在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中：

檔案借用需經(jīng)層層審核，耗時(shí)長(zhǎng)，借閱不便；

由于人為錯(cuò)登、漏登信息，導(dǎo)致檔案去向不明、難追溯；

手工記錄借用信息，查詢、統(tǒng)計(jì)不便，管理成本高；

……

隨著信息化檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，這些情景正逐步成為過去式。

在信息化檔案管理系統(tǒng)中，借用實(shí)體檔案、紙質(zhì)檔案或電子檔案，有哪些方式？能否兼容不同的檔案管理模式？在應(yīng)用管理上有哪些優(yōu)勢(shì)？趕緊一起來看看吧！

01借用方式靈活，操作簡(jiǎn)便

檔案管理系統(tǒng)能否在一個(gè)平臺(tái)上，兼容單套制、雙套制等不同管理模式下的檔案借用需求？

會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)，就提供了純線上、純線下、以及線上線下結(jié)合的多種檔案借用方式，覆蓋實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案的借用情況。

可以說，無論采用哪種檔案管理模式，會(huì)博通系統(tǒng)都能靈活適配，支撐大部分的檔案借用場(chǎng)景。接下來，我們就來看看不同的借用需求是如何實(shí)現(xiàn)的。

（1）純線上借閱

借閱對(duì)象：電子文件，如電子檔案、文檔、證照等

在會(huì)博通系統(tǒng)中，進(jìn)行搜索、閱讀文件條目、閱讀文件內(nèi)容等操作，均需有相應(yīng)的權(quán)限。

如用戶需借閱電子文檔，并有權(quán)限搜索到對(duì)應(yīng)文檔，但僅有條目閱讀權(quán)，而沒有內(nèi)容閱讀權(quán)。那么，可在搜索結(jié)果中選中所需項(xiàng)，點(diǎn)擊[發(fā)送]菜單中的[借用申請(qǐng)]，發(fā)起申請(qǐng)流程。

批量借用也非常便捷。勾選多份文件，文件會(huì)自動(dòng)加入收納盒。在收納盒中，可查看并復(fù)選所需文件，點(diǎn)擊[借用]即可發(fā)起申請(qǐng)。這樣申請(qǐng)僅通過單條流程即可借閱多份文件。

流程發(fā)起后，所選文件會(huì)自動(dòng)加入至流程的借用清單中；申請(qǐng)人可按需選擇借用期限，并在表單中對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行說明。

如用戶不具備對(duì)應(yīng)文檔的搜索權(quán)，如何借閱？這種情況，可直接發(fā)起[借用申請(qǐng)]流程，并在流程中說明所需文檔及用途等；由對(duì)應(yīng)管理員審核后，將對(duì)應(yīng)文檔添加至流程的借用清單中，繼續(xù)流轉(zhuǎn)審批即可。

流程審批通過后，由于借閱的是電子件，申請(qǐng)人立即就可查閱或下載所需文件。審批快速的情況下，幾分鐘就能完成整個(gè)借閱流程。

（2）線上申請(qǐng)，線下取用

借用對(duì)象：實(shí)體檔案，如檔案原件、證照原件等

如用戶需借閱的是檔案原件、證照等實(shí)體檔案，那么，可先通過與上方一致的方式發(fā)起[借用申請(qǐng)]。

在流程表單中，可依據(jù)借用需求選擇借閱原件，或打印\復(fù)印\拍照，并明確借用期限。

審批通過后，即可與對(duì)應(yīng)檔案人員預(yù)約時(shí)間在線下取用。

（3）純線下借用

借閱對(duì)象：實(shí)體檔案，包括文檔類、非文檔類檔案等

純線下借用的方式，主要是通過[借閱與歸還]模塊的[借閱]功能來實(shí)現(xiàn)。

用戶提出借用需求后，不需發(fā)起流程，由檔案管理員將實(shí)體檔案給到用戶，并統(tǒng)一在平臺(tái)上登記。后續(xù)在平臺(tái)上隨時(shí)可查詢?cè)摻栌糜涗洠瑱n案去向、用途清晰可追溯。

這種方式較適用于發(fā)生頻次高、或需集中處理的實(shí)體檔案借用場(chǎng)景，比如在檔案館、閱覽室中借閱文件，或部門實(shí)物檔案借用等，輔助檔案管理人員快速、批量完成借用處理。

02可自定義打造標(biāo)準(zhǔn)化借還流程

不同的企業(yè)組織，所采用的檔案管理模式、流程、方法都有所不同。不同的管理需求，如何基于平臺(tái)得到個(gè)性化表達(dá)？

對(duì)此，會(huì)博通有一大應(yīng)用優(yōu)勢(shì)——可自定義設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化流程。

會(huì)博通系統(tǒng)提供了流程設(shè)計(jì)的功能。對(duì)于借用及歸還流程，組織既可采用系統(tǒng)固定模板，亦可根據(jù)管理需求，自定義設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的借用流程模板，供成員申請(qǐng)時(shí)套用。

對(duì)于流程表單，可通過[編輯表單]功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，表單樣式、內(nèi)容、控件等均可自定義，輔助企業(yè)單位便捷地打造個(gè)性化的借用流程表單。

針對(duì)流程節(jié)點(diǎn)，可通過[編輯流程]功能，設(shè)置流程職能、處理人（可設(shè)置多個(gè)處理人）、處理方式、處理時(shí)效等；此外，還可添加流程、添加后續(xù)流程（針對(duì)某流程點(diǎn)）、設(shè)置回執(zhí)等，靈活配置符合工作需求的流程鏈路。

通過流程設(shè)計(jì)與承接，企業(yè)單位可實(shí)現(xiàn)文檔借還的全流程化：從搜索出要借閱的文件，申請(qǐng)、審批、借閱及歸還手續(xù)辦理，都可實(shí)現(xiàn)流程化。各節(jié)點(diǎn)人員依職能處理，環(huán)環(huán)相扣，自動(dòng)流轉(zhuǎn)，辦事效率更高。

03檔案借用統(tǒng)計(jì)

會(huì)博通系統(tǒng)的[借閱與歸還]模塊，除了提供[借閱]及[歸還]功能，供檔案管理人員對(duì)文檔的借還進(jìn)行登記處理外，還提供了專門的、獨(dú)立的統(tǒng)計(jì)功能。

該統(tǒng)計(jì)功能聚焦于檔案借用情況，統(tǒng)計(jì)范圍全面：無論是通過純線上、線上線下結(jié)合，還是通過純線下的方式借用，只要基于系統(tǒng)發(fā)生借用，都會(huì)統(tǒng)計(jì)在內(nèi)。

統(tǒng)計(jì)維度豐富，包括登記類、統(tǒng)計(jì)類、排序類3大類共十多項(xiàng)，覆蓋多種高頻統(tǒng)計(jì)需求，如文檔資料借閱登記、發(fā)放與回收情況、借閱次數(shù)排序等，可直接應(yīng)用到總結(jié)匯報(bào)中。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果可導(dǎo)出Excel表，輔助檔案人員有針對(duì)性的了解文檔的利用情況，為總結(jié)匯報(bào)提供有力數(shù)據(jù)支撐。

關(guān)于會(huì)博通

會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理軟件，是由廣州市會(huì)博通軟件科技有限公司研發(fā)推出的數(shù)字化檔案管理解決方案。系統(tǒng)功能覆蓋辦公管理(OA)、專業(yè)文件管理、文檔一體化管理、綜合檔案管理、證照管理、圖片庫(kù)、視頻庫(kù)、法規(guī)政策與制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、教案與課件管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理、制度性會(huì)議文件管理等，可根據(jù)客戶需求定制個(gè)性化方案。

會(huì)博通品牌源自1988年，在檔案管理行業(yè)深耕超30年，擁有超50項(xiàng)軟件著作權(quán)和發(fā)明專利，技術(shù)積累深厚。接下來，會(huì)博通將會(huì)繼續(xù)深耕技術(shù)研發(fā)，致力推出更多實(shí)用、好用的檔案管理產(chǎn)品和功能，助力企業(yè)組織發(fā)揮檔案管理的更大效能。

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