diǎn)，甚至是具體文件，確保授權(quán)范圍準(zhǔn)確、邊界清晰。
明確授權(quán)范圍后，不同員工所能查閱和操作的文件不同；不同主管的管理權(quán)限亦有區(qū)分，實(shí)現(xiàn)管理分權(quán)；無權(quán)限的人無法訪問或操作對(duì)應(yīng)信息。如：可授權(quán)業(yè)務(wù)檔案對(duì)業(yè)務(wù)部員工開放訪問，其他部門需查閱時(shí)可通過流程申請(qǐng)，由業(yè)務(wù)主管審批管理。
（b）定義授權(quán)對(duì)象
不同部門、不同崗位員工，如何按需授權(quán)？一種主流方式是：根據(jù)所選對(duì)象的部門與職能，在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)專門的權(quán)限角色，如業(yè)務(wù)管理員、編輯、讀者等。既便于實(shí)現(xiàn)批量化、標(biāo)準(zhǔn)化授權(quán)，亦利于搭建權(quán)責(zé)清晰的權(quán)限角色體系。
以在會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)中，權(quán)限角色的設(shè)計(jì)和授予為例。系統(tǒng)預(yù)設(shè)了多種權(quán)限角色，可直接應(yīng)用或調(diào)整，亦可新建角色，使角色名、權(quán)限符合管理需要。
授權(quán)時(shí)，選定了對(duì)應(yīng)的授權(quán)范圍后，再選定需授權(quán)的用戶（如某組織或個(gè)人），最后選擇對(duì)應(yīng)的權(quán)限角色，即可快速、批量完成授權(quán)。
此外，會(huì)博通系統(tǒng)也支持不通過權(quán)限角色、直接為指定用戶或組織授權(quán)。這樣針對(duì)少數(shù)指定人員授權(quán)時(shí)也非常方便，可靈活契合不同的管理需求。
（c）選擇權(quán)限行為
授權(quán)的最終落點(diǎn)，就是權(quán)限行為。不同用戶針對(duì)文件可以進(jìn)行哪些操作、沒有權(quán)限的用戶無法訪問或操作，可通過權(quán)限行為的設(shè)置來限定。
一般來說，可設(shè)定的權(quán)限行為越多、越細(xì)分，可管控的節(jié)點(diǎn)就越周密。除了常見的管理、新增、下載、刪除、修改外，會(huì)博通系統(tǒng)提供了區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的的權(quán)限，區(qū)分文件條目和內(nèi)容的閱讀權(quán)限，共十多個(gè)細(xì)分權(quán)限項(xiàng)，輔助企業(yè)單位進(jìn)行規(guī)范化的管理把控。
要通過權(quán)限體系，來規(guī)范檔案查用行為，保證用戶的操作與實(shí)際工作職能相符，檔案管理系統(tǒng)中的權(quán)限管理功能必須具有相當(dāng)高的細(xì)粒度。
會(huì)博通系統(tǒng)提供了細(xì)粒化的權(quán)限管理體系，具有以下5大特點(diǎn)：可進(jìn)行管理分權(quán)、可區(qū)分文件和內(nèi)容閱讀權(quán)、可區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的權(quán)限、操作權(quán)限可與密級(jí)交叉、可設(shè)定授權(quán)的有效期。并且授權(quán)方式靈活，設(shè)定方便，助力企業(yè)單位輕松打造符合管理需求的權(quán)限體系。
02密級(jí)：保護(hù)秘密信息不被泄露
密級(jí)，指的是檔案文件保密程度的等級(jí)。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。
保密檔案涉及到國(guó)家或企業(yè)的機(jī)密信息、敏感信息，如干部人事檔案、機(jī)關(guān)文書檔案、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案等。如因管理不當(dāng)造成泄密，將會(huì)帶來無法估料的嚴(yán)重后果。
管理保密檔案，應(yīng)依據(jù)國(guó)家保密規(guī)定及上級(jí)主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定健全的檔案保密制度，明確保密檔案的密級(jí)劃分、管理措施、保密期限、調(diào)/解密措施等。
在會(huì)博通系統(tǒng)，可針對(duì)分類、分類節(jié)點(diǎn)、文件、甚至信息來設(shè)定密級(jí)。可設(shè)定密級(jí)除了平件、秘密、機(jī)密、絕密外，還支持自定密級(jí)，方便企業(yè)單位根據(jù)實(shí)際情況做精細(xì)化管理。
密級(jí)與權(quán)限緊密關(guān)聯(lián)。在為用戶授權(quán)時(shí)，可限定可訪問（最高）密級(jí)。設(shè)置后，指定用戶僅可查閱在自身密級(jí)權(quán)限之內(nèi)的文件，如選定用戶可訪問密級(jí)為“平件”，無法訪問該密級(jí)之上的文件，需通過流程審批方可訪問。
密級(jí)功能，可輔助企業(yè)單位實(shí)施保密檔案合規(guī)化管理，且密級(jí)與權(quán)限交叉，構(gòu)建了嚴(yán)密的信息安全防護(hù)網(wǎng)，更穩(wěn)妥守護(hù)檔案信息安全。
03會(huì)博通，讓文檔為組織賦能
會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理解決方案，提供了檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫(kù)、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能。系統(tǒng)功能齊全，功能組件多樣，適用場(chǎng)景豐富，可根據(jù)客戶需求提供個(gè)性化定制方案。
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