檔案管理的合規(guī)性，無(wú)疑是檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。然而，企業(yè)組織在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)，是否必須首要關(guān)注合規(guī)性？

依會(huì)博通為眾多企業(yè)組織推進(jìn)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的落地經(jīng)驗(yàn)而言：合規(guī)性固然重要，但并非所有企業(yè)組織都適合將合規(guī)性作為首要考量點(diǎn)。

實(shí)際上，檔案管理體系的構(gòu)建，更重要在于符合內(nèi)部管理需求。不同規(guī)模、不同類型的企業(yè)有不同的需求，所要著力的側(cè)重點(diǎn)亦有所不同。

對(duì)于某些企業(yè)組織而言，提高檔案收集效率、優(yōu)化信息查閱流程、保障數(shù)據(jù)安全等，可能更為緊迫；而對(duì)于另一些企業(yè)，尤其是面臨嚴(yán)格監(jiān)管要求的行業(yè)，確保檔案管理工作的合法性和合規(guī)性則是首要任務(wù)。

那么，按企業(yè)規(guī)模來(lái)劃分：大中型、中小型以及小微型企業(yè)組織在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)，往往會(huì)更關(guān)注哪方面？側(cè)重點(diǎn)有何不同？今天我們就來(lái)聊聊。

大中型企業(yè)組織

大中型企業(yè)組織，往往更注重檔案管理體系的完整性、規(guī)范性和信息化建設(shè)。

大中型企業(yè)組織架構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)板塊多樣，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量龐大，通常具備較完善的檔案管理體系和完備的人員配置。

在此基礎(chǔ)上，大中型企業(yè)組織更傾向于關(guān)注：一方面，從整體上建立統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的合規(guī)性和有效性；另一方面，注重檔案信息化建設(shè)，著力于應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)簡(jiǎn)化流程，以應(yīng)對(duì)龐大組織架構(gòu)下的檔案收集與集中管理挑戰(zhàn)，并保障檔案的安全存儲(chǔ)與高效利用。

例如，會(huì)博通所服務(wù)的某大型集團(tuán)企業(yè)客戶，就設(shè)立了專門(mén)的檔案中心，并組建了包括專職和兼職人員在內(nèi)的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，在會(huì)博通檔案系統(tǒng)的支持下，實(shí)現(xiàn)涵蓋各業(yè)務(wù)體系、涵蓋實(shí)體與電子檔案資料的一體化管理。

中小型企業(yè)組織

中小型企業(yè)組織，更傾向于關(guān)注制度建設(shè)與流程梳理。

相對(duì)于大中型，中小型企業(yè)組織的架構(gòu)沒(méi)有那么復(fù)雜，但檔案數(shù)據(jù)量亦不可小覷。組織內(nèi)部一般會(huì)有相應(yīng)的存儲(chǔ)和管理行為，但往往缺乏體系化的、規(guī)范化的管理制度，存在檔案資料收不全、存不久、缺乏穩(wěn)定人員對(duì)接的問(wèn)題。

因此，中小型企業(yè)組織的側(cè)重在于檔案管理機(jī)制的建設(shè)：需先建立規(guī)范的管理制度，確立規(guī)范的管理動(dòng)作，保障檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，在這個(gè)基礎(chǔ)上才能發(fā)揮檔案管理更大的價(jià)值。

在此基礎(chǔ)上，中小型企業(yè)組織所適用的檔案管理軟件，需具有高度的靈活性與可拓展性，以滿足組織對(duì)成本控制及管理調(diào)整的考慮。而會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，因具有自定義管理架構(gòu)、細(xì)?；瘷?quán)限體系、多樣化利用方式、開(kāi)放集成等特點(diǎn)，支撐檔案的長(zhǎng)期保存與規(guī)范管理，獲得眾多中小型企業(yè)組織客戶的應(yīng)用與肯定。

小微型企業(yè)

小微型企業(yè)組織，優(yōu)先著力解決檔案的收集與儲(chǔ)存等基礎(chǔ)管理問(wèn)題。

由于資源有限，這類企業(yè)組織更傾向于使用更為簡(jiǎn)單的檔案管理方式，如紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單分類和存儲(chǔ)，同時(shí)也會(huì)逐步向電子化轉(zhuǎn)型，以提高檔案管理的效率。

對(duì)于小微型企業(yè)組織來(lái)說(shuō)，檔案管理工作最優(yōu)先需解決的不是合規(guī)化，而是檔案的收集、整理、存儲(chǔ)與查詢等問(wèn)題：檔案信息記錄了經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與發(fā)展歷程，是信息也是證據(jù)，保障檔案的完整性，可以幫助企業(yè)組織規(guī)避不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)。

在人力方面，由于檔案管理人員往往身兼多職，或不具有固定的管理人員，許多客戶會(huì)采用會(huì)博通檔案管理機(jī)器人方案，來(lái)推進(jìn)檔案信息化管理。這套方案包括了會(huì)博通檔案管理軟件與硬件設(shè)備（電腦、掃描機(jī)器人），功能涵蓋檔案的收、管、存、用全流程，并可實(shí)現(xiàn)合規(guī)化管理，一位檔案員用它管理全司檔案也不成問(wèn)題。

最后的話

企業(yè)組織在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)，需綜合考量實(shí)際情況，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)和管理需要，定制化地打造符合自身的管理方案，以確保檔案管理體系既能滿足合規(guī)要求，又能實(shí)際有效地為企業(yè)組織的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供有力支撐。

會(huì)博通源自1988年，是專注于文件、檔案、知識(shí)一體化管理的檔案管理行業(yè)品牌，可根據(jù)不同企業(yè)規(guī)模和需求，提供定制化解決方案和一站式服務(wù)，助企業(yè)組織推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。歡迎訪問(wèn)會(huì)博通官網(wǎng)或公眾號(hào)，預(yù)約方案定制。