員工檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)、單位、機構等組織中的使用越來越普遍了，但由于不同的單位擁有自己的制度，今天就說說一個大中小型企業(yè)都在使用的員工檔案管理條例。

   員工檔案管理條例適用于范圍本實施細則規(guī)定了員工案檔管理的內容與要求，本實施細則通常適用于公司及所屬各全資單位，在這里僅供參考，是否可套用，還是依據(jù)公司的實際要求，本實施細則不適用于基層庫站。

員工檔案管理條例

1.目的

　　員工檔案是公司、人力資源部在人員招聘、調動、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解職員和正確選拔使用職員的重要依據(jù)。為規(guī)范員工檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規(guī)范化、制度化，同時為了更有效的對員工檔案進行妥善的保護和利用，維護員工檔案材料的完整，使員工檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。

　　2.適用范圍

　　適合公司全體職員。

3.檔案管理的機構和職責

　　3.1機構：員工檔案管理工作主要是由人力資源部設立檔案室進行集中統(tǒng)一管理，再專職或者兼職檔案工作人員負責日常管理，并且接受上級組織、其他部門的監(jiān)督、檢查和指導；另外人力資源部要不斷建立健全收集、鑒別歸檔、查（借）閱、轉遞、檢查核對、管理人員職責、保管保密、送交檔案材料歸檔的各項制度與各項工作程序。

　　3.2檔案管理員工作職責：

　　3.2.1要嚴格所有人員執(zhí)行保密原則，確保檔案信息不向無關人員泄露員工檔案內容。

　　3.2.2貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好本單位員工檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導，參加業(yè)務培訓。

　　3.2.3負責公司員工檔案資料的維護和管理，包括了檔案材料日常的收集、鑒別、整理、傳遞、保管與提供查（借）閱等工作。確保員工檔案的安全保管，防止各類意外事故的發(fā)生，并做好防蛀、防火、防高溫、防潮、防光、防盜等六防工作。

　　3.4辦理其他相關事宜。

4.員工檔案分類

　　4.1基礎員工檔案

　?。?/span>1）個人簡歷、職員應聘登記表；身份證、學歷學位證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

　　（2）職員花名冊、圖像資料、電子作品等電子版檔案。

　　（3）勞動合同、保密合同、補充協(xié)議等。

　?。?/span>4）職員離職申請表，離職工作交接清單。

　　4.2培訓檔案

　?。?/span>1）新職員入職培訓試卷、培訓心得、培訓簽到表。

　?。?/span>2）培訓服務協(xié)議。

　?。?/span>3）參加培訓登記表、外派培訓總結、培訓申請表、培訓效果評估表。

　　4.3職位檔案

　　職務任命書、職位職務、職務變動申請變更記錄。

　　4.4薪酬考核檔案

　　（1）試用期考核表、職員試用期總結、轉正申請表。

　?。?/span>2）調薪申請單、調薪/降薪記錄。

　?。?/span>3）月度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

　　4.5其他檔案

　　（1）各類獎勵、處罰記錄。

　　（2）公司出臺的相關政策，文件。

5.員工檔案的內容

　　5.1檔案管理的基本要求

　　人力資源管理部門必須按照職員花名冊中的檔案編號進行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標記，方便查找。

　　5.1.2檔案編原則：檔案編號其實就是檔案管理員在整理與管理檔案的過程中，主要是以字符形式賦予檔案的一組代碼，職員檔案編號與職員工號需要保持一致。檔案編號是存取檔案的主要標記，針對后期統(tǒng)計監(jiān)督也有比較重要的作用。所以一般需考慮其具有唯一性、方便查找的特征，每個職員有且只有一個檔案號，離職職員的檔案標號將作為歷史記錄，不再重復使用；新進職員延續(xù)上一個編號以此類推，編號原則參照《河南蓬勃實業(yè)有限公司職員工號編碼原則》。

　　5.1.3檔案歸檔要求

　　（1）集團各分子公司管理層及后勤人員每人一個檔案袋，檔案袋上注明姓并按部門檔案編號從小到大順序存放。

　　（2）一線職員檔案資料統(tǒng)一按照：勞動合同→職員應聘登記表→學歷證書復印件→身份證復印件→戶口本復印件→各種資格證書復印件順序排好裝訂。

　　5.2員工檔案的收集、整理與更新

　?。?/span>1）新進員工檔案，必須于辦理入職一周之內，將新職員的員工檔案錄入電子版花名冊；并編號、整理歸檔。

　?。?/span>2）在職職員檔案：日常收集職員轉正審批表、調動審批單、職務任免、各種獎勵與懲罰、培訓協(xié)議等材料；定期進行全面更新維護。

　?。?/span>3）職員電子檔案中的花名冊，按照《河南蓬勃實業(yè)有限公司職員花名冊填寫標準》填寫，每天核對更新，將新入職的職員信息及時錄入，將調動、離職及時移動。

　?。?/span>4）離職職員檔案，每周周三整理一次，將離職職員檔案另行存放于指定位置，妥善保管。

　　6.員工檔案管理流程

　?。?/span>1）勞動合同2份（必須保證本人簽名處所簽名字為勞動者親自所簽）。

　?。?/span>2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、戶口本（戶主所在頁及本人所在頁印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件。

　?。?/span>3）特殊崗位須保密的，入職前必須簽訂《保密協(xié)議》，并按手印確認。

　　6.2轉正檔案

　?。?/span>1）轉正申請書，由本人撰寫，主要內容以工作以來的感悟和收獲、工作中的不足和優(yōu)勢及轉正后的計劃等為主。

　?。?/span>2）《職員轉正審批表》此表由職員本人填寫，經(jīng)部門負責人、人力資源部簽署轉正日期，需要簽字并批準。

　　6.3調動檔案管理流程

　　6.3.1職員異動流程：由職員本人填寫《職員異動審批單》，人力資源部相關負責人核實職員入職時間、薪資水平、社保繳納情況；然后由調出部門負責人、調入部門負責人、人力資源部簽字批準后方可調離。

　　6.3.2轉出的檔案管理流程

　　（1）必須填寫員工檔案轉遞通知單，并密封包裝。

　?。?/span>2）對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或分批轉出。

　?。?/span>3）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防檔案丟失。

　　6.4離職檔案管理流程

　　6.4.1正式職員離職提前一個月告知人力資源部，并至少提前一周到人力資源部領取《職員離職申請表》，由本人填寫完整后，退還公司物品，經(jīng)部門負責人及人力資源部批準后，人力資源部開具《解除勞動合同書》后與該職員解除勞動關系。

　　6.4.2在職員辦理完離職手續(xù)的次日，檔案管理員應將相關離職職員檔案由正式職員文件夾中轉移進離職職員檔案文件夾中；另外，電子版花名冊中將離職職員移入離職職員表中。

　　6.5員工相關的獎懲檔案管理流程

　　需要歸檔的資料必須第一時間（三個工作日內）歸檔，當獎懲已落實公布之后，檔案管理人員應及時跟進相關的獎懲材料，將獎懲紙質材料整理入檔。

　　6.6基本檔案資料變動流程

　　當職員的基本資料有變動時如學歷、住址、聯(lián)系電話、個人技術職稱、婚姻狀況等，應及時將相關資料復印交員工部歸檔，原件當場查驗。

7.員工檔案的借閱、轉移與保存

　　7.1檔案借閱

　　7.1.1凡借用員工檔案，必須填寫《員工檔案借閱登記表》，由人力資源部門的人資專員核實理由，經(jīng)人力資源負責人簽批后，方可借閱，在查閱檔案時必須有人力資源部人員在場；員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)主管領導批準，并嚴格履行登記手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還完整檔案。

　　7.1.2查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復制檔案內容。如因工作需要從檔案中取證的，應事先征得主管員工部門同意，經(jīng)批準后方可摘抄、復制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換。

　　7.1.3如有未按規(guī)定借閱檔案的人員，按以下規(guī)定執(zhí)行

　  （1）在借閱檔案時，出現(xiàn)遺失、污損、抽換、折卷和轉換等情況，視檔案損毀程度罰款10-200元，從當月工資扣除，并及時追回或修補缺失檔案。

　　（2）未先征得主管員工部門同意批準，摘抄、復制、拍攝檔案內容，發(fā)現(xiàn)一次，罰款50元，從當月工資扣除，并沒收或銷毀摘抄、復制、拍攝檔案內容；

　　（3）檔案管理員及時提醒還檔日期，未在規(guī)定時間內未歸檔案者，延遲一天罰10元，另外，惡意延遲10天以上未歸還者，視情節(jié)嚴重程度罰款200—500元，從當月工資中扣除；。

　　7.2員工檔案保密規(guī)定及保存期限

　　7.2.1公司人資專員負責各類員工檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

　　7.2.2針對公司的內部各類員工檔案在原則上是屬于永久保存資料，對于已辭職、辭退人員的離職職員檔案歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管人員保留至該職員離崗三年止）檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負責人批準后才可銷毀。

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