文檔全生命周期是什么？

文檔全生命周期，指的是文檔從“生”——?jiǎng)?chuàng)建，經(jīng)“存”——存用，到“終”——銷毀的全過程。不同類型（如紙質(zhì)文檔和數(shù)字文檔）、不同用途（如報(bào)告文檔、技術(shù)文檔）的文檔，其所經(jīng)歷的生命周期也會(huì)有所不同。常見的文檔全生命周期，主要包括文檔的創(chuàng)建/采集、整理、歸檔、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，企事業(yè)組織中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息和文檔。這些文檔資源由不同的人員產(chǎn)生，又散布在不同的終端上，在各類系統(tǒng)和溝通軟件中流轉(zhuǎn)。

如果不對(duì)其全生命周期實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范化管理，不僅容易導(dǎo)致有價(jià)值的知識(shí)資源流失，不利于發(fā)揮文檔的最佳效用，更可能會(huì)引發(fā)信息泄露等安全問題。從這個(gè)角度來(lái)看，實(shí)施文檔全生命周期管理，同時(shí)也是在實(shí)施知識(shí)全生命周期的運(yùn)行、讓知識(shí)資源價(jià)值更大化的過程。

那么，文檔的全生命周期管理該如何實(shí)現(xiàn)呢？下面我們就以會(huì)博通綜合文檔管理系統(tǒng)為例，探究其中奧妙。

綜合文檔管理專家，智能化、系統(tǒng)化管理文檔全生命周期

創(chuàng)建/采集：會(huì)博通支持多種采集渠道與采集方法，可通過新建、掃描、上傳、導(dǎo)入等方式，對(duì)電子文檔與實(shí)體文檔進(jìn)行創(chuàng)建與采集。

分類/整理：通過會(huì)博通獨(dú)有的自定義功能，用戶可根據(jù)需求，對(duì)各層級(jí)文檔的分類架構(gòu)、目錄、屬性等進(jìn)行自定義預(yù)設(shè)。文件需按什么分類歸檔、各層級(jí)有什么目錄、需錄入哪些信息等，完全可根據(jù)用戶的需求而定。

較為常見的應(yīng)用方式是：為電子文檔預(yù)設(shè)與實(shí)體文檔存放情況一致的分類架構(gòu)。這樣一來(lái)，不僅可通過系統(tǒng)查看各類文檔，還可通過存放位置地圖功能，快速定位實(shí)體文檔位置，實(shí)施同步管理。

歸檔：會(huì)博通提供了多種歸檔方式，除了可針對(duì)文件發(fā)起專門的歸檔流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔外，還可以讓業(yè)務(wù)流程與歸檔流程形成閉環(huán)，將業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的成果文件與審批痕跡一并歸檔。實(shí)現(xiàn)文檔從創(chuàng)建到歸檔的全流程自動(dòng)化。

搜索：會(huì)博通提供了方便好用的搜索功能，不僅支持組合搜索、關(guān)鍵詞搜索、二次搜索等，還可根據(jù)搜索者權(quán)限展示搜索結(jié)果，讓文檔在安全的基礎(chǔ)上快速呈現(xiàn)在所需的人面前。

借還：如何讓文檔像借、還書一樣，經(jīng)審批快速流轉(zhuǎn)？會(huì)博通通過借還流程即可輕松實(shí)現(xiàn)。在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，借還流程的步驟、表單、審批人皆可按照用戶需求自定義設(shè)置。系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)登記借還信息，并支持歸還提醒。即實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔的利用管控，也促進(jìn)了知識(shí)的靈活流動(dòng)。

注銷：針對(duì)過期、需要銷毀的文檔，通過會(huì)博通專門的銷毀流程，即可完成單獨(dú)或批量文檔的銷毀。同時(shí)，還可創(chuàng)建銷毀庫(kù)保存已注銷的電子文檔，以便后續(xù)進(jìn)行復(fù)原、查詢。

會(huì)博通以流程化體系，串聯(lián)起文檔全生命周期

在上文中可以發(fā)現(xiàn)，會(huì)博通對(duì)于各生命周期的管理，都可通過規(guī)范化的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)。這也是會(huì)博通系統(tǒng)的一大特色：流程化的文檔全生命周期管理。

文檔、知識(shí)內(nèi)容等資源，不僅能隨流程發(fā)起而產(chǎn)生，比如在業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)用系統(tǒng)模板快速創(chuàng)建報(bào)價(jià)單等；也可以通過流程進(jìn)行協(xié)作、共享，比如通過借用流程查閱文檔，或?qū)I(yè)務(wù)所需文檔通過流程發(fā)起流轉(zhuǎn)等；還能通過流程沉淀企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)，比如通過歸檔流程，將審批痕跡與成果文件一并歸檔等。這樣一來(lái)，組織內(nèi)部的知識(shí)資源真正實(shí)現(xiàn)了“從業(yè)務(wù)中來(lái)，應(yīng)用到業(yè)務(wù)中去”，從而更好地發(fā)揮其知識(shí)效用。

會(huì)博通以多維安全管控，為文檔全生命周期提供安全防護(hù)

為了保護(hù)組織的知識(shí)資產(chǎn)安全，會(huì)博通綜合文檔管理系統(tǒng)中配置了多重安全管控措施：

細(xì)?；瘷?quán)限體系：可針對(duì)模塊、人員、操作行為、信息等進(jìn)行操作授權(quán)；文檔的查閱、利用等均需依權(quán)限而行，規(guī)范文檔管理和應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。

“黑匣子”記錄：文檔操作與變更全程，都會(huì)在系統(tǒng)留下痕跡，便于管控與追溯。

安全策略：配備了SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略，多維度為信息安全把好關(guān)。

文檔全生命周期管理的價(jià)值

借助會(huì)博通綜合文檔管理系統(tǒng)的例子可以看出，通過文檔全生命周期管理，組織可以將不同來(lái)源、不同性質(zhì)、不同用途的文檔資源整合起來(lái)，進(jìn)行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，文檔所承載的知識(shí)內(nèi)容，通過分享、整合、存儲(chǔ)、更新等知識(shí)生命周期的過程，可以更好地發(fā)揮其效用價(jià)值。這不僅有利于文檔等知識(shí)資源的整合與沉淀，更利于其在循環(huán)應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，為組織的知識(shí)生態(tài)鏈提供源源不斷的動(dòng)力，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)組織打造更強(qiáng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。