公路、橋梁等公路工程檔案管理,為啥那么重要?一方面,因為公路工程檔案具有原始記錄性和備以查考性,可以作為評價工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù);另一方面,公路工程檔案對于工程項目的運行管理具有全面的指導(dǎo)性。公路工程檔案如此重要,如何進(jìn)行管理?廣東省公路建設(shè)有限公司,應(yīng)用會博通檔案管理系統(tǒng),建設(shè)了一套全面數(shù)字化的公路工程檔案管理體系。
01客戶簡介
廣東省公路建設(shè)有限公司,成立于2018年,員工人數(shù)為三百多人左右。廣東省公路建設(shè)有限公司的主營業(yè)務(wù)有組織公路、橋梁工程的規(guī)劃、建設(shè)、經(jīng)營管理、技術(shù)咨詢,筑路機械的租賃。公司根據(jù)行業(yè)經(jīng)營和風(fēng)險特點,以防范風(fēng)險和依法合規(guī)為目標(biāo)。建立了管控到位,責(zé)任落實明確、運行相互制衡的內(nèi)控管理體系。公司嚴(yán)把產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量關(guān)、注重共贏發(fā)展,積極為用戶提供產(chǎn)品和服務(wù)。
2022年4月,廣東省公路建設(shè)有限公司佛開高速公路南段改擴建項目管理處入選2022年廣東省工人先鋒號名單。2022年4月,廣東省公路建設(shè)有限公司深中通道管理中心團支部被授予“廣東省五四紅旗團支部”稱號。
02客戶痛點
1)檔案專業(yè)性需進(jìn)一步升級:公路工程檔案管理,需要對工程建設(shè)過程中相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔等,任務(wù)復(fù)雜而繁瑣。加上檔案工作與經(jīng)濟效益不產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián),檔案收集不全、整理不及時、借閱不規(guī)范、檔案丟失等問題,時有發(fā)生。
2)檔案分散,收集過程復(fù)雜:公路工程項目涉及公司與人員比較多,檔案資料分散在不同的執(zhí)行團隊中,收集和整理需要經(jīng)過不同人員,比較難以做到全面收集,統(tǒng)一管控。
3)人員架構(gòu)復(fù)雜,監(jiān)督管理難:公路工程的施工是又多個部門共同實施的,在這種情況下很難實現(xiàn)對于所有部門進(jìn)行監(jiān)督和管理,無法實現(xiàn)對于所有部門的監(jiān)督,就會導(dǎo)致檔案收集的不全面,這對于檔案管理來說,是非常不利的。
4)復(fù)合型檔案員缺乏:找到專業(yè)的檔案管理員不難,找到專業(yè)的公路工程檔案管理人員也不算難,但是要同時找到既懂檔案管理又懂公路工程的管理人員,以便推動檔案跟業(yè)務(wù)的深度結(jié)合比較困難。
03會博通公路工程檔案管理系統(tǒng):統(tǒng)一平臺智能管控
1)符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:會博通公路工程檔案管理系統(tǒng),全面符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)上管理檔案,必須在規(guī)范下進(jìn)行檔案收集、整理、分類、歸檔才能執(zhí)行,比如全宗號、檔號的設(shè)置等。
2)與新軟OA系統(tǒng)互聯(lián)互通:廣東省公路建設(shè)有限公司在上線會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)之前,有在使用新軟OA協(xié)同辦公系統(tǒng)。為更好收集公司內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的文件、檔案、知識材料,會博通打通了與新軟OA的連接,材料和用戶信息可方便地在兩個系統(tǒng)當(dāng)中互通。
3)統(tǒng)一平臺,痕跡實時監(jiān)控:會博通檔案管理系統(tǒng)可將所有部門、所有人員產(chǎn)出的檔案資料匯總在平臺上,并進(jìn)行統(tǒng)一管控和使用。通過會博通系統(tǒng),公路工程項目管理員可在平臺上,便利查看各維度資料,了解項目進(jìn)度。用戶的操作痕跡,都會實時記錄在系統(tǒng)內(nèi)。
4)專業(yè)化的檔案管理工具:會博通公路工程檔案管理系統(tǒng)為廣東省公路建設(shè)有限公司提供了專業(yè)化的檔案管理工具,比如檔案檢索、權(quán)限管理、檔案借閱與歸還、檔案提醒、檔案移交、檔案分類、檔案屬性編輯等均有規(guī)范性設(shè)置,非檔案專業(yè)人員也能進(jìn)行專業(yè)化管理。
公路工程檔案可以作為評價工程質(zhì)量的權(quán)威數(shù)據(jù),也對于工程項目的運行管理具有全面的指導(dǎo)性。廣東省公路建設(shè)有限公司啟用會博通公路工程檔案管理系統(tǒng),對于公司的數(shù)字化體系建設(shè)、公司的穩(wěn)健經(jīng)營發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
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