檔案管理工作是記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性成為人們?nèi)蘸蟛粩鄬彶楹脱芯康囊罁?jù)。充分利用好檔案，成為將來還原歷史、還給當(dāng)事人或當(dāng)事單位以公正的良好依據(jù)。企事業(yè)單位都應(yīng)該高度重視檔案的管理工作。

目前一些企事業(yè)單位的檔案管理工作還是延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式，存在很大的問題。主要有以下幾方面：

一、對檔案重視度不夠

大部分單位檔案室硬件設(shè)施配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個別單位管理體制落實不到位，對檔案的保管不夠規(guī)范，放置無序，存在遺失隱患。檔案管理員多數(shù)為兼職，對檔案管理存在應(yīng)付思想，歸檔不及時、隨意現(xiàn)象普遍存在。

二、檔案員業(yè)務(wù)不夠精通

檔案管理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)該說技術(shù)性很強?，F(xiàn)有的檔案管理人員基本沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前后人口口相傳，對檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且各個人的理解程度不一，造成歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。

三、隊伍配置不穩(wěn)定

各單位人員調(diào)動頻繁，使檔案管理隊伍不穩(wěn)定，對檔案管理的持續(xù)性造成了影響，檔案管理工作無法深入、有序開展。

四、檔案電子化程度低

目前，檔案保存以紙質(zhì)為主，很多企事業(yè)單位還沒有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。

五、手工管理費時費力

完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。

六、檢索查詢不方便

傳統(tǒng)的檢索方式是檔案人員從一本一本的目錄中，查找出所需的檔案記錄信息，然后根據(jù)上面的記錄到庫房里去找出來，過程相當(dāng)費時、費力。

七、不能形成信息網(wǎng)絡(luò)

紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了企業(yè)的工作效率。

檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、數(shù)字化、智能化、人性化的發(fā)展趨勢對當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。30多年來一直深耕檔案領(lǐng)域、緊跟時代發(fā)展步伐、不斷投入研發(fā)的會博通深知：要想在激烈的行業(yè)競爭中保持產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢，就需要在管理手段、管理方法上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工檔案管理的局限，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

會博通軟件科技的總公司紹林科技，早在1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品，歷年來已為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等上萬企事業(yè)單位部署“綜合檔案管理系統(tǒng)”，提供檔案管理信息化建設(shè)方案。

會博通通過以下八個方面來助力客戶實現(xiàn)檔案管理信息化：

一、全面自定義功能

通過自定義分類和自定義屬性，實現(xiàn)對全行業(yè)和工作場景的全覆蓋。

二、組織機構(gòu)虛擬化

  通過組織機構(gòu)虛擬化功能，可以實現(xiàn)和現(xiàn)實一致的組織架構(gòu)，可以實現(xiàn)對檔案的各個層級和各部門的檔案有序收錄和管理。

三、檔案全生命周期管理

提供檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研到鑒定注銷等全生命周期的管理功能。

四、強大的檔案管理系統(tǒng)檢索功能

  系統(tǒng)提供了非常方便的檔案查找（搜索）功能，只要輸入簡單的關(guān)鍵詞，即可依權(quán)限查找到自己所需要的檔案，并且可接受多關(guān)鍵詞條件，只要輸入一句中文句子，系統(tǒng)就會根據(jù)中文語義進行自動分詞處理。

系統(tǒng)還提供了更為復(fù)雜的組合條件查找功能，以及類自然語言查找功能，以滿足某些更為復(fù)雜的特定條件的查找。所有查找都可進行全文檢索。

五、權(quán)限管控的線上線下查閱借還功能

用戶可通過會博通，使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位文檔文件，對于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時，可發(fā)起借用流程。

六、細(xì)?；臋?quán)限管理，實現(xiàn)對檔案架構(gòu)內(nèi)容的安全管控

每一個分類或分揀都可以單獨設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對象是組織架構(gòu)中的組織或具體的用戶，能夠按照管理需要來定義授權(quán)對象訪問內(nèi)容的密級，以及可以進行的操作行為。

七、多維度的檔案保密安全機制

提供包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略，多重控險關(guān)卡，為檔案信息安全保駕護航。

會博通軟件科技作為一家高新科技企業(yè)，期待攜手更多的企事業(yè)單位，助力其實現(xiàn)檔案管理信息化，推動組織升級發(fā)展。