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合同檔案管理的這3個(gè)“癢點(diǎn)”！令大部分企業(yè)“無(wú)可奈何”
2022/11/21 0:00:00 來(lái)源：知識(shí)學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 872
企業(yè)合同檔案記錄著企業(yè)的日常生產(chǎn)活動(dòng)，是公司內(nèi)部不可多得的財(cái)富。妥善保管合同檔案，有利于化解商業(yè)矛盾、維護(hù)企業(yè)利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。做好企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)非常重要的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略之一。如何做好企業(yè)合同檔案管理？你需要著重關(guān)注并破除3個(gè)“癢點(diǎn)”。
01合同檔案收集不及時(shí)
企業(yè)架構(gòu)復(fù)雜，合同檔案管理相對(duì)比較分散。合同文件在起草、審核、審批以及履行合同的過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)一系列環(huán)節(jié)，時(shí)間周期長(zhǎng)短不一，容易出現(xiàn)文件遺失、保管不全、檔案收集困難等情況，這種情況直接導(dǎo)致檔案移交不及時(shí)，合同文件得不到有效利用和監(jiān)管。
02合同檔案收集不齊全
檔案工作人員在收集檔案的過(guò)程中，注意力容易集中在上級(jí)材料、結(jié)果材料的收集，而忽略過(guò)程材料的收集?，F(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對(duì)合同文本進(jìn)行管理，與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)、鑒證書(shū)、公證書(shū)、合同變更、終止文件材料及合同的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、執(zhí)行書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等文件，尚未進(jìn)行整理歸檔。
03合同檔案內(nèi)容不規(guī)范
如何對(duì)癥下藥地從上述3個(gè)方向上發(fā)力，做好合同檔案管理，了解了這幾個(gè)點(diǎn)之后，大家稍微重視一下資源分配和內(nèi)部管理，檔案管理效果基本就能超過(guò)60%的企業(yè)了。不過(guò)除了生堆人力、頒布制度之外，也有更為智能的方法。如果你感興趣，小編邀請(qǐng)您關(guān)注我們。下期我們將會(huì)整合放送合同檔案管理解決方案。
合同檔案管理不直接創(chuàng)造收益，但確是保障企業(yè)收益穩(wěn)健的必備要素，是不確定當(dāng)下收好基本盤(pán)比較穩(wěn)妥的經(jīng)營(yíng)策略。祝愿各位企業(yè)家朋友們守好大后方的合同檔案管理，在更廣闊的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中大展身手。
01合同檔案收集不及時(shí)
企業(yè)架構(gòu)復(fù)雜，合同檔案管理相對(duì)比較分散。合同文件在起草、審核、審批以及履行合同的過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)一系列環(huán)節(jié)，時(shí)間周期長(zhǎng)短不一，容易出現(xiàn)文件遺失、保管不全、檔案收集困難等情況，這種情況直接導(dǎo)致檔案移交不及時(shí)，合同文件得不到有效利用和監(jiān)管。
02合同檔案收集不齊全
檔案工作人員在收集檔案的過(guò)程中，注意力容易集中在上級(jí)材料、結(jié)果材料的收集，而忽略過(guò)程材料的收集?，F(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對(duì)合同文本進(jìn)行管理，與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書(shū)、承諾書(shū)、擔(dān)保書(shū)、資質(zhì)證明書(shū)、鑒證書(shū)、公證書(shū)、合同變更、終止文件材料及合同的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)、執(zhí)行書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等文件，尚未進(jìn)行整理歸檔。
03合同檔案內(nèi)容不規(guī)范
大多數(shù)企業(yè)，并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職人員對(duì)內(nèi)部文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范和負(fù)責(zé)。因此，包括合同檔案在內(nèi)的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、內(nèi)容五花八門(mén)、格式雜亂、合同編號(hào)重復(fù)出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價(jià)值大打折扣。
合同檔案管理非常重要，這是現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營(yíng)的共識(shí)，各大企業(yè)也在逐步構(gòu)建數(shù)字化檔案資料體系，不過(guò)不同企業(yè)、不同形態(tài)的合同檔案管理模式，對(duì)經(jīng)營(yíng)效果的推動(dòng)作用卻是天差地別的。如何做好合同檔案管理？我們想做好以上3點(diǎn)，對(duì)癥下藥或許是比較核心的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。
如何對(duì)癥下藥地從上述3個(gè)方向上發(fā)力，做好合同檔案管理，了解了這幾個(gè)點(diǎn)之后，大家稍微重視一下資源分配和內(nèi)部管理，檔案管理效果基本就能超過(guò)60%的企業(yè)了。不過(guò)除了生堆人力、頒布制度之外，也有更為智能的方法。如果你感興趣，小編邀請(qǐng)您關(guān)注我們。下期我們將會(huì)整合放送合同檔案管理解決方案。
合同檔案管理不直接創(chuàng)造收益，但確是保障企業(yè)收益穩(wěn)健的必備要素，是不確定當(dāng)下收好基本盤(pán)比較穩(wěn)妥的經(jīng)營(yíng)策略。祝愿各位企業(yè)家朋友們守好大后方的合同檔案管理，在更廣闊的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中大展身手。
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