會(huì)博通資深檔案管理專家指出，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原理主要包括統(tǒng)一化、簡(jiǎn)化、通用化和最優(yōu)化。

統(tǒng)一化

統(tǒng)一化是把事物兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一定的范圍內(nèi)。統(tǒng)一化原理的實(shí)質(zhì)是使標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的形式、功能(效用)或其他技術(shù)特征具有一致性。統(tǒng)一化原理的基本要點(diǎn)：

統(tǒng)一是為了確定一組對(duì)象的一致規(guī)范,其目的是保證事物所必需的秩序和效率。

統(tǒng)一的原則是功能等效,從一組對(duì)象中選擇確定的一致規(guī)范,應(yīng)能包含被取代對(duì)象所具備的必要功能。

統(tǒng)一是相對(duì)的,確定的一致規(guī)范,只適用于一定時(shí)期和一定條件,隨著時(shí)間的推移和條件的改變,舊的統(tǒng)一就要由新的統(tǒng)一所代替。

隨著社會(huì)生產(chǎn)和其他實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展,各種社會(huì)活動(dòng)之間的聯(lián)系日益復(fù)雜,國際間的交往也逐漸擴(kuò)大?？陀^事物發(fā)展中的多樣性趨勢(shì)越來越突出,統(tǒng)一的對(duì)象相應(yīng)地越來越多,范圍越來越大,統(tǒng)一化已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)中內(nèi)容最廣泛、開展最普遍的一種形式。

在統(tǒng)一化過程中需要注意兩點(diǎn)：統(tǒng)一的時(shí)機(jī)選擇、統(tǒng)一的程度及范圍。

統(tǒng)一的時(shí)機(jī)。應(yīng)運(yùn)用預(yù)測(cè)技術(shù)和效果分析等方法,正確把握統(tǒng)一的時(shí)機(jī)。如果統(tǒng)一過早,已有的類型并不理想,新的更優(yōu)秀的類型尚在醞釀中,這時(shí)強(qiáng)行統(tǒng)一,就會(huì)使低劣的類型合法化,優(yōu)異的類型難以產(chǎn)生;如果統(tǒng)一過遲,在必要的類型早已出現(xiàn),重復(fù)、低功能的類型已大量產(chǎn)生時(shí)才進(jìn)行統(tǒng)一,這時(shí)雖能選擇最合適的類型,但卻要付出很大的代價(jià),其原因是淘汰大量已廣泛使用的技術(shù)和方法必定造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以,適時(shí)選擇和把握統(tǒng)一的時(shí)機(jī)是統(tǒng)一化的關(guān)鍵。

統(tǒng)一的程度和范圍。應(yīng)通過調(diào)查研究,合理地確定統(tǒng)一的程度和范圍。具體對(duì)象不同,統(tǒng)一的程度也不同。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面作統(tǒng)一規(guī)定,哪些方面不作統(tǒng)一規(guī)定,哪些方面作比較靈活的規(guī)定,都須從實(shí)際出發(fā),規(guī)定適度。要根據(jù)事物發(fā)展的規(guī)模決定統(tǒng)一的范圍,必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的,應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式出現(xiàn),只允許在局部統(tǒng)一的,就應(yīng)以地方標(biāo)準(zhǔn)等形式出現(xiàn),不能隨意擴(kuò)大其范圍。

簡(jiǎn)化

簡(jiǎn)化是在一定范圍內(nèi)減少事物的類型數(shù)目,使之在既定的時(shí)間內(nèi)足以滿足一般需要。簡(jiǎn)化是標(biāo)準(zhǔn)化的初級(jí)形式,也是實(shí)踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化形式,它是針對(duì)事物的多樣性采取的限制措施。

由于科學(xué)技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)和需求的發(fā)展,使社會(huì)產(chǎn)品的種類急劇增加,而生產(chǎn)的日益專業(yè)化和協(xié)作的需要,要求對(duì)產(chǎn)品的多樣性加以限制。多余的、重復(fù)的和低功能的產(chǎn)品品種的大量存在,會(huì)導(dǎo)致社會(huì)生產(chǎn)力的嚴(yán)重浪費(fèi),簡(jiǎn)化的目的就是去掉事物中多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié),使其功能增加、性能提高,并為新類型的出現(xiàn)掃清障礙,更好地滿足社會(huì)需要。

簡(jiǎn)化原理的實(shí)質(zhì)是精煉,具體表現(xiàn)為：具有同種功能的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象,當(dāng)其多樣性的發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時(shí),即應(yīng)消除其中多余的、可替換的和低功能的環(huán)節(jié),保持其構(gòu)成的精煉、合理,使其總體功能達(dá)到最佳化。

通用化

通用化指的是在互相獨(dú)立的系統(tǒng)中,同一類型的用途相同、結(jié)構(gòu)相近的不同規(guī)格或不同形式的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象,經(jīng)統(tǒng)一后可以彼此互換。所謂互換性,指的是不同時(shí)間、不同地點(diǎn)制造出來的產(chǎn)品,不必經(jīng)過修整就能任意替換使用的特性。

通用化的最大目的是最大限度地減少重復(fù)勞動(dòng)。以設(shè)計(jì)和制造零部件為例,在同一類型不同規(guī)格的產(chǎn)品和裝備之間,總會(huì)有相當(dāng)一部分零部件的用途相同、結(jié)構(gòu)相近,經(jīng)過通用化,可使這些零部件具有互換性,這樣,在設(shè)計(jì)和試制另一種新產(chǎn)品時(shí),該種零部件的設(shè)計(jì)與制造的工作量都得到節(jié)約。此外,還能簡(jiǎn)化管理程序,縮短設(shè)計(jì)和試制周期,擴(kuò)大生產(chǎn)批量,提高專業(yè)化水平,為企業(yè)帶來一系列經(jīng)濟(jì)效益。

通用化又可稱為兼容化,它不只是標(biāo)準(zhǔn)化的典型形式,而是標(biāo)準(zhǔn)化過程中的一個(gè)重要階段。它只是在某種程度上達(dá)到一致性,注重的是各系統(tǒng)間的協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)換。

最優(yōu)化

最優(yōu)化原理和方法就是在一定的約束條件下尋求最優(yōu)目標(biāo)時(shí)所采用的原理與方法。最優(yōu)化方法(也稱為運(yùn)籌學(xué)方法)主要運(yùn)用數(shù)學(xué)方法研究各種系統(tǒng)的優(yōu)化途徑及方案,為決策者提供科學(xué)決策的依據(jù)。最優(yōu)化方法的主要研究對(duì)象是各種組織系統(tǒng)的管理問題及其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng),其目的在于求取一個(gè)合理運(yùn)用人力、物力和財(cái)力的最佳方案,發(fā)揮和提高系統(tǒng)的效能及效益,最終達(dá)到系統(tǒng)的最優(yōu)目標(biāo)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展,最優(yōu)化方法已成為現(xiàn)代管理科學(xué)的不可缺少的方法,被人們廣泛地應(yīng)用到公共管理、經(jīng)濟(jì)管理、國防等各個(gè)領(lǐng)域,發(fā)揮著越來越重要的作用。

比較統(tǒng)一化、簡(jiǎn)化、通用化和最優(yōu)化原理,統(tǒng)一化著眼于保持一致性,簡(jiǎn)化著眼于精煉,通用化強(qiáng)調(diào)兼容,最優(yōu)化則強(qiáng)調(diào)在一定條件下系統(tǒng)運(yùn)行最佳方案,達(dá)到最優(yōu)目標(biāo)。