電子文件在線歸檔培訓(xùn)舉辦！電子檔案管理軟件歸檔該注意啥？
最近，由海南省?？谑袡n案館舉辦的電子文件在線歸檔培訓(xùn)班，順利開展，市屬各單位檔案工作人員約200人參加培訓(xùn)。進(jìn)一步推進(jìn)了電子文件在線歸檔工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
01海南省?？谑须娮游募w檔培訓(xùn)內(nèi)容
培訓(xùn)班圍繞文書檔案整理、電子文件歸檔與管理、電子文件在線歸檔實(shí)際操作等內(nèi)容進(jìn)行了專題講解和指導(dǎo)。為加速落實(shí)“三合一”檔案管理制度，?？谑袡n案館負(fù)責(zé)人表示將加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)力度，不斷擴(kuò)大工作覆蓋面，推動(dòng)電子文件歸檔與管理工作穩(wěn)步開展。
02電子檔案歸檔該注意啥？
檔案管理的“三合一”制度，是我們最近經(jīng)常跟大家講的。所謂“三合一”制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度。
“三合一”制度頒布之后，要求各地區(qū)各部門要結(jié)合實(shí)際，緊扣科學(xué)制定檔案分類方案、制定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分檔案保管期限、編制機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項(xiàng)主要任務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升機(jī)關(guān)檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
1）規(guī)范化檔案分類
做好電子文件在線歸檔，需要建立合理的文件分類和目錄結(jié)構(gòu)，將相似性質(zhì)的電子檔案歸類放置，便于組織和管理。會(huì)博通電子檔案管理軟件，為用戶提供了基礎(chǔ)的分類框架，用戶可基于業(yè)務(wù)需求，在此框架基礎(chǔ)上進(jìn)行靈活調(diào)整。
在分類調(diào)整的過(guò)程中，會(huì)博通為用戶提供了較大的調(diào)整空間，檔案框架的層級(jí)不限，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需求進(jìn)行靈活調(diào)整。
2）理順歸檔范圍
我國(guó)《檔案法》規(guī)定，所有機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、個(gè)人和其他組織或個(gè)人在行政、經(jīng)濟(jì)、文化及社會(huì)生活中產(chǎn)生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等，都屬于檔案，均應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案管理。在歸檔的時(shí)候，大家需要根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的要求對(duì)歸檔范圍進(jìn)行梳理。
會(huì)博通電子檔案管理軟件采用非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)管理體系，與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相比，可支持大數(shù)據(jù)量、復(fù)雜的數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容多樣性的管理，為用戶提供了較大的管理空間。比如會(huì)博通支持在線閱讀的格式上就涵蓋了符合檔案管理規(guī)范的電子文件格式，包括但不限于dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。視頻與音頻文件也可以直接在線播放。
并且，會(huì)博通也支持最新的檔號(hào)編制規(guī)則（DA/T 13-2022），支持最新的類別號(hào)定義功能，可由用戶自定義檔號(hào)編制規(guī)則，并可通過(guò)編制規(guī)則定義自動(dòng)組卷。
3）明確檔案保管期限
檔案的保管期限是指檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)和規(guī)定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行規(guī)定，即檔案應(yīng)當(dāng)保存多長(zhǎng)時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，檔案保管期限可分為長(zhǎng)期、中期和短期三種。組織在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候需查閱國(guó)家和行業(yè)相關(guān)資料，再結(jié)合內(nèi)部業(yè)務(wù)需求，設(shè)定檔案的保管期限。
在保管期限上，會(huì)博通電子檔案管理軟件也同樣提供了靈活的設(shè)置機(jī)制。保管期限可以是幾天、幾周、幾個(gè)月、幾年、幾十年、永久等，適配各種類型的檔案管理要求。檔案保管期限到期之后，會(huì)博通電子檔案管理軟件，可提醒用戶進(jìn)行檔案注銷等一系列操作，非常省心。
03寫在最后
會(huì)博通擁有很強(qiáng)的開放性，支持從泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌等OA系統(tǒng)；SAP、金蝶、用友等ERP系統(tǒng)；稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等財(cái)務(wù)系統(tǒng)；微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具當(dāng)中導(dǎo)入文件、檔案、知識(shí)等相關(guān)資料。導(dǎo)入之后的信息，將存在預(yù)歸檔庫(kù)當(dāng)中，待檔案管理人員審核后，即可正式歸檔。
會(huì)博通電子檔案管理軟件不僅在規(guī)范化檔案分類、理順歸檔范圍、明確檔案保管期限上幫助組織做好歸檔工作，也為用戶朋友們提供了便利化的應(yīng)用體驗(yàn)。
會(huì)博通電子檔案管理軟件，始于1990，多年來(lái)專注于文件、檔案、知識(shí)一體化管理領(lǐng)域，形成了融合多場(chǎng)景應(yīng)用的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對(duì)大數(shù)據(jù)量、復(fù)雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內(nèi)容資料進(jìn)行合規(guī)化管控。會(huì)博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價(jià)值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價(jià)值空間，釋放組織效能。
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