文檔是工程項目從0到1的重要見證，文檔管理的好壞直接影響到項目竣工的日期。因此，做好文檔管理，對于每一個工程項目來說都至關(guān)重要。有些項目負責(zé)人沒有意識到這一點，在項目開始之初就沒有做好文檔管理，結(jié)果項目進程過半時，發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)果無據(jù)可查，悔之晚矣。

有經(jīng)驗的項目負責(zé)人在項目開展之前就會吩咐采購人員，在市場上挑選出靠譜的文檔管理系統(tǒng)，以便項目開始時文檔管理人員工作能夠順利開展。

問題來了，如何才能在眾多的文檔管理系統(tǒng)中挑選出優(yōu)質(zhì)的文檔管理系統(tǒng)呢？希望這篇采購避坑指南能夠幫到你。

避坑一、遠離沒有批量處理功能的系統(tǒng)

在項目的實際運行中都不可避免會產(chǎn)生大量文檔資料，如果一個文檔管理系統(tǒng)沒有批量處理功能的話，那么后期文檔管理員在操作上需要花費大量的時間去做基礎(chǔ)的文檔管理工作。而有了批量處理功能就可以一鍵歸檔，極大地減少了文檔管理工作內(nèi)容的重復(fù)性。

避坑二、遠離沒有安全保障的系統(tǒng)

大家都知道，在工程項目中，文檔不僅是有效溝通的載體也是知識傳遞的保證。項目文檔對于項目的平衡運行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動作用。因此，采購文檔管理系統(tǒng)時就要著重考慮該系統(tǒng)的安全性，避免文檔資料外泄情況的出現(xiàn)。

會博通文檔管理系統(tǒng)，有著登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四大安全體系，全方位保障文檔資料的安全。

避坑三、遠離沒有簡單方便的搜索功能的系統(tǒng)

對于文檔，要建立一套有效的搜索機制，因為在平時的工作使用中，經(jīng)常會使用到搜索功能，通過關(guān)鍵詞搜索的方式，就可以快速找到想要的文檔資料，方便文檔的管理和使用。

如果一個系統(tǒng)沒有有效的搜索機制，那就會給后期使用者帶來操作隱患，不利于工作效率的提升。