大家好,歡迎觀看[會(huì)博通檔案管理小技巧]欄目,我是小博。
我們?cè)阡浫胛募r(shí),一般要經(jīng)過(guò)著錄、掃描、調(diào)整圖片、上傳等一系列工序,文件量大時(shí),分工批量處理顯然會(huì)更高效。
然而,許多情況下也需要逐份錄入文件,比如即時(shí)要掃描上傳的合同、領(lǐng)導(dǎo)新簽批的文件等,這時(shí)候怎么操作更加順暢高效?
今天,小博就和大家分享會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的一體化錄入功能,讓檔案著錄、掃描、上傳一氣呵成,錄入又快又準(zhǔn)。下面是2種一體化錄入方法,趕緊來(lái)看看吧!
方法一:由管理員集中錄入
首先,在所需目錄下新建文件,比如在預(yù)歸檔庫(kù),或在對(duì)應(yīng)檔案目錄的最底層新建文件/案卷。
接著,在檔案屬性界面中錄入檔案屬性,進(jìn)行檔案著錄。
最后,通過(guò)直連的掃描儀或高拍儀,直接掃描形成雙層PDF文件,點(diǎn)擊保存并新建即可開始處理第二份文件。
方法二:全員參與錄入
通過(guò)會(huì)博通專門的錄入程序:龜仔錄入,可以不受系統(tǒng)注冊(cè)用戶數(shù)的限制。目前,一套系統(tǒng)可最多支持200人掃描上傳,即使辦公室全員參與掃描上傳也妥妥的。
管理員在系統(tǒng)后臺(tái),可以添加多個(gè)掃描錄入用戶,并為其一一設(shè)置對(duì)應(yīng)的上傳路徑。比如,可以指定員工小劉上傳至預(yù)歸檔庫(kù)的目錄a下,員工小陳指定上傳到目錄b下,這樣既能避免誤傳錯(cuò)選,上傳時(shí)也更快捷。
上傳時(shí),首先需登錄程序,簡(jiǎn)單幾步完成上傳文件屬性設(shè)置,文件可直接保存為雙層PDF格式。點(diǎn)擊掃描文件,即可一鍵掃描生成文件。
掃描生成文件后,可以直接復(fù)制圖像上的文字進(jìn)行著錄;而且,上傳后的文件可以隨時(shí)回查。
以上就是本次分享的內(nèi)容。除了逐份錄入外,批量錄入如何更順暢高效?下期我們將繼續(xù)分享,歡迎關(guān)注!
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