隨著企事單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，對(duì)于各大中小型企業(yè)，優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)管控模式、強(qiáng)化集團(tuán)管控，專利、資質(zhì)、榮譽(yù)等證照也在不斷增多。如何妥善存管各類證照,成為亟需解決的問題:如何有序保存證照? 如何避免證照過(guò)期失效? 如何方便員工查詢和應(yīng)用,同時(shí)避免惡意擴(kuò)散?……

所謂“證照”，就是指證件和執(zhí)照的統(tǒng)稱，如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等權(quán)力證書，屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法定憑證，但證照管理所涵蓋的范圍更為廣泛，比如，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證等經(jīng)營(yíng)類執(zhí)照，質(zhì)量體系認(rèn)定證書、高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書、儀器儀表的檢定證書等資質(zhì)性證件以及土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等財(cái)產(chǎn)性證件，個(gè)人的身份證、學(xué)歷學(xué)位證、駕駛證、技術(shù)職稱證書等，這些證件我們都將其統(tǒng)稱為“證照”，它們是企業(yè)身份的重要法律依據(jù)。

就目前的企業(yè)證照管理現(xiàn)狀而言，普遍還存在著管理人才缺失、保存不易、容易丟失、查閱不便等多種問題，主要可以歸類為以下幾個(gè)方面：

第一、證照類型多樣，管理部門不統(tǒng)一，需要使用時(shí)難以尋找;

第二、許多證照掃描件在商務(wù)人員手上都有備份，使用安全難以得到保障;

第三、證照在使用過(guò)程中沒有任何記錄，如果出現(xiàn)遺失或損壞的情況難以追究責(zé)任;

第四、企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的證照文件眾多，關(guān)于證照的年審、延期、換證等情況人工難以管理;

第五、證照的申辦、變更、年檢等均無(wú)記錄，無(wú)法查看證照歷史，追本溯源。

針對(duì)以上五類常見的證照管理狀況，如何高效、有序的管理證照成為許多企業(yè)所面臨的問題。為了能夠安全保存管理、提高證照的使用效率、實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同辦公，會(huì)博通為企業(yè)搭建了一個(gè)一體化的證照管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)智能化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的管理企業(yè)證照文件。

會(huì)博通綜合證照管理平臺(tái)，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)各類證照自定義管理分類、自定義證照屬性、證照期限管理、便捷查詢、標(biāo)準(zhǔn)化記錄證照線上線下借還情況、全程跟蹤、安全使用等平臺(tái)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)證照智能化管理模式。

平臺(tái)以證照文件管理系統(tǒng)服務(wù)為核心,結(jié)合流程管理、物聯(lián)網(wǎng)及防擴(kuò)散等應(yīng)用體系,為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。

會(huì)博通攜新天科技股份打造標(biāo)桿為案例

客戶案例：連續(xù)三年上榜《福布斯中國(guó)最具潛力上市公司100強(qiáng)》、電氣行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者——新天科技股份有限公司，與會(huì)博通攜手構(gòu)建證照文件一體化管理平臺(tái)，升級(jí)信息化水平，為業(yè)務(wù)高速發(fā)展提供有力支撐。

新天科技股份有限公司創(chuàng)建于2000年，是中國(guó)智慧能源、智能表及系統(tǒng)行業(yè)的先行者。創(chuàng)立以來(lái)，新天科技以“掌握核心技術(shù)，不斷創(chuàng)新”為核心競(jìng)爭(zhēng)力，在智慧能源、智能表領(lǐng)域創(chuàng)下多個(gè)第一：2001年，研發(fā)出了第一只非接觸式IC卡智能表；2004年，研發(fā)出第一臺(tái)零功耗智能表；2010年，研制出中國(guó)領(lǐng)先的基于GIS的智慧能源系統(tǒng)……

新天科技選擇與會(huì)博通攜手，打造企業(yè)證照文件一體化管理平臺(tái)。平臺(tái)以證照文件管理系統(tǒng)服務(wù)為核心，結(jié)合流程管理、物聯(lián)網(wǎng)及防擴(kuò)散等應(yīng)用體系，為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。

1、自定義+企業(yè)需求,實(shí)現(xiàn)證照管理系統(tǒng)有序化

(1)自定義管理分類

根據(jù)新天科技的管理需求,系統(tǒng)按證照類型劃分為通用類、專用類、員工資質(zhì)證照三大類,靈活定義,確保與企業(yè)管理習(xí)慣一致。

(2)自定義證照屬性

存管證照時(shí),新天科技可自由定義證照需附帶什么信息,如該證照的獲得日期、有什么用途、管理者是誰(shuí)等,清晰記錄,讓證照信息歸檔更規(guī)范。

(3)物聯(lián)網(wǎng)化管理

系統(tǒng)可為證照生成條形碼、二維碼等唯一編碼,員工掃一掃編碼,即可快速查找到對(duì)應(yīng)證照的屬性信息與存放地點(diǎn),方便管理與應(yīng)用。

2、多模塊集成,證照管理系統(tǒng)規(guī)范化應(yīng)用

(1)依權(quán)限搜索

當(dāng)員工需要查找證照時(shí),進(jìn)入搜索平臺(tái)或頁(yè)面搜索框,即可依權(quán)限搜索;系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、類自然語(yǔ)言搜索、二次搜索等多種檢索方式,方便員工快速查找專利、資質(zhì)、榮譽(yù)等證照。

此外,系統(tǒng)可依權(quán)限對(duì)搜索信息進(jìn)行處理,如僅展示條目或展示條目和內(nèi)容,確保對(duì)應(yīng)權(quán)責(zé)的員工才能查閱關(guān)鍵信息,保障證照的規(guī)范化應(yīng)用。

(2)標(biāo)準(zhǔn)化借還

系統(tǒng)支持線上、線下以及線上線下結(jié)合的證照借還管理。員工發(fā)起借用流程,即可申請(qǐng)線上或線下取用,免去四處奔波的煩惱。

借用人姓名、部門、用途、歸還時(shí)間等信息將全程電子化記錄,信息可追溯;如到期未還,員工會(huì)收到流程或短信提醒,大大提高證照借還效率。

(3)防擴(kuò)散水印

當(dāng)員工在系統(tǒng)上查閱或打印證照時(shí),屏幕會(huì)自動(dòng)生成水印;水印樣式可按需求靈活設(shè)置,并記錄下使用人信息和時(shí)間,讓信息泄露有跡可查,更好保障證照的信息安全。

會(huì)博通能夠輕松實(shí)現(xiàn)證照管理的全面自動(dòng)化、有序化管理以及證照的規(guī)范化應(yīng)用，降低企業(yè)對(duì)證照管理人才的需求，實(shí)時(shí)跟蹤證照動(dòng)態(tài)，簡(jiǎn)化證照借閱管理流程，讓企業(yè)在改革發(fā)展的過(guò)程中無(wú)后顧之憂，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展的一大邁步。