你是否在為堆積如山的紙質(zhì)文檔采集而頭疼？是否還在逐個新建錄入信息，手指酸痛卻進度緩慢？

會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供了多樣化的采集錄入輔助功能：智能掃描處理、批量錄入、批量掛接、自動歸檔、表格套打等等，助檔案采集錄入更加快、準、穩(wěn)。

今天，小博將分享5種文檔采集錄入方式，覆蓋多種工作場景。讓我們一起來看看，會博通系統(tǒng)是如何將采集工作變得靈活又高效的吧！

以下是本文提到的5種方式：

1、紙質(zhì)文檔一體化采集：一體化完成紙質(zhì)文件從著錄、掃描、上傳、至表格打印的全流程

2、會博通龜仔智能采集：應(yīng)用會博通掃描機器人“龜仔”，分布式采集、智能化處理、自動化歸集

3、從Excel批量導(dǎo)入：通過電子臺賬或文件目錄，完成批量新建、批量掛接 

4、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入：通過接口，歸集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料及元數(shù)據(jù)，進行流程化移交

5、通過歸檔編輯平臺導(dǎo)入：通過系統(tǒng)自有歸檔編輯平臺，完成從文件歸為檔案全過程

01紙質(zhì)文檔一體化采集

紙質(zhì)文檔的數(shù)字化采集，涉及到掃描、整理、歸集等多個工作步驟。如用傳統(tǒng)方式分開掃描處理后再上傳，需頻繁切換界面，步驟繁瑣且費時。

通過會博通系統(tǒng)，可便捷順暢地完成從新建、著錄、掃描、上傳、至表格打印的一系列操作。

如搭配上會博通掃描機器人“龜仔”，多項自動化功能輔助，批量紙質(zhì)文檔錄入亦能分分鐘搞定。

（1）首先，可在所需分類的底層文件夾（案卷）中選擇「新建」-「文件」。

（2）系統(tǒng)提供了多種新建方式。通過掃描新建時，可按需選擇掃描形成TIF或PDF格式文件。

（3）進入屬性界面，進行文件著錄；系統(tǒng)提供標準和附加屬性，可按需自定義，以適配不同的管理情況。完成著錄后，點擊「編輯」鍵進入圖片編輯器。

（4）在編輯器中，可從硬盤新增，上傳已掃描好的文件，或使用會博通掃描機器人“龜仔”，從掃描儀新增，可實現(xiàn)自動雙面高速、自動糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF，免去繁瑣調(diào)整，并保障掃描采集標準規(guī)范。

值得一提的是，接下來“龜仔”將升級OCR識別功能，文檔采集時自動識別圖片文字，可直接復(fù)制至錄入項內(nèi)，這樣如紙質(zhì)合同、表格等文件的采集錄入將會更方便。

（5）保存圖片及屬性后，即完成文件新建。通過菜單欄的「表格打印」功能，可直接套打檔案表格、封面等，輔助紙質(zhì)文件整理。系統(tǒng)提供了多樣化模板，亦可自定義設(shè)計模板，使其符合單位的視覺規(guī)范。

02會博通龜仔智能采集

會博通掃描機器人“龜仔”，由會博通與愛普生聯(lián)手開發(fā)，智能集成了掃描設(shè)備與上傳程序。

如果企業(yè)內(nèi)有分布的文檔數(shù)字化采集需求，如公司財務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部等各自有需歸檔材料要上傳，可分布式布設(shè)“龜仔”，構(gòu)建高效靈活的數(shù)字化歸檔網(wǎng)絡(luò)。

成員通過上傳程序，可即時掃描紙質(zhì)文檔或上傳電子文檔，操作簡便，文件上傳后即自動歸集至指定路徑，由檔案員在會博通系統(tǒng)上統(tǒng)一管理即可。

（1）登錄會博通文檔上傳程序（1套系統(tǒng)可支持最多200人掃描上傳），簡單幾步完成上傳文件屬性設(shè)置。

（2）點擊「掃描文件」，一鍵掃描生成文件；程序自動進行糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF，省去多項手工步驟。

（3）點擊「開始上傳」，文件即按預(yù)設(shè)路徑自動歸集。每個掃描機器人可設(shè)定單獨的儲存路徑，分門別類自動歸集，采集高效便捷。

03從Excel批量導(dǎo)入

針對大數(shù)量文件，批量操作效率更高。

錄入時，通過「導(dǎo)入條目（從Excel）」導(dǎo)入已有的文件目錄或電子臺賬，即可實現(xiàn)批量新建，并支持區(qū)分正文與附件；再通過「批量更換電子文檔」，即可完成批量掛接。

針對未形成數(shù)字化文件的文檔，亦可先建立條目，以便進行管理；待文檔準備好后，再通過「批量更換電子文檔」進行掛接。

（1）在工具菜單欄中選擇「管理」-「導(dǎo)入條目（從Excel）」。

（2）如需區(qū)分正文與附件，在Excel文件中增加「序號」列即可完成。如下圖，第一個序號為3的條目，對應(yīng)為正文文件，第二個及下面序號為3的條目，則對應(yīng)附件。

（3）開始導(dǎo)入后，系統(tǒng)自動識別并在文件夾內(nèi)新建對應(yīng)條目。

（4）選擇「管理」-「批量更換電子文檔」功能，按需選擇文件名的對應(yīng)關(guān)系。

（5）在磁盤中選擇對應(yīng)的掃描件或電子文件，可一次性完成正文及附件的批量掛接。

04從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入

分布于各信息化系統(tǒng)，如企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)的文件，如何統(tǒng)一歸集至檔案管理系統(tǒng)？

會博通系統(tǒng)提供標準化接口，可與企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)集成對接。對接后，各系統(tǒng)中的文檔資料及元數(shù)據(jù)，可統(tǒng)一歸集至預(yù)歸檔庫，并通過流程實現(xiàn)規(guī)范化移交。

（1）各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料，如走完流程的文件，或者是流程自身及審批意見，都可通過接口歸集至預(yù)歸檔庫的對應(yīng)文件夾中。

（2）選中文件，文件自動加入收納盒；再次選中，點擊「移交」可發(fā)起移交流程。

（3）流程審批后，承辦人可在流程中設(shè)置文件的接收目錄、后續(xù)水印等，并記錄文件的移交情況、移交數(shù)量等，如實記錄文件的具體情況。

05通過歸檔編輯平臺導(dǎo)入

提到檔案采集錄入，怎么能少了會博通系統(tǒng)功能強大的「歸檔編輯平臺」？

在「歸檔編輯平臺」內(nèi)，檔案管理人員可進行文件/目錄/分類的新建、引入新文件、文件歸檔或移出、表格打印、編號、檔案注冊等操作，在一個頁面內(nèi)即可完成從文件歸為檔案的全過程，滿足不同場景下的管理需求。如：

定期對預(yù)歸檔文件進行整理。將需歸檔文件放入檔案庫的對應(yīng)分類目錄下，將不需歸檔文件放入資料庫中。

對批量文件進行智能化自動歸檔。設(shè)定好檔號規(guī)則后，即可實現(xiàn)自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔，歸檔更高效。

除了以上提到的方式，大家還有哪些讓文檔采集錄入更快的方式或小技巧？歡迎和我們分享交流。

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會博通始于1988年，在檔案管理行業(yè)專注超30年，技術(shù)積累深厚，系統(tǒng)功能豐富，服務(wù)體系完善。至今，會博通服務(wù)客戶覆蓋黨政機關(guān)、制造、能源、工程、交通、醫(yī)藥、金融、教育、信息咨詢等多個行業(yè)，應(yīng)用用戶數(shù)萬。

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