當(dāng)我們在推進檔案管理工作時，首要做什么？

會博通認為，在推動檔案管理工作時，先行的必須是管理——也就是全面、明確的檔案管理制度。

檔案管理制度建設(shè)，關(guān)系到檔案管理成果的優(yōu)劣，與檔案管理工作的成效高度關(guān)聯(lián)。一個完善的檔案管理制度，不僅能夠確保信息的準確性和安全性，還能提高檢索效率，促進組織知識的共享與傳承。

一般來說，檔案綜合管理制度由檔案管理工作規(guī)章制度和檔案工作規(guī)范組成。

檔案管理工作規(guī)章制度，指導(dǎo)著檔案整體管理的目的與依據(jù)，明確了體系、機構(gòu)與職責(zé)，細化了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、新技術(shù)應(yīng)用與監(jiān)督管理以及應(yīng)急管理等規(guī)章規(guī)定。

檔案工作規(guī)范，明確了具體檔案數(shù)字化整理工作的內(nèi)容，如鑒別分類、文件材料整理、檔案數(shù)字化、裝訂入盒上架等的操作流程。

這樣看下來好像很清晰簡明，實際上制度建設(shè)的關(guān)鍵與難點是“落地”，真正具有落地意義的制度條款尤為關(guān)鍵，這要求我們不僅需遵循標準法規(guī)，更需結(jié)合管理目的、組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)應(yīng)用等多方維度綜合考量。

在新檔案法下，建設(shè)檔案管理制度時，可以重點從這5個方面來考慮，確保制度的有效性和合規(guī)性：

1、 明確管理目的

組織希望通過檔案管理實現(xiàn)什么目標、預(yù)期達到什么效果，這個是需要明確的，這將指導(dǎo)檔案管理的具體實施和資源分配。對于企業(yè)而言，如果關(guān)鍵是要管理經(jīng)營類檔案、支撐業(yè)務(wù)開展，那么可以聚焦于經(jīng)營類檔案的管理以及相關(guān)的制度支撐，確保檔案管理工作按照既定目標有效推進。

2、 明確管理機構(gòu)與職責(zé)

無論管理制度多么完善，最終都需要由人員來執(zhí)行。因此，建立一個分工明細、職責(zé)權(quán)限明確的工作組織至關(guān)重要。如組建檔案管理部門、配備熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員、明確人員安排及職責(zé)權(quán)限等。其中還包括對檔案管理人員的任命、培訓(xùn)、監(jiān)督和評估等。

3、 兼顧管理現(xiàn)狀與合規(guī)化

隨著新檔案法及其實施條例的出臺，2024年9月新發(fā)布《電子檔案管理辦法》等，國家對檔案管理的規(guī)范要求日益細化、越趨完善。

對于許多組織來說，全面跟進實施是有一定難度的。建議可以在遵循國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)及《國家檔案局令》的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際情況，如技術(shù)能力、資源配置等，制定合理的檔案管理策略。如尚未具備電子檔案單套制管理條件的組織，可以考慮采用雙套制管理作為過渡。

4、 明確各類檔案的歸檔范圍與來源

檔案其實就是組織內(nèi)部具有反復(fù)利用價值、能提供歷史借鑒意義以及需要長期保存的文件材料。值得留意的是，隨著法律法規(guī)更新、組織發(fā)展、技術(shù)進步等因素，歸檔范圍也需要定期評估和更新。

要明確歸檔范圍，首先需遵循《檔案法》等法律法規(guī)的要求，參照相關(guān)標準規(guī)范；其次，要根據(jù)組織的業(yè)務(wù)需求和運營特點，確定哪些文件對組織的運營、管理和決策具有重要價值；還可考慮文件的利用頻率，頻繁使用的重要文件通常需要歸檔，以便于快速檢索和利用；此外，還可以結(jié)合風(fēng)險管理、知識管理等角度去綜合考慮，確定合理的歸檔范圍及來源，確保檔案管理工作的有效性。

5、 集中管理實體與電子檔案

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型深入，越來越多的文件以電子形式存在。電子檔案管理不僅能夠延長文件的保管期限，還更便于利用。因此，檔案管理制度應(yīng)包括對電子檔案的有效管理，確保電子文件的安全存儲、快速檢索和規(guī)范使用。

檔案管理制度并非一成不變的，而應(yīng)根據(jù)組織的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，進行定期評估和適時調(diào)整。如此，才能為檔案以及知識的保存、利用和傳承提供堅實基礎(chǔ)，為組織運營效率和決策質(zhì)量的提升提供有力支撐。

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