信息化大潮下，辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案正在成為檔案管理的主要方式。近年來“檔案事業(yè)”經(jīng)常被寫入政府工作報告，李克強總理指出：繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視和檔案等事業(yè)。

實現(xiàn)海量電子文件的集中存儲、長期保存和高效利用并非易事：

電子檔案分散在不同部門、不同系統(tǒng)，甚至個人電腦中，查找困難……

檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、錄入、更新依賴員工手動操作，容易產(chǎn)生錯誤……

海量電子檔案需大容量存儲并長期保存，如何防止篡改令人頭疼……

檔案文件借閱管理不規(guī)范、審批程序繁瑣，檔案利用率低……

檔案借出狀態(tài)靠excel記錄，檔案存儲詳情無法及時準確掌握……

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一、電子檔案已成為各政企單位的核心資源及重要資產(chǎn)

文檔資料承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

企業(yè)普遍會把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合，往往難以達到理想的效果。

會博通文檔管理“電子檔案管理系統(tǒng)”，直擊檔案管理痛點，切實提升企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、專業(yè)化水平。

“電子檔案管理系統(tǒng)”通過對檔案收集、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計等全過程的智能化、信息化管理，以文件為中心，實現(xiàn)一件一檔，完成從檔案管理分散雜亂到統(tǒng)一規(guī)范的轉(zhuǎn)變，將檔案管理人員從繁瑣的手工整理檔案的過程中解放出來，提高檔案管理效率，并保證檔案的安全性，為企業(yè)檔案規(guī)范管理提供有效支持。

二、電子文檔協(xié)同化管理，不再成為“額外工作量”

1、共享協(xié)同

系統(tǒng)中的任何文檔都可以發(fā)起流程流轉(zhuǎn)，如文檔共享、歸檔移交、合同草擬審批等應用。2、借閱審批

可對沒有權(quán)限應用的文檔發(fā)起借用申請，快捷實現(xiàn)審批授權(quán)閱讀，并可限定電子文檔的借出權(quán)限與時間，讓文檔流轉(zhuǎn)更為安全，易傳易收。

3、自由流程

程在流轉(zhuǎn)過程中了靈活修改或增減處理人員與步驟，亦可固化審批流程。

4、個性化模板

支持自定義設(shè)置表單與流程步驟的流程模板管理，方便實施規(guī)范化的業(yè)務(wù)審批。

5、在線編輯

文檔流轉(zhuǎn)過程中可實現(xiàn)在線編輯修改，并可記錄修改痕跡，真正實現(xiàn)電子化辦公。

6、在線預覽

可不使用第三方程序，直接在瀏覽器中預覽帶有防擴散水印的office、設(shè)計等常用格式文檔。