在了解汽配件制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)方案前,我們先來(lái)了解一下汽配件制造業(yè)公司檔案管理制度通常是怎么樣的?下面會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)小編收集的資料:
某汽配件制造業(yè)公司檔案管理制度:
一、依據(jù)及適用范圍
本辦法依據(jù)相關(guān)《檔案法》,規(guī)范了公司及各部門檔案管理中關(guān)于檔案的分級(jí)管理、歸檔內(nèi)容及傳遞、移交、查閱、復(fù)印、簽收程序等行為。
二、檔案的分級(jí)管理
(一)以下公司級(jí)檔案由辦公室管理
1、行政類檔案(含行政、人事、后勤、法律 )
2、財(cái)務(wù) (含會(huì)計(jì)類檔案) ;
3、基本建設(shè)類檔案
4、儀器設(shè)備類檔案;
5、經(jīng)營(yíng)類(含銷售、供應(yīng)、質(zhì)檢、生產(chǎn));
(二)以下檔案由檔案部管理
1、技術(shù)資料圖紙、客戶具體資料、人事檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。檔案形式:文檔、技術(shù)資料圖紙、圖表、錄音、視頻、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像等。
(三)歸檔內(nèi)容中規(guī)定由部門管理的納入該部門工作職責(zé)。
三、歸檔內(nèi)容
屬于公司級(jí)歸檔范圍內(nèi)的文件材料必須按規(guī)定整理、移交歸檔,任何部門或個(gè)人不得據(jù)為已有,本公司規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。原件(含傳真原件) 資料一律交檔案管理部門,部門可保存復(fù)印件。
不同的檔案應(yīng)有相應(yīng)的移交、接收時(shí)間限制。各類檔案資料的交接應(yīng)辦理規(guī)范的手續(xù),交接時(shí)雙方要根據(jù)交接目錄進(jìn)行一一核對(duì),交接雙方應(yīng)當(dāng)面在相應(yīng)的交接清單上簽字,交接清單由交接雙方各執(zhí)一份,并永久保存。
四、檔案的傳遞:移交與接收檔案的傳遞
檔案的傳遞:移交與接收檔案的傳遞,檔案?jìng)鬟f應(yīng)按照檔案類別,采用專人送達(dá)郵寄、傳真、電子郵件等方式傳遞,并做好登記和證據(jù)保存。
檔案的移交與接收:各部門檔案,按照檔案級(jí)別,分別移交到相應(yīng)的檔案保管部門。
五、檔案的查閱、借用、復(fù)印
從檔案室借閱檔案資料,需填寫《檔案查閱、借用、復(fù)印申請(qǐng)表》。
檔案資料借用人到期未歸還的,應(yīng)說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人逾期不收回借用檔案或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意擅自續(xù)借的,追究檔案管理人的過(guò)失責(zé)任。公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照等重要檔案復(fù)印時(shí)一般應(yīng)在復(fù)印件上注明“限用于XXX,再?gòu)?fù)印無(wú)效”字樣
汽配件制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)方案:
基于上述的汽配件制造業(yè)檔案管理制度,會(huì)博通汽配件制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理建設(shè),加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的收集、歸檔、移交、傳遞與利用,保證檔案的安全性,完整性,因此很多制造型企業(yè)與會(huì)博通達(dá)成牽手合作,就如風(fēng)神、一汽巴士、云南五龍汽車、恒馳汽車、中秦興龍等以及眾多上市企業(yè)、國(guó)有企業(yè)、大中型企業(yè)。
全方面快速解決檔案集中統(tǒng)一收集問(wèn)題
利用檔案管理系統(tǒng)可打通各部門接口功能,把各部門可以把部門中的相關(guān)性檔案通過(guò)接口提交,再由檔案管理員統(tǒng)一收集整理,把散落的檔案統(tǒng)一收集,保證檔案的完整性。
檔案整理歸檔實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一規(guī)范化
利用檔案管理系統(tǒng)可以讓檔案管理更規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,有助于企業(yè)提高檔案管理水平,提高工作效率與檔案質(zhì)量。便于以后工作中需要查找檔案,實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案營(yíng)理工作。
檔案移交、借閱、借用、復(fù)印流程更可控
利用汽配件制造業(yè)檔案管理系統(tǒng),可實(shí)現(xiàn)線上、線下、線上與線下結(jié)合的移交、借閱、借用流程,線上移交、借閱、借用、復(fù)印流程更可控,針對(duì)移交、借閱、借用可全程追溯,降低檔案外泄風(fēng)險(xiǎn),針對(duì)復(fù)印外傳的檔案資料系統(tǒng)能夠設(shè)置直接生成相應(yīng)水印字樣。
推薦閱讀:
云南五龍汽車攜手會(huì)博通部署檔案管理系統(tǒng)
制造汽車行業(yè)文件、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用方案
【案例】南方電器:會(huì)博通賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型 實(shí)現(xiàn)合同、檔案一體化管理
中國(guó)500強(qiáng)萬(wàn)寶集團(tuán),攜會(huì)博通賦能檔案管理系統(tǒng)升級(jí)