現(xiàn)代的企業(yè)競爭，實質(zhì)上已變成了人才的競爭。在市場環(huán)境、技術(shù)條件相當(dāng)?shù)拇蟓h(huán)境下，企業(yè)擁有一支穩(wěn)定、高素質(zhì)的人才隊伍，將更有機(jī)會在殘酷的市場競爭中致勝。

然而，許多企業(yè)面臨的難題是：人才到位了，卻不一定能施展出高價值。

在重復(fù)性高、工序繁瑣的檔案工作領(lǐng)域，這種情況更容易出現(xiàn)：部分檔案人員被“困”于重復(fù)性的掃描、裝訂、填表等一系列整理歸檔工作中，擠壓了用于進(jìn)行總結(jié)規(guī)劃、管理決策等更高維工作的空間。

一方面，檔案歸檔工作中的每一各環(huán)節(jié)都重要、嚴(yán)謹(jǐn)，不容出錯；另一方面，企業(yè)亦需打破困境，發(fā)揮人才資源優(yōu)勢，推動高質(zhì)量發(fā)展。如何應(yīng)用數(shù)字化“利器”破局？

會博通，扎根于檔案管理行業(yè)三十余年，有服務(wù)數(shù)萬用戶的行業(yè)實踐經(jīng)驗。接下來，小博想結(jié)合會博通為企業(yè)客戶服務(wù)的案例來聊聊，希望提供參考借鑒。

01借力流程，打通協(xié)同

檔案材料的收集歸檔是一項系統(tǒng)性工作。許多大型公司、集團(tuán)企業(yè)的文檔文件分布在各部門、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，收集更加耗時耗人力。某控股集團(tuán)公司應(yīng)用會博通，通過數(shù)字化流程打通歸檔各節(jié)點，推進(jìn)各部高效協(xié)同：

1、構(gòu)建歸檔流程，將分散的文檔通過流程流轉(zhuǎn)歸集，各參與者協(xié)同完成歸檔

會博通系統(tǒng)提供了靈活的流程功能，流程模板與表單皆可按需自定義。可根據(jù)不同文件類型，有針對性設(shè)計相應(yīng)歸檔流程，打通電子文件從形成、流轉(zhuǎn)到歸檔的各環(huán)節(jié)。各步驟參與者依照流程參與協(xié)同，即可步步流轉(zhuǎn)完成歸檔工作。

2、與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)業(yè)檔一體化

分散在財務(wù)、OA、ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件，亦可通過流程實施流轉(zhuǎn)。會博通提供了通用接口，可接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中移交過來的文件、附件及其元數(shù)據(jù)，并支持四性檢測。文件流轉(zhuǎn)至待歸檔庫中，再由檔案人員在系統(tǒng)中統(tǒng)一進(jìn)行檔案鑒定，并歸檔至對應(yīng)分類下。

（會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，對標(biāo)國家檔案相關(guān)法規(guī)，具備可靈活定義分類、安全性高、兼容度高、易用好用的特點，功能涵蓋各類型實體與電子檔案生命周期管理的各環(huán)節(jié)，還可根據(jù)需求提供定制化服務(wù)。）

02智能處理，自動歸集

歸檔流程包括對檔案材料的收集、分類、整理等。不同企業(yè)，對不同類型檔案有不同歸檔要求。在文檔數(shù)字化歸檔這一流程中，某電子制造企業(yè)，基于會博通檔案管理機(jī)器人智能掃描-自動歸集的工作流，打造了一道歸檔“捷徑”：

1、各辦公點成員有需歸檔文件生成時，即時應(yīng)用掃描機(jī)器人掃描上傳

會博通掃描機(jī)器人具備自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理、自動生成雙層PDF等專業(yè)功能，自動完成校正、調(diào)整等處理，非專業(yè)人員亦能輕松完成。成員中誰有需歸檔文件生成，可立即掃描上傳或本地上傳，最大可支持200人參與掃描上傳。歸檔更及時迅速，亦大大減輕檔案人員掃描上傳的工作量。

2、文件上傳后，自動歸集至指定分類下，由檔案人員統(tǒng)籌管理

文件上傳至?xí)┩ㄏ到y(tǒng)后，就會自動歸集至管理員預(yù)設(shè)的指定分類下，無需手工層層選擇，也避免了誤選錯歸。不同掃描機(jī)器人可設(shè)置不同的保存路徑，如財務(wù)部門內(nèi)機(jī)器人的保存路徑可預(yù)設(shè)至“財務(wù)檔案”分類內(nèi)某路徑下，構(gòu)建分布全司的歸檔網(wǎng)絡(luò)，由檔案員在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)籌管理。

（會博通檔案管理機(jī)器人，是會博通推出的軟硬件一體化解決方案，包括電腦、會博通文件檔案知識一體化管理軟件與愛普生高速掃描儀。應(yīng)用該方案，一套系統(tǒng)，一個人，可管理公司所有檔案，完成文檔管理、綜合檔案管理、證照管理等工作。）

03巧用工具，整理提速

會博通系統(tǒng)基于檔案管理的實際工作場景，開發(fā)提供了細(xì)致實用的輔助工具。這些功能受到許多企業(yè)客戶認(rèn)可、在檔案整理過程中使用率非常高，在這里簡要介紹幾個：

-自動歸檔功能

大批量文件如何快速分類歸檔？應(yīng)用會博通系統(tǒng)智能化的自動歸檔功能，可根據(jù)全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案類型等條件，一鍵自動分類、自動編歸檔號，歸檔效率大大提高。

-表格套打功能

整理紙質(zhì)檔案時，常需要制作打印封面等，一張張打印手寫未免太耗時。系統(tǒng)提供表格打印功能，可直接套打檔案封面、目錄、文書背脊等，還可自行設(shè)計或上傳沿用的表格模板套打，省去一次次調(diào)整或手動填表，整理更快速。

-批量處理功能

會博通系統(tǒng)提供了多種批量功能，如： 

通過Excel表批量導(dǎo)入，上傳包含檔案信息的Excel表，即可快速構(gòu)建目錄。

批量更換電子文檔，對于僅存在條目的檔案，在形成數(shù)字化文檔后，應(yīng)用該功能即可批量上傳更換，正文與附件都能一并更換。

批量上傳磁盤文件，可批量將本地磁盤上所選目錄及文件全架構(gòu)上傳，如業(yè)務(wù)人員存在本地的項目文件夾，在符合歸檔規(guī)范的基礎(chǔ)上，可直接“打包”上傳，子目錄及目錄內(nèi)文件都會一一對應(yīng)。

此外，還有批量新建、批量修改、批量打印、批量剪切等功能，助檔案人員批量完成收集整理工作，大大提升工作效率。

會博通，讓文檔為組織賦能

技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理工作也不斷迎來新的挑戰(zhàn)，對檔案人員的科學(xué)知識水平、管理操作水平也有了新的要求。會博通在文件、檔案、知識管理領(lǐng)域一直不斷創(chuàng)新升級，致力于為客戶提供更卓越的使用和服務(wù)體驗。歡迎搜索會博通咨詢了解。

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