數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)解決方案

一、現(xiàn)狀問題

  檔案管理基于其工作的重要性、特殊性、繁復(fù)性、歷史性、資料量大等特點，傳統(tǒng)的管理方式很明顯已經(jīng)跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。很多企業(yè)突出的問題如下：

  檔案管理不規(guī)范、管理無序化、出現(xiàn)多雜亂。

  人工管理紙質(zhì)檔案工作量巨大，并且易丟失，易泄露。

  查閱相應(yīng)檔案難，無法快速檢索，導(dǎo)致再利用困難。

  無法適應(yīng)企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求。

  隨著企業(yè)信息化發(fā)展起來后，郵件、辦公流程、公文、收發(fā)文、審批、考勤、公告等重要業(yè)務(wù)都已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，依照企業(yè)、單位的管理規(guī)則，那些文檔都是需要歸檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個人空間有限，是無法滿足企業(yè)、單位的所有郵件、流程、公文的永久保存的。因此，重要文件的歸檔管理需求更顯得突出。

二、檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

  采用一個高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，緊跟時代需求，推動步入企業(yè)管理信息化水平、促進企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，企業(yè)、事業(yè)單位、政府機構(gòu)等組織檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)是：

1、實現(xiàn)檔案信息化管理，提升工作效率。

  采用會博通檔案信息管理系統(tǒng)協(xié)助完成本單位從文件、文檔、檔案采集、整理、分類、歸檔、管理、檢索、移交、查閱、銷毀等全生命周期的信息化管理業(yè)務(wù)，取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案或分散資料人工分檢與人工查閱。盡最大可能實現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。

2、提升檔案管理利用水平，加快檢索再利用速度

  檔案是一個企業(yè)、一個組織、一個行業(yè)發(fā)展的寶貴歷史與財富，也是未來產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫，實現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來便利。

3、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

  全部檔案信息化管理，采用雙線備份、提高企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子存檔歸檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的人事信息、科技信息、產(chǎn)品技術(shù)、項目成果、工程資料等，推動檔案電子化、數(shù)字化管理，線下線上相結(jié)合。保證這些重要資料的安全保存與管理。

4、實現(xiàn)跨系統(tǒng)并行安全歸檔

  為了便利檔案歸檔，會博通檔案管理系統(tǒng)可以針對跨辦公系統(tǒng)所有重要工作內(nèi)容的及時歸檔和管理。比如OA、云之家、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊?，實現(xiàn)現(xiàn)代化無紙化辦公，讓所有重要流程、公文、文檔、檔案的科學(xué)企業(yè)管理。

5、會博通綜合檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)：本著“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設(shè)計原則，將系統(tǒng)會博通系統(tǒng)平臺由數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)層、基礎(chǔ)層和應(yīng)用層四個層面構(gòu)成。如下圖

應(yīng)用層：文件管理、檔案管理（其中囊括了檔案利用、文件檢索、借閱記錄、注銷記錄、歸還記錄、注銷案卷、注銷文件）、證照管理、資產(chǎn)管理、專項應(yīng)用、外部應(yīng)用等。

數(shù)據(jù)層：決策分析支持、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析支持、數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)交換管理等。

總控系統(tǒng)層：模塊管理、用戶認(rèn)證、界面設(shè)置、系統(tǒng)維護、信息回收、權(quán)限管理、模板管理、郵件網(wǎng)關(guān)、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)監(jiān)控等。

基礎(chǔ)層：流程郵局、在線交流、短信平臺、借用與歸還、時間管理、搜索平臺、模板管理、組織與用戶、統(tǒng)計報表、考勤管理等。

三、技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

1）存儲方式設(shè)計

  會博通檔案信息管理系統(tǒng)對系統(tǒng)文件可進行同步歸檔，跨人群、跨部分、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)、跨企業(yè)及時歸檔，極大節(jié)省了人員審核、手工統(tǒng)一收集的麻煩。

  會博通檔案信息管理系統(tǒng)中的文件，文檔、檔案資料在被采集歸檔保存管理時，會被同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫中，重新分類保存。而檔案數(shù)據(jù)庫對文件、電子化內(nèi)容的保管，安全級別更高，實行全庫歸檔模式運行。非自然災(zāi)害情況下，以上內(nèi)容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。

2、存儲內(nèi)容設(shè)計

  會博通檔案信息管理系統(tǒng)，采用矩陣列表設(shè)計，不但能存儲普遍的文檔類資料，還可存儲圖片、鏈接、音頻、視頻等各類多媒體素材資料。數(shù)據(jù)庫設(shè)計保證大容量、多媒體電子檔案的穩(wěn)定永久存儲、安全與查閱。不丟失、不損耗、不泄露、安全保存。

3、會博通檔案信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計

  會博通檔案信息管理系統(tǒng)基于企業(yè)、單位、組織檔案管理流程需求，大致分為檔案采集、檔案管理、檔案利用、注銷記錄四大功能模塊，全面提供了檔案全生命周期管理解決方案。

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