文檔安全管理系統(tǒng)，是集成了多種安全技術(shù)和策略的綜合文檔安全管理解決方案，以保障企業(yè)文檔在創(chuàng)建、存儲、處理、傳輸和銷毀等全生命周期內(nèi)的安全性，滿足文件全過程管理的安全需求。

一、文檔安全管理系統(tǒng)面臨的安全挑戰(zhàn)

1、外部網(wǎng)絡(luò)攻擊：互聯(lián)網(wǎng)的開放性使得文檔管理系統(tǒng)容易遭受來自外部的各種網(wǎng)絡(luò)攻擊，如黑客利用惡意軟件、網(wǎng)絡(luò)釣魚等手段獲取系統(tǒng)的訪問權(quán)限，竊取企業(yè)的重要文件和敏感數(shù)據(jù)。

2、內(nèi)部人員威脅：一些員工可能由于疏忽大意，如設(shè)置簡單易猜的密碼、隨意共享文件，為數(shù)據(jù)安全埋下隱患。而個別員工出于個人利益或其他原因，可能會故意竊取、篡改或泄露企業(yè)文檔。

3、存儲與傳輸風(fēng)險：在存儲方面，如果服務(wù)器的安全防護不足，數(shù)據(jù)可能被非法訪問或篡改。在傳輸過程中，尤其是在使用公共網(wǎng)絡(luò)或不安全的網(wǎng)絡(luò)連接時，文件數(shù)據(jù)可能被攔截和竊取。

二、文檔安全管理系統(tǒng)主要功能

1、文檔加密：系統(tǒng)會對存在服務(wù)器中的文件進(jìn)行混淆加密，防止黑客入侵或非法拷貝造成機密文件的丟失。

2、權(quán)限控制：基于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，自主定義多種角色，并賦予不同的權(quán)限，模塊化角色管理?？蓪θ藛T分配不同的組合權(quán)限，如管理權(quán)、瀏覽權(quán)、創(chuàng)建權(quán)、閱讀權(quán)、下載權(quán)、刪除權(quán)、打印權(quán)、訂閱權(quán)等。

3、水印與追蹤：在文檔上添加水印，用以追蹤文檔的傳播路徑和使用情況，一旦發(fā)生泄露，可追溯源頭。

4、審計與日志記錄：詳細(xì)記錄文檔的每一次訪問、修改、分享等操作，便于監(jiān)控和事后審計，及時發(fā)現(xiàn)異常行為。

5、策略管理：按照文件類型、敏感度、用戶群組等設(shè)定文檔安全策略，自動執(zhí)行加解密、備份、歸檔等操作。

6、外部分享控制：當(dāng)文檔需要分享給外部合作伙伴時，提供安全的分享方式，如時間限制訪問、密碼保護、閱讀后即焚等機制。

三、文檔安全管理系統(tǒng)優(yōu)勢

1、保護文檔全生命周期安全：從文檔的創(chuàng)建、存儲、編輯、共享到最終的銷毀或歸檔，系統(tǒng)提供全方位的安全保障。

2、實現(xiàn)重要信息安全流轉(zhuǎn)：通過加密機制和權(quán)限控制，確保重要信息在流轉(zhuǎn)過程中的安全性。

3、防止重要信息泄露和擴散：系統(tǒng)采用多種安全技術(shù)和策略，有效防止信息泄露和擴散的風(fēng)險。

四、選擇注意事項

在選擇文檔安全管理系統(tǒng)時，企業(yè)應(yīng)考慮以下因素：

1、業(yè)務(wù)需求：明確企業(yè)的具體需求，如需要保護哪些類型的文件，是否需要支持遠(yuǎn)程訪問等。

2、安全級別：根據(jù)企業(yè)對信息安全的要求，選擇具有相應(yīng)安全級別的系統(tǒng)。

3、預(yù)算：根據(jù)企業(yè)的預(yù)算范圍，選擇性價比高的系統(tǒng)。

4、兼容性：考慮現(xiàn)有IT架構(gòu)的兼容性，確保系統(tǒng)能夠順利部署和運行。

5、技術(shù)支持和服務(wù)質(zhì)量：選擇提供優(yōu)質(zhì)技術(shù)支持和服務(wù)的供應(yīng)商，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行并得到及時解決。