學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)解決方案

傳統(tǒng)高校檔案管理存在的問(wèn)題：

1、文件檔案集中統(tǒng)一管理困難

     大部分企業(yè)、高校、團(tuán)體工作中產(chǎn)生的檔案、文檔分部散落在各個(gè)系統(tǒng)或職員電腦中，缺乏檔案全面性的集中統(tǒng)一管理。

2、移動(dòng)辦公需求

     很多傳統(tǒng)文件檔案管理工具往往沒(méi)有手機(jī)移動(dòng)端訪(fǎng)問(wèn)功能，便利員工在外出差需要及時(shí)查閱文件。

3、文件檔案查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低

     隨著時(shí)間的積累，學(xué)校相關(guān)檔案歷史數(shù)據(jù)不斷積累，不斷更新替換，數(shù)量巨大，傳統(tǒng)共享盤(pán)文件檢索速度緩慢且不方便

4、由于工作的變化，文件檔案改動(dòng)頻繁，造成版本混亂

     在平時(shí)辦公過(guò)程中，針對(duì)資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長(zhǎng)此以往，不利后期的工作。

5、文件檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效、安全互聯(lián)互通

     學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)、各領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)員或者成員之間，在辦公過(guò)程中會(huì)涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風(fēng)險(xiǎn)。

6、檔案統(tǒng)計(jì)分析需求

     根據(jù)實(shí)際需求，對(duì)眾多檔案的統(tǒng)計(jì)分析都要求準(zhǔn)確、快捷、方便，目前傳統(tǒng)高校檔案管理很難實(shí)現(xiàn)。

一、主要功能點(diǎn)：

     檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷(xiāo)毀完整的閉環(huán)管理。

     基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺(tái)賬，檔案類(lèi)別設(shè)置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設(shè)置，公司資料設(shè)置等。

     檔案檢索管理：按照學(xué)院，院系、班級(jí)導(dǎo)航檢索，按照檔案類(lèi)別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。

     提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。

     系統(tǒng)管理：用戶(hù)管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。

     自定義功能點(diǎn)：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設(shè)置，自定義屬性、自定義權(quán)限設(shè)置、自定義設(shè)置Excel模板打印，自定義設(shè)置檢索條件，自定義設(shè)置提醒... ...

二、使用高校檔案管理系統(tǒng)的原因：

1、簡(jiǎn)化檔案管理過(guò)程：

      很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡(jiǎn)單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。其中包含學(xué)生個(gè)人檔案、教職工個(gè)人檔案、教學(xué)與研究檔案、行政管理檔案、場(chǎng)館設(shè)施檔案等。其中學(xué)生個(gè)人檔案是最為重要的，包括學(xué)籍資料、課程成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、活動(dòng)參與記錄等。

2、實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)格化管理：

     通過(guò)會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化建設(shè)，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時(shí)費(fèi)力、利用檢索效率低等問(wèn)題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時(shí)監(jiān)控、遠(yuǎn)程共享的工作體系。

3、檔案原件得以保護(hù)：

      針對(duì)重要性的檔案原件，只需一次掃描，便可以實(shí)現(xiàn)多次線(xiàn)上線(xiàn)下查看與利用，有效保護(hù)檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風(fēng)險(xiǎn)。

4．實(shí)現(xiàn)檔案資源信息庫(kù)共享。

     作為學(xué)校價(jià)值檔案信息，創(chuàng)建檔案資源信息庫(kù)將為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件，可分為公開(kāi)庫(kù)、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫(kù)、文件資料庫(kù)、資料庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)、視頻庫(kù)、圖片庫(kù)等。讓利用者方便快捷，及時(shí)高效獲得各類(lèi)信息資源，使檔案信息利用時(shí)效加快，辦理時(shí)間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫(kù)是有必要的，并且支持多終端訪(fǎng)問(wèn)共享。

5．加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)流程：

      檔案管理是所有成員參與的一項(xiàng)工作，不單純屬于某個(gè)檔案員的任務(wù)，也非檔案業(yè)務(wù)都得在檔案館（室）完成的，進(jìn)行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領(lǐng)導(dǎo)與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。

三、選擇會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的理由：

1、久經(jīng)考驗(yàn)，成熟穩(wěn)定：

      軟件功能成熟完善：經(jīng)過(guò)了30多年匠心研發(fā)、不斷的改進(jìn)優(yōu)化，經(jīng)過(guò)眾多高校多年實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用，反饋、優(yōu)化升級(jí)，目前會(huì)博通檔案管理軟件功能已經(jīng)非常完善，非常適合學(xué)校檔案管理。

2、軟件的平臺(tái)多樣性說(shuō)：

      根據(jù)用戶(hù)的使用習(xí)慣與便利性，系統(tǒng)支持平板端訪(fǎng)問(wèn)，手機(jī)端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺(tái)同時(shí)使用。

3、完善的整套軟件服務(wù)：

      提供售前、售中、售后整套服務(wù)，隨時(shí)為客戶(hù)排憂(yōu)解難，確?？蛻?hù)有問(wèn)必有答，遇到難點(diǎn)隨時(shí)協(xié)助，讓用戶(hù)用得順手順心。

4、從靈活拓展性強(qiáng)來(lái)說(shuō)：

      靈活性強(qiáng)的自定義功能：自定義功能強(qiáng)大，囊括了桌面模塊自定義顯示、分類(lèi)自定義、屬性自定義、權(quán)限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報(bào)表。

      檔案管理軟件的拓展性：系統(tǒng)預(yù)留了多種接口及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶(hù)需求，就如多種接口實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)有機(jī)連接，不論是在OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、還是財(cái)會(huì)等其它系統(tǒng)。

5、超高的性?xún)r(jià)比優(yōu)勢(shì)：

      除了完善的整套軟件服務(wù)外，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)處于動(dòng)態(tài)優(yōu)化中，結(jié)合現(xiàn)實(shí)的場(chǎng)景需求，我們將持續(xù)更新最新的產(chǎn)品應(yīng)用，提供不限次數(shù)的免費(fèi)升級(jí)服務(wù)。進(jìn)行使用培訓(xùn)、系統(tǒng)升級(jí)等服務(wù)。

四、金典案例

     蘭州大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、哈爾濱師范大學(xué)、東北電力大學(xué)、合肥建設(shè)大學(xué)、廣東省交通運(yùn)輸學(xué)校、廣東社會(huì)大學(xué)... ...

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