在科技迅猛發(fā)展的今天,集團企業(yè)面臨著龐大的檔案數(shù)據(jù)和復雜的檔案管理需求,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足實際需求。多年來,愛普生深耕檔案領(lǐng)域,利用科技力量助力檔案數(shù)字化生態(tài)建設(shè),針對檔案生態(tài)中“收、管、存、用”等檔案管理方面的常見問題,推出了革新性的檔案管理機器人方案。
愛普生檔案管理機器人方案由愛普生 DS-535II掃描儀和檔案生態(tài)伙伴共創(chuàng)的檔案一體化管理系統(tǒng)組成,能夠快速將紙質(zhì)文件掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案,實現(xiàn)快速分類、存儲和檢索。通過“一鍵掃描生成檔案”和“一人管理,全員參與”的創(chuàng)新管理思路,助力企業(yè)高效、規(guī)范、安全地管理檔案,降低成本并提升效率。
愛普生檔案管理機器人方案
在現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中,傳統(tǒng)方法存在諸多痛點。檔案丟失或損毀、人工管理繁瑣、檔案查詢不便捷、跨部門協(xié)作不暢等諸多痛點問題影響企業(yè)檔案管理工作,而愛普生檔案管理機器人方案通過自身優(yōu)勢,巧妙的解決了諸多此類痛點問題。
愛普生檔案機器人方案優(yōu)勢
1、高效智能采集
通過軟硬件生態(tài)融合,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的自動雙面高速掃描。生成的電子文檔按預設(shè)路徑直接歸檔,大幅提升文檔數(shù)字化歸集效率。這種高效智能采集確保檔案信息可以及時數(shù)字化存儲,解決了因自然災害、盜竊或意外事故導致的檔案丟失或損毀的痛點問題,同時顯著減少了人工操作的繁瑣步驟,為企業(yè)降本增效,助力客戶實現(xiàn)商業(yè)價值最大化。
Epson DS-535II
2、靈活自動歸檔
根據(jù)預先設(shè)定的規(guī)則或自定義分類,檔案管理機器人能夠自動整理和歸類采集的信息,并根據(jù)文件屬性和內(nèi)容進行歸檔。通過自動化歸檔,企業(yè)可以確保檔案的分類和存儲更加規(guī)范和高效,不僅節(jié)省了大量的人力和時間成本,還解決了傳統(tǒng)檔案管理中人工整理分類繁瑣,以及手動操作的錯誤等問題,在節(jié)約企業(yè)人力成本的同時,為企業(yè)保證了數(shù)據(jù)的真實性。
3、便捷全文檢索
檔案管理機器人支持生成雙層PDF文件,并結(jié)合OCR技術(shù),實現(xiàn)對檔案的全文檢索。用戶可以快速定位所需文件或內(nèi)容,大大提高了檔案查詢的便捷性和速度。同時,檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置的權(quán)限控制和審批流程,確保了文檔的安全合規(guī)利用,提升了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。并解決了傳統(tǒng)檔案管理中查詢不便捷的痛點,使企業(yè)能夠更快速地獲取和利用檔案信息,提升決策效率。
4、應用場景豐富
愛普生檔案管理機器人方案適用于高校、企業(yè)、檔案館、圖書館等多種檔案管理應用場景。無論是機關(guān)單位及時上傳文件,還是企業(yè)內(nèi)部分布掃描和歸檔,亦或是院校和培訓機構(gòu)的多點掃描上傳,甚至是檔案中介服務機構(gòu)的大批量文檔數(shù)字化需求,檔案管理機器人都能高效滿足。
通過多樣化的應用場景,愛普生檔案管理機器人方案不僅提升了檔案管理的效率和協(xié)作能力,還為不同類型的組織提供了靈活、定制化的解決方案,有效促進了跨部門的協(xié)作與信息共享,提高了企業(yè)的整體運營效率。
一直以來,愛普生檔案生態(tài)不斷結(jié)合全產(chǎn)品線,攜手生態(tài)伙伴打造檔案“收、管、存、用”全生命周期解決方案,未來,愛普生將繼續(xù)秉持“數(shù)字化+生態(tài)化”戰(zhàn)略,賦能檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,推動檔案行業(yè)發(fā)展,為檔案現(xiàn)代化建設(shè)貢獻力量。
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