掌握3個關鍵！迅速成長為項目檔案管理達人

2022/11/23 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 769

“項目檔案管理太難做了！”

由于涉及專業(yè)多、參建部門多、投資大、周期長等原因，項目檔案管理一直是讓檔案管理人員頗為頭疼的問題。項目檔案管理究竟如何做？哪些是必須著重解決的問題？我們?yōu)槟砹?個關鍵點。

需求點一：項目經過層層分包，檔案管理難以把控

工程項目參與單位多，難以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的檔案管理，單獨建設系統(tǒng)不僅標準不一，而且成本比較高。且容易出現(xiàn)檔案資料不齊全、文件編制不貴干、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大、難以實現(xiàn)實時歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時長、工作量大，工程眾多等情況。

項目檔案管理

會博通項目檔案管理系統(tǒng)，支持多用戶同時登錄系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員可依權限將同一工程項目不同人員，不同工程項目成員統(tǒng)籌規(guī)劃到同一個系統(tǒng)當中。不同人員在系統(tǒng)的流程化審批、電子化反分享利用的加持下，檔案管理更高效、更敏捷。

需求點二：工程項目架構層級化，檔案管理協(xié)作較難實現(xiàn)標準化

項目檔案管理是一項標準化、嚴謹性都很高的工作，需要制定明確的項目檔案管理制度標準。制度標準要依據(jù)國家、行業(yè)、上級主管單位有關項目規(guī)定。具體的實施細則應涵蓋項目文件形成、整理、移交歸檔管理辦法；施工圖編制、審查管理辦法、照片視頻文件攝錄、整理、歸檔管理辦法；項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表；項目檔案分類方案與整理細則等。建設單位對項目檔案工作負總責，對檔案工作實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。

項目檔案管理

會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)可將企業(yè)的組織架構原原本本地投射到網絡虛擬世界中，也就是組織架構的虛擬化，能在系統(tǒng)中建立與現(xiàn)實中的組織架構完全一致的組織層級結構，并且，組織框架也就是帶層級的用戶框架，把用戶管理與組織架構融為一體，更顯會博通的創(chuàng)新、實用和與用戶需求的主動融合。會博通創(chuàng)建的組織架構，不受層級數(shù)量的限制，并且，每一級組織，包括組織中的個人，都可以有自己的簡介頁面、資訊專欄和論壇，可創(chuàng)建符合自身需求的知識管理架構。

關鍵點三：工程項目檔案信息化管理業(yè)務流程

鑒于工程項目參與人員眾多，如何將檔案管理從最前期的檔案收集，到檔案移交、匯總、驗收檢查，再到最終形成最終檔案都做好管控，需要每一個環(huán)節(jié)人員的共同努力。為了讓各方人員協(xié)調配合，需要構建工程項目檔案信息化管理業(yè)務流程。

項目檔案管理

會博通工程項目檔案信息化管理遵循“誰形成、誰歸檔”的原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理，通過會博通可對紙質、電子文件同時歸檔，并向對應的管理單位進行移交。比如，在整個大的流程框架下，設計單位負責收集并移交設計文件；監(jiān)理單位負責收集并移交監(jiān)理等文件。

在項目檔案管理領域，會博通相繼承接過棕櫚生態(tài)城鎮(zhèn)發(fā)展股份有限公司、廣東省廣晟投資集團有限公司、廣東交通實業(yè)投資有限公司、廣東省公路建設有限公司、廣東中人集團建設有限公司、廣州興業(yè)路橋工程有限公司、佛山市公路工程有限公司等工程類企業(yè)、項目型企業(yè)檔案管理業(yè)務服務，擁有比較多的實踐經驗和知識積淀，各位朋友們在項目檔案管理方向上有任何的疑問困惑，也歡迎留言跟我們進行交流探討。

學會項目檔案管理3個關鍵，用好工具軟件，項目檔案管理也可以很簡單。希望大家在項目檔案管理工作中越來越從容，越來越游刃有余，進階成為高階項目檔案管理者。