大型跨國企業(yè)由于企業(yè)組織分布廣、層級多,檔案管理工作的開展往往挑戰(zhàn)重重。在數(shù)字化時(shí)代,如何利用信息化技術(shù)為檔案管理工作增添羽翼?珠江鋼琴的檔案管理新模式,不妨作為參考。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會(huì)博通開啟檔案管理新模式

民族品牌走向世界

產(chǎn)銷全球?qū)嵙?qiáng)悍

廣州珠江鋼琴集團(tuán)股份有限公司成立于1956年,是一家集鋼琴、數(shù)碼樂器、音樂教育、文化傳媒協(xié)同發(fā)展的綜合樂器文化企業(yè),是A股整體上市的樂器文化集團(tuán)。集團(tuán)旗下?lián)碛袕V州、佛山、北京、浙江、德國、波蘭六大鋼琴制造產(chǎn)業(yè)基地,營銷和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋全球112個(gè)國家和地區(qū);累計(jì)產(chǎn)銷鋼琴超過260萬架,產(chǎn)銷規(guī)模穩(wěn)居全球前列。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會(huì)博通開啟檔案管理新模式

集團(tuán)曾榮獲“國家文化產(chǎn)業(yè)示范基地”、“全國質(zhì)量管理卓越企業(yè)”、“國家文化出口重點(diǎn)企業(yè)”、“中國輕工業(yè)百強(qiáng)企業(yè)”、“廣東500強(qiáng)企業(yè)”等榮譽(yù)稱號。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會(huì)博通開啟檔案管理新模式

作為一家業(yè)務(wù)多元化、運(yùn)營國際化的民族樂器企業(yè),珠江鋼琴在全球擁有超1200個(gè)銷售服務(wù)網(wǎng)點(diǎn),業(yè)務(wù)涉及的檔案資料繁多,加上企業(yè)分布廣、分支多,檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn):

檔案歸檔工序嚴(yán)格,需通過數(shù)字化管理提高效率

企業(yè)信息化程度加深,檔案需更便于協(xié)作與流動(dòng)

在實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上,需統(tǒng)籌管理實(shí)體與數(shù)字檔案

隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大,珠江鋼琴將檔案管理的信息化升級提上了議程。

02

選擇會(huì)博通

推進(jìn)檔案信息化管理

經(jīng)過嚴(yán)格篩選,珠江鋼琴集團(tuán)選擇了國家認(rèn)證雙軟企業(yè)、深耕知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)30余年的會(huì)博通,開展檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目。雙方攜手打造一套能為整個(gè)集團(tuán)及其相關(guān)企業(yè)協(xié)同工作的檔案管理系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司所有檔案的全面、規(guī)范、科學(xué)管理。

1、集中歸檔,規(guī)范管理

系統(tǒng)應(yīng)用了會(huì)博通檔案的全生命周期管理方法,實(shí)施各個(gè)職能部門通過會(huì)博通分布式提交文件資料,再由檔案管理部門集中管理的模式,統(tǒng)一對企業(yè)核心資料進(jìn)行全生命周期的規(guī)范化管理。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會(huì)博通開啟檔案管理新模式

·便捷歸檔

各職能部門通過會(huì)博通,將需歸檔的實(shí)體或電子文件在系統(tǒng)中匯總至歸檔清單,提交流程移交,或使用歸檔編輯移交,由檔案管理部門集中對個(gè)人、部門及企業(yè)層級的文件進(jìn)行管理。

·流程化借還

員工可通過流程進(jìn)行檔案借還,由檔案管理部門按權(quán)限與借還規(guī)則進(jìn)行管理。沒有權(quán)限閱讀文件的員工,可提交借用申請獲取權(quán)限。系統(tǒng)還可統(tǒng)計(jì)檔案的借還情況情況,為知識的再利用提供記錄與數(shù)據(jù)。

·分類權(quán)限設(shè)置

根據(jù)工作職責(zé)與需要,管理員可為員工及組織設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限,規(guī)范知識的流動(dòng)與應(yīng)用。權(quán)限支持細(xì)粒化設(shè)置,如:同一員工對于不同分類可設(shè)置不同使用權(quán)限(包括增改刪閱等),亦可對本人和他人創(chuàng)建的文件區(qū)別授權(quán),不會(huì)造成相互干擾。

2、打通流程,賦能業(yè)務(wù)

借助會(huì)博通的流程化管理功能,系統(tǒng)內(nèi)的所有檔案資料,均可應(yīng)用于發(fā)起流程,方便借閱、歸檔、注銷等業(yè)務(wù)的辦理,讓檔案成為生產(chǎn)經(jīng)營過程中能重復(fù)利用的知識資產(chǎn)。

并且,流程管理人員可根據(jù)需要,將流程與審批表單(管理痕跡)、流程批注及成果文檔匯集進(jìn)行自定義歸檔,與業(yè)務(wù)流程形成閉環(huán),助力企業(yè)知識沉淀,推動(dòng)業(yè)務(wù)高效化。

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3、多重控險(xiǎn),安全保障

為了保護(hù)企業(yè)文檔安全,會(huì)博通系統(tǒng)配置了多重安全控制,包括SSL數(shù)字證書、嚴(yán)密權(quán)限控制、全程記錄在線留痕、防擴(kuò)散水印加密等。文檔操作與變更全程,都會(huì)在系統(tǒng)留下痕跡;更有通用水印、可定制化水印等設(shè)置,避免信息外泄,為信息傳播安全保駕護(hù)航。

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03

高效檔案管理

助力企業(yè)智慧升級

“會(huì)博通是我們接觸的眾多檔案管理公司中,感覺是最專業(yè)、開展最順利的合作單位。合作幾年來,會(huì)博通銷售人員、技術(shù)服務(wù)部門認(rèn)真、負(fù)責(zé)地推動(dòng)項(xiàng)目工作,讓珠江鋼琴的檔案管理工作有序、科學(xué)、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)?！?/span>

——珠江鋼琴信息管理部吳小姐

企業(yè)在發(fā)展過程中積累的檔案文件,是企業(yè)不可或缺的重要知識資產(chǎn)。像珠江鋼琴這樣的制造型企業(yè),在從傳統(tǒng)制造業(yè)向文化服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型的過程中,不僅需要前瞻的眼光與戰(zhàn)略性的決策,更需要從不斷傳承的經(jīng)驗(yàn)中萃取知識精華、不斷創(chuàng)新,以保持長久的生命力和競爭力。

全面化、規(guī)范化、有序化的檔案管理,有利于企業(yè)將各業(yè)務(wù)部門、各工作環(huán)節(jié)中積累的管理經(jīng)驗(yàn)、成果文檔等知識資產(chǎn)進(jìn)行整理、沉淀,推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新能力提升,打造更強(qiáng)的行業(yè)競爭力。