【案例】學(xué)校檔案管理軟件哪家好？東北電力大學(xué)選擇會(huì)博通
2023/1/31 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 689
學(xué)校檔案管理工作，很重要！這已經(jīng)成為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)管理的共識(shí)。檔案管理如何與現(xiàn)今辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)相匹配？學(xué)校如何更好滿足廣大師生和社會(huì)對(duì)檔案的巨大利用需求？如何確保檔案在滿足便捷高效利用的同時(shí)也能保障檔案安全？諸多問題橫亙?cè)跈n案信息化路途中。這些問題如何解決，或許東北電力大學(xué)和會(huì)博通攜手落地的學(xué)校檔案管理軟件落地實(shí)踐，能給您一些參考。
01客戶簡(jiǎn)介
東北電力大學(xué)是吉林省重點(diǎn)大學(xué)，同時(shí)也是中國(guó)共產(chǎn)黨親手創(chuàng)建的第一所電力工科學(xué)校，始建于1949年。2012年，東北電力大學(xué)入選為國(guó)家“中西部高?；A(chǔ)能力建設(shè)工程”重點(diǎn)建設(shè)高校。學(xué)校共有14個(gè)學(xué)院，50個(gè)本科專業(yè)，涵蓋了工、理、管、文、法、經(jīng)、教育、藝術(shù)8個(gè)學(xué)科門類，學(xué)校是博士學(xué)位授權(quán)單位，現(xiàn)有電氣工程、動(dòng)力工程及工程熱物理、控制科學(xué)與工程3個(gè)博士學(xué)位授權(quán)一級(jí)學(xué)科，能源動(dòng)力博士專業(yè)學(xué)位授權(quán)類別，2個(gè)博士后流動(dòng)站；具有碩士研究生推免權(quán)，現(xiàn)有15個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)一級(jí)學(xué)科，涵蓋62個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)二級(jí)學(xué)科，有10個(gè)碩士專業(yè)學(xué)位授權(quán)類別；擁有吉林省特色高水平學(xué)科9個(gè)，其中一流學(xué)科4個(gè)、優(yōu)勢(shì)特色學(xué)科4個(gè)、新興交叉學(xué)科1個(gè)。學(xué)?，F(xiàn)有全日制在校生近23000人。
02客戶痛點(diǎn)
1）學(xué)校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌管控：東北電力大學(xué)擁有眾多學(xué)院和專業(yè)，在日常教學(xué)運(yùn)營(yíng)管理當(dāng)中，每一個(gè)小的細(xì)分的組織結(jié)構(gòu)和人員，隨時(shí)隨地都會(huì)產(chǎn)出非常多的知識(shí)資源。這些知識(shí)分散存儲(chǔ)與各組織人員的電腦當(dāng)中，需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。
2）知識(shí)協(xié)作效率還需進(jìn)一步加強(qiáng)：學(xué)校檔案資源，有一部分收集好之后，就存放于檔案室，束之高閣了，沒有充分用起來讓檔案真正為學(xué)校發(fā)展、為廣大教職工提供服務(wù)，成為個(gè)體與組織的價(jià)值放大器。
3）知識(shí)資產(chǎn)難以沉淀與整合：學(xué)校屬于知識(shí)屬性比較強(qiáng)的領(lǐng)域，知識(shí)資源是學(xué)校的寶貴財(cái)富。在教育教學(xué)過程中，知識(shí)資源既以顯性的課件等形式出現(xiàn)，也以交流等隱性的形式出現(xiàn)。這兩種知識(shí)資源，都應(yīng)該進(jìn)行沉淀和整合。
4）權(quán)責(zé)不明確，部分檔案管理界限不明：有些檔案同時(shí)屬于教學(xué)檔案和人事檔案的范疇，比如獎(jiǎng)懲材料入學(xué)登記卡等，致使出現(xiàn)多頭管理、相互依靠的現(xiàn)象，無法保證檔案內(nèi)容及有關(guān)材料準(zhǔn)確歸檔。
03會(huì)博通學(xué)校檔案管理軟件：統(tǒng)籌多邊應(yīng)用
1）多人員共同管檔統(tǒng)籌多邊應(yīng)用：針對(duì)學(xué)校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌掌控的問題。會(huì)博通為其提供了多人員共同管檔的功能。學(xué)校管理人員、教職工等，均可通過登陸統(tǒng)一的門戶平臺(tái)，集中處理課件/教案管理，黨團(tuán)活動(dòng)管理、日常工作管理等事項(xiàng)。
2）高效檔案檢索與流程審批：針對(duì)協(xié)作效率的痛點(diǎn)，會(huì)博通內(nèi)置自主研發(fā)的高效搜索引擎。系統(tǒng)用戶通過輸入關(guān)鍵詞，即可實(shí)現(xiàn)秒級(jí)檔案檢索。檢索出來的檔案可以依據(jù)權(quán)限查看，若在權(quán)限范圍之外，可以通過系統(tǒng)流程直接進(jìn)行檔案調(diào)閱等申請(qǐng)。
3）顯性知識(shí)與隱性知識(shí)全局管控：針對(duì)知識(shí)資源沉淀與整合的需求，會(huì)博通為東北電力大學(xué)提供了集顯性知識(shí)與隱性知識(shí)于一體的管理系統(tǒng)。教職人員既可通過教案、課件、綜合檔案等顯性知識(shí)庫(kù)查閱所需資料，也可通過在線交流、咨詢臺(tái)、論壇中心等社交模塊推動(dòng)隱性知識(shí)沉淀。
4）多維權(quán)限體系，檔案更安全：針對(duì)權(quán)責(zé)不明確的痛點(diǎn)，會(huì)博通為東北電力大學(xué)提供了細(xì)?；臋?quán)限匹配體系。學(xué)?？筛鶕?jù)教職工的職能與工作需要，進(jìn)行多維度的權(quán)限設(shè)置。比如，可為校領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置覆蓋所有功能模塊、全體部門的全局管理體系。
學(xué)校檔案管理工作對(duì)于了解學(xué)校的整體狀況、教育教學(xué)質(zhì)量的分析、教科研的研究有著十分重要的作用，是一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作。東北電力大學(xué)用會(huì)博通學(xué)校檔案管理軟件，保障了檔案工作的順利開展，對(duì)于教育教學(xué)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。
01客戶簡(jiǎn)介
東北電力大學(xué)是吉林省重點(diǎn)大學(xué)，同時(shí)也是中國(guó)共產(chǎn)黨親手創(chuàng)建的第一所電力工科學(xué)校，始建于1949年。2012年，東北電力大學(xué)入選為國(guó)家“中西部高?；A(chǔ)能力建設(shè)工程”重點(diǎn)建設(shè)高校。學(xué)校共有14個(gè)學(xué)院，50個(gè)本科專業(yè)，涵蓋了工、理、管、文、法、經(jīng)、教育、藝術(shù)8個(gè)學(xué)科門類，學(xué)校是博士學(xué)位授權(quán)單位，現(xiàn)有電氣工程、動(dòng)力工程及工程熱物理、控制科學(xué)與工程3個(gè)博士學(xué)位授權(quán)一級(jí)學(xué)科，能源動(dòng)力博士專業(yè)學(xué)位授權(quán)類別，2個(gè)博士后流動(dòng)站；具有碩士研究生推免權(quán)，現(xiàn)有15個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)一級(jí)學(xué)科，涵蓋62個(gè)碩士學(xué)位授權(quán)二級(jí)學(xué)科，有10個(gè)碩士專業(yè)學(xué)位授權(quán)類別；擁有吉林省特色高水平學(xué)科9個(gè)，其中一流學(xué)科4個(gè)、優(yōu)勢(shì)特色學(xué)科4個(gè)、新興交叉學(xué)科1個(gè)。學(xué)?，F(xiàn)有全日制在校生近23000人。
02客戶痛點(diǎn)
1）學(xué)校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌管控：東北電力大學(xué)擁有眾多學(xué)院和專業(yè)，在日常教學(xué)運(yùn)營(yíng)管理當(dāng)中，每一個(gè)小的細(xì)分的組織結(jié)構(gòu)和人員，隨時(shí)隨地都會(huì)產(chǎn)出非常多的知識(shí)資源。這些知識(shí)分散存儲(chǔ)與各組織人員的電腦當(dāng)中，需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。
2）知識(shí)協(xié)作效率還需進(jìn)一步加強(qiáng)：學(xué)校檔案資源，有一部分收集好之后，就存放于檔案室，束之高閣了，沒有充分用起來讓檔案真正為學(xué)校發(fā)展、為廣大教職工提供服務(wù)，成為個(gè)體與組織的價(jià)值放大器。
3）知識(shí)資產(chǎn)難以沉淀與整合：學(xué)校屬于知識(shí)屬性比較強(qiáng)的領(lǐng)域，知識(shí)資源是學(xué)校的寶貴財(cái)富。在教育教學(xué)過程中，知識(shí)資源既以顯性的課件等形式出現(xiàn)，也以交流等隱性的形式出現(xiàn)。這兩種知識(shí)資源，都應(yīng)該進(jìn)行沉淀和整合。
4）權(quán)責(zé)不明確，部分檔案管理界限不明：有些檔案同時(shí)屬于教學(xué)檔案和人事檔案的范疇，比如獎(jiǎng)懲材料入學(xué)登記卡等，致使出現(xiàn)多頭管理、相互依靠的現(xiàn)象，無法保證檔案內(nèi)容及有關(guān)材料準(zhǔn)確歸檔。
03會(huì)博通學(xué)校檔案管理軟件：統(tǒng)籌多邊應(yīng)用
1）多人員共同管檔統(tǒng)籌多邊應(yīng)用：針對(duì)學(xué)校檔案資源分散，難以統(tǒng)籌掌控的問題。會(huì)博通為其提供了多人員共同管檔的功能。學(xué)校管理人員、教職工等，均可通過登陸統(tǒng)一的門戶平臺(tái)，集中處理課件/教案管理，黨團(tuán)活動(dòng)管理、日常工作管理等事項(xiàng)。
2）高效檔案檢索與流程審批：針對(duì)協(xié)作效率的痛點(diǎn)，會(huì)博通內(nèi)置自主研發(fā)的高效搜索引擎。系統(tǒng)用戶通過輸入關(guān)鍵詞，即可實(shí)現(xiàn)秒級(jí)檔案檢索。檢索出來的檔案可以依據(jù)權(quán)限查看，若在權(quán)限范圍之外，可以通過系統(tǒng)流程直接進(jìn)行檔案調(diào)閱等申請(qǐng)。
3）顯性知識(shí)與隱性知識(shí)全局管控：針對(duì)知識(shí)資源沉淀與整合的需求，會(huì)博通為東北電力大學(xué)提供了集顯性知識(shí)與隱性知識(shí)于一體的管理系統(tǒng)。教職人員既可通過教案、課件、綜合檔案等顯性知識(shí)庫(kù)查閱所需資料，也可通過在線交流、咨詢臺(tái)、論壇中心等社交模塊推動(dòng)隱性知識(shí)沉淀。
4）多維權(quán)限體系，檔案更安全：針對(duì)權(quán)責(zé)不明確的痛點(diǎn)，會(huì)博通為東北電力大學(xué)提供了細(xì)?；臋?quán)限匹配體系。學(xué)?？筛鶕?jù)教職工的職能與工作需要，進(jìn)行多維度的權(quán)限設(shè)置。比如，可為校領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置覆蓋所有功能模塊、全體部門的全局管理體系。
學(xué)校檔案管理工作對(duì)于了解學(xué)校的整體狀況、教育教學(xué)質(zhì)量的分析、教科研的研究有著十分重要的作用，是一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作。東北電力大學(xué)用會(huì)博通學(xué)校檔案管理軟件，保障了檔案工作的順利開展，對(duì)于教育教學(xué)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。
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