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檔案管理中這8個(gè)“號(hào)”得分清！一定要看
2023/6/5 0:00:00 來源：知識(shí)學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 954
在檔案管理工作中，我們經(jīng)常會(huì)看到檔號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)等名詞，這些詞匯究竟是什么意思，剛接觸檔案管理不久的朋友們乍看之下可能有點(diǎn)蒙。搞清概念是做好檔案管理工作的前提，本期內(nèi)容，我們用一篇文章給大家介紹這幾個(gè)名詞分別說的是什么意思。
01檔案管理中的8個(gè)號(hào)，你得分清！
1）檔號(hào)
以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序。檔號(hào)一般由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案的類別、級(jí)別、保管期限、年度、序號(hào)等信息。檔號(hào)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，它可以幫助檔案管理員快速準(zhǔn)確地找到需要的檔案材料，同時(shí)也可以保障檔案材料的安全保密和長期保存。
2）全宗號(hào)
檔案所屬全宗的代碼。全宗號(hào)一般由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，用于表明檔案機(jī)構(gòu)或檔案庫房的歸屬單位。
3）類別號(hào)
按照分類方案賦予全宗內(nèi)各層級(jí)檔案類別的代碼。檔案的類別號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的類別、內(nèi)容、形式等信息。檔案的類別號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價(jià)值和管理效率。
4）項(xiàng)目號(hào)
產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等不同類別項(xiàng)目檔案的代碼。項(xiàng)目號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出項(xiàng)目的名稱、起止時(shí)間、負(fù)責(zé)人等信息。在檔案管理中，項(xiàng)目號(hào)的編制是為了方便對項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行管理、歸檔和檢索，同時(shí)也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。項(xiàng)目號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，對于保障組織機(jī)構(gòu)、部門或個(gè)人的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。
5）目錄號(hào)
全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。目錄號(hào)通常由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的目錄類別、內(nèi)容、形式等信息。檔案的目錄號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價(jià)值和管理效率。
6）案卷號(hào)
案卷排列的順序代碼。案卷號(hào)通常由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的案卷類別、內(nèi)容、形式等信息。案卷是檔案管理中的重要組成部分，它是介于全宗和文件之間的一個(gè)層次，對于檔案的組織和管理具有重要意義。案卷號(hào)的編制是為了方便對檔案材料進(jìn)行管理、歸檔和檢索，同時(shí)也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。
7）件號(hào)
歸檔的文件排列的順序代碼。檔案的件號(hào)是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每個(gè)件進(jìn)行編制的標(biāo)識(shí)符號(hào)。件號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的件名、數(shù)量等信息。
8）頁號(hào)
案卷內(nèi)文件每頁排列的順序代碼。檔案的頁號(hào)是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每一頁進(jìn)行編制的標(biāo)識(shí)符號(hào)。頁號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的頁數(shù)、順序等信息。頁號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，對于保障檔案材料的完整性和可靠性具有重要意義。
02會(huì)博通系統(tǒng)分類號(hào)表功能，檔案管理簡單便捷
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了分類號(hào)表功能。分類號(hào)表功能將檔案按照一定的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和方法分類，并為每個(gè)類別分配一個(gè)唯一的分類號(hào)，以便于對檔案進(jìn)行管理、檢索和利用。
分類號(hào)表功能，不僅根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等特點(diǎn)進(jìn)行分類，建立檔案分類體系和分類規(guī)則，同時(shí)也為每個(gè)檔案類別分配唯一的分類號(hào)，并在檔案盒、袋、冊等載體上標(biāo)注分類號(hào)，以便于檔案的快速歸檔。在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，保管期限也可按照分類號(hào)表自動(dòng)進(jìn)行識(shí)別。
這些編號(hào)功能讓檔案管理的效率得到了極大的提升，同時(shí)也是符合現(xiàn)階段“三合一”制度的要求。想要了解更多檔案管理系統(tǒng)功能，歡迎留言預(yù)約我們的技術(shù)人員進(jìn)行演示。
01檔案管理中的8個(gè)號(hào)，你得分清！
1）檔號(hào)
以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序。檔號(hào)一般由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案的類別、級(jí)別、保管期限、年度、序號(hào)等信息。檔號(hào)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，它可以幫助檔案管理員快速準(zhǔn)確地找到需要的檔案材料，同時(shí)也可以保障檔案材料的安全保密和長期保存。
2）全宗號(hào)
檔案所屬全宗的代碼。全宗號(hào)一般由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，用于表明檔案機(jī)構(gòu)或檔案庫房的歸屬單位。
3）類別號(hào)
按照分類方案賦予全宗內(nèi)各層級(jí)檔案類別的代碼。檔案的類別號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的類別、內(nèi)容、形式等信息。檔案的類別號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價(jià)值和管理效率。
4）項(xiàng)目號(hào)
產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等不同類別項(xiàng)目檔案的代碼。項(xiàng)目號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出項(xiàng)目的名稱、起止時(shí)間、負(fù)責(zé)人等信息。在檔案管理中，項(xiàng)目號(hào)的編制是為了方便對項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行管理、歸檔和檢索，同時(shí)也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。項(xiàng)目號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，對于保障組織機(jī)構(gòu)、部門或個(gè)人的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。
5）目錄號(hào)
全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。目錄號(hào)通常由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的目錄類別、內(nèi)容、形式等信息。檔案的目錄號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，它可以幫助檔案管理員對檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔和檢索，提高檔案材料的利用價(jià)值和管理效率。
6）案卷號(hào)
案卷排列的順序代碼。案卷號(hào)通常由數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的案卷類別、內(nèi)容、形式等信息。案卷是檔案管理中的重要組成部分，它是介于全宗和文件之間的一個(gè)層次，對于檔案的組織和管理具有重要意義。案卷號(hào)的編制是為了方便對檔案材料進(jìn)行管理、歸檔和檢索，同時(shí)也有利于保障檔案材料的安全保密和長期保存。
7）件號(hào)
歸檔的文件排列的順序代碼。檔案的件號(hào)是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每個(gè)件進(jìn)行編制的標(biāo)識(shí)符號(hào)。件號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的件名、數(shù)量等信息。
8）頁號(hào)
案卷內(nèi)文件每頁排列的順序代碼。檔案的頁號(hào)是指對于一份檔案文件中，按照一定的規(guī)則和原則，對其中的每一頁進(jìn)行編制的標(biāo)識(shí)符號(hào)。頁號(hào)通常以數(shù)字、字母或符號(hào)組成，可以表達(dá)出檔案材料的頁數(shù)、順序等信息。頁號(hào)是檔案管理中的重要組成部分，對于保障檔案材料的完整性和可靠性具有重要意義。
02會(huì)博通系統(tǒng)分類號(hào)表功能，檔案管理簡單便捷
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了分類號(hào)表功能。分類號(hào)表功能將檔案按照一定的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和方法分類，并為每個(gè)類別分配一個(gè)唯一的分類號(hào)，以便于對檔案進(jìn)行管理、檢索和利用。
分類號(hào)表功能，不僅根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等特點(diǎn)進(jìn)行分類，建立檔案分類體系和分類規(guī)則，同時(shí)也為每個(gè)檔案類別分配唯一的分類號(hào)，并在檔案盒、袋、冊等載體上標(biāo)注分類號(hào)，以便于檔案的快速歸檔。在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，保管期限也可按照分類號(hào)表自動(dòng)進(jìn)行識(shí)別。
這些編號(hào)功能讓檔案管理的效率得到了極大的提升，同時(shí)也是符合現(xiàn)階段“三合一”制度的要求。想要了解更多檔案管理系統(tǒng)功能，歡迎留言預(yù)約我們的技術(shù)人員進(jìn)行演示。
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