工程檔案管理是建筑企業(yè)在工程建設、維護、整理與驗收過程中不可或缺的一環(huán)。建筑工程企業(yè)具有工程量大、材料品種繁多、項目工期長、生產的流動性高等特點，還經常伴有露天和高空作業(yè)等特殊情況，受自然氣候影響大，采取技術措施多，安全生產要求高，因此，所形成的檔案資料數量級大等特定。

建筑工程行業(yè)包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、園林工程、環(huán)保工程、電力工程、道路工程等細分行業(yè)。

一、工程檔案管理如何規(guī)范化管理

1、建設工程監(jiān)理文件檔案分類

（1）按照規(guī)范分類。建設工程項目竣工后監(jiān)理單位向建設單位移交的監(jiān)理文件。對其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設單位、監(jiān)理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長期、短期。

送地方城建檔案館長期保存的監(jiān)理文件有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；監(jiān)理月報和監(jiān)理會議紀要中有關質量問題；工程開工/復工審批表、暫停令；不合格項目通知；質量事故報告及處理意見；工程竣工決算審核意見；工程延期報告及審批；合同爭議、違約報告及處理意見；合同變更材料、工程竣工總結；質量評價意見報告等。

（2）按照建設工程項目監(jiān)理部在監(jiān)理實踐中使用的監(jiān)理文件，進行分類?？梢苑譃椋汉贤募豢辈?、設計文件；監(jiān)理工作指導文件；施工工作指導文件；資質管理文件；工程進度管理文件；工程質量管理文件；工程造價管理文件；會議紀要；監(jiān)理報告；監(jiān)理工作函件；工程驗收文件；監(jiān)理日記；監(jiān)理工作總結；監(jiān)理工作記錄；建設工程管理往來函件；監(jiān)理內部文件，共17類。

（3）按監(jiān)理公司建立的檔案分類。公司內部管理文件；項目監(jiān)理管理文件；政府相關管理文件；招投標、經營管理文件；財務文件；人員管理文件；設備管理文件，共7類。

2、建設工程監(jiān)理文件檔案的歸集和整理

建設工程監(jiān)理文件檔案應由總監(jiān)理工程師負責，安排專人，在施工過程中隨時歸集，在每階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。

3、建設工程監(jiān)理文件檔案的歸檔程序

建設工程監(jiān)理文件檔案首先由項目監(jiān)理機構向監(jiān)理單位移交歸檔，監(jiān)理單位再向建設單位移交歸檔，最后由建設單位向城建檔案管理機構移交歸檔。

會博通全面規(guī)劃工程檔案管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的操作指導，包括檔案整理、分類、檔案著錄、編目、檔案數字化整理等核心業(yè)務的指導，在建設工程資料編制指導和培訓、已建設工程資料編制指導、培訓。

一、菲達建筑工程案例

工程案例：菲達建筑應用會博通系統(tǒng)，構建了企業(yè)內部的數字化“檔案館”。通過一個系統(tǒng)，全方位管理企業(yè)各類文件、檔案，至今承載項目已是數千個，各類文件、檔案數量超10萬。

（1）業(yè)務檔案：在會博通系統(tǒng)內，菲達建筑的業(yè)務模塊分為造價咨詢、全過程咨詢、招投標業(yè)務、工程咨詢四大板塊。

對于業(yè)務過程文件，通過會博通“文件管理”模塊，管理人員可以根據不同類型的文件性質，自定義新建文件管理分類。錄入時，按對應業(yè)務模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來，各業(yè)務模塊、各項目在實施過程中形成的過程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時查閱，充分把控了過程文件的完整性。

對于業(yè)務成果文件，項目結束后，檔案管理人員需對已錄入“文件管理”模塊內的電子文件，與項目實施中收繳封存的實體文件進行校對。確認無誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項目相關的所有過程文件、成果文件移動至“檔案管理”模塊中，實現(xiàn)數字檔案和實體檔案同步歸檔。同時，還可記錄實體檔案的存放地點，便于后續(xù)查找原件。

（2）綜合檔案：除了業(yè)務檔案、工程檔案以外，菲達建筑還應用會博通系統(tǒng)，進行財務檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實現(xiàn)了公司各部門檔案的規(guī)范存儲與有序應用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。

2、 標準化借還流程，賦能業(yè)務

通過會博通的借還功能，員工可依權限申請檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請、線下借閱（紙質版），亦可線上申請、線上借閱（電子版），為業(yè)務推進提供便利。

當發(fā)起借用后，系統(tǒng)會自動記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息；到期后，員工還會收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應用。

3、 細粒化權限設置，科學管控

在會博通系統(tǒng)內，菲達建筑可根據需求，為組織或個人設置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權限。

同時，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設置密級，僅擁有對應訪問權限的員工才能訪問。高度自定義化，科學管控不同人員和部門間的信息安全。