大家好,歡迎觀看[會(huì)博通檔案管理小技巧]欄目,我是小博。
檔案在系統(tǒng)中歸檔完成后,如何鎖定狀態(tài),避免誤操作導(dǎo)致的增刪改?
今天就來(lái)為大家介紹會(huì)博通系統(tǒng)中一個(gè)非常非常實(shí)用的功能——檔案注冊(cè)。檔案注冊(cè)可以固化檔案的歸檔狀態(tài),對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步鎖定保護(hù),同時(shí)便于檔案統(tǒng)計(jì)與管理。
檔案注冊(cè)后,會(huì)發(fā)生以下調(diào)整:
1、 鎖定檔案的增刪改權(quán)限
注冊(cè)后即確定了檔案的歸檔狀態(tài),就如同紙質(zhì)檔案已經(jīng)入盒并合上;即便是有權(quán)限的用戶,也不能再進(jìn)行增刪改操作,只能閱讀。
2、 可勾選自動(dòng)重編歸檔號(hào)
注冊(cè)后,既可對(duì)所有盒內(nèi)、卷內(nèi)條目批量編制歸檔號(hào),亦可在插件/卷和調(diào)整排序后進(jìn)行歸檔號(hào)的重編。
3、 可加蓋電子歸檔章
如采用單套制的歸檔方法,亦可按需加蓋電子歸檔章;加蓋后既可做“去技術(shù)化”處理,亦可確認(rèn)該文件的歸檔狀態(tài)。
4、 會(huì)自動(dòng)計(jì)算并納入綜合統(tǒng)計(jì)
注冊(cè)后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算與提取計(jì)算盒/卷內(nèi)文件的頁(yè)數(shù)、數(shù)量、起止時(shí)間等,并將該盒或該卷檔案計(jì)入綜合統(tǒng)計(jì)。
總而言之,檔案注冊(cè)能確定檔案的歸檔狀態(tài),更好保護(hù)檔案;也支持重編歸檔號(hào)、加蓋電子章,并納入綜合統(tǒng)計(jì),方便進(jìn)一步管理,是應(yīng)用頻率非常高的功能之一。
以上就是本次分享的內(nèi)容。歡迎關(guān)注會(huì)博通,獲取更多檔案管理小技巧。
輕輕一掃,即刻解鎖本文精彩視頻內(nèi)容!