選擇企業(yè)檔案管理軟件的5大理由，總有一個(gè)“戳”到您
2022/8/10 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 945
企業(yè)有必要進(jìn)行檔案管理嗎？為什么要進(jìn)行檔案管理？啟用一套新的系統(tǒng)是一項(xiàng)支出，還是一項(xiàng)投資？企業(yè)檔案管理軟件能帶來(lái)怎樣的回報(bào)？企業(yè)檔案是企業(yè)最為規(guī)范的企業(yè)專有知識(shí)，為了盡可能選取一套高性價(jià)比，與企業(yè)需求高度匹配的軟件系統(tǒng)，我們往往需要進(jìn)行多維度考察與評(píng)測(cè)。
會(huì)博通在三十多年的發(fā)展歷程中，接觸過(guò)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的需求對(duì)接。這些需求，多年來(lái)一直“躺”在會(huì)博通案例剖析檔案當(dāng)中。為了更清楚地為大家呈現(xiàn)“檔案管理”應(yīng)用場(chǎng)景，筆者隱掉具體企業(yè)信息，將這些痛點(diǎn)需求，拿出來(lái)給大家溜溜。
某公司研發(fā)部門經(jīng)理，在兩年前，找到會(huì)博通期望通過(guò)一套軟件系統(tǒng)，表示希望能夠?qū)崿F(xiàn)研發(fā)檔案的安全管理。技術(shù)人員在跟該經(jīng)理對(duì)接需求的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，推動(dòng)企業(yè)作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預(yù)言項(xiàng)目，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶先一個(gè)月上線。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所上線的產(chǎn)品外觀和功能與公司3月份即將上線的產(chǎn)品幾乎一模一樣，最終導(dǎo)致該預(yù)言項(xiàng)目直接“流產(chǎn)”。后來(lái)，經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案在不同的人之間轉(zhuǎn)手時(shí)被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取，比該公司搶先一步研發(fā)出產(chǎn)品，搶占了市場(chǎng)先機(jī)。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業(yè)期望通過(guò)打造個(gè)人ip來(lái)塑造企業(yè)品牌，樹立一個(gè)比較正面的企業(yè)形象，增加客戶的認(rèn)知力和信任度。但他們?cè)谡覛v史沿革的資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)非常的耗時(shí)而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關(guān)聯(lián)系，沒(méi)有建立起來(lái)，某一主題的內(nèi)容，完全不能形成體系。這一度讓該企業(yè)品牌負(fù)責(zé)人很頭大。耗時(shí)好幾個(gè)月，終于勾勒出一個(gè)大概的形象之后，該公司市場(chǎng)負(fù)責(zé)人覺(jué)得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長(zhǎng)期永續(xù)的發(fā)展，得從現(xiàn)在開始積累內(nèi)容才行，于是乎他們找到了會(huì)博通。
不少企業(yè)都是因?yàn)橛龅搅四硞€(gè)具體問(wèn)題，才意識(shí)到構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)必要性。事實(shí)上，檔案管理發(fā)生在企業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內(nèi)容就越多。這些內(nèi)容，在企業(yè)后續(xù)的運(yùn)營(yíng)管理中，能起到的保障、輔助價(jià)值就越大。
從更全面的角度說(shuō)，選擇企業(yè)檔案管理軟件一般有5個(gè)必要性。
01企業(yè)檔案是重要的憑證和依據(jù)
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄者，同時(shí)也是企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展的參考材料和依據(jù)。完備豐富的企業(yè)檔案對(duì)宣傳企業(yè)具有很強(qiáng)的說(shuō)服力。檔案資料的齊全、準(zhǔn)確為企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)有力的支撐。
02企業(yè)檔案具有重要的存史作用
企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容廣泛，能夠較全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反應(yīng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創(chuàng)作材料作為輔助說(shuō)明，為企業(yè)編史修志奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
03企業(yè)檔案具有服務(wù)生產(chǎn)建設(shè)的作用
在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用。科技檔案是企業(yè)應(yīng)有的科技儲(chǔ)備。企業(yè)擁有豐富的科技檔案，標(biāo)志著企業(yè)具有雄厚的科技資源，企業(yè)的發(fā)展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)，就可以有序、高效地推進(jìn)；通過(guò)檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業(yè)創(chuàng)造收益和利潤(rùn)作出直接貢獻(xiàn)。
04企業(yè)檔案是決策生產(chǎn)指導(dǎo)的依據(jù)
檔案詳細(xì)地記錄了企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)人任免、企業(yè)規(guī)模、人員構(gòu)成、生產(chǎn)任務(wù)的完場(chǎng)情況等，能夠較為全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反應(yīng)企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，這也是企業(yè)管理者了解方針政策和上級(jí)知識(shí)的憑證材料，是熟悉情況、制定計(jì)劃、總結(jié)工作、處理問(wèn)題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量。
05企業(yè)檔案是展示企業(yè)形象的載體
記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊(yùn)，對(duì)鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的榮譽(yù)感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)檔案作為依據(jù)，同時(shí)企業(yè)文化也需要企業(yè)檔案去傳播。檔案管理系統(tǒng)建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案價(jià)值，達(dá)到真正的資源共享，使企業(yè)成為知識(shí)型、學(xué)習(xí)型組織。
“要是早一點(diǎn)意識(shí)到要裝企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就好了”，偶爾會(huì)聽到不少企業(yè)由于缺乏檔案而出現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理困難時(shí)，會(huì)發(fā)出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點(diǎn)像，“種一棵樹最好的時(shí)間是十年前，而后是現(xiàn)在”。
會(huì)博通在三十多年的發(fā)展歷程中，接觸過(guò)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的需求對(duì)接。這些需求，多年來(lái)一直“躺”在會(huì)博通案例剖析檔案當(dāng)中。為了更清楚地為大家呈現(xiàn)“檔案管理”應(yīng)用場(chǎng)景，筆者隱掉具體企業(yè)信息，將這些痛點(diǎn)需求，拿出來(lái)給大家溜溜。
某公司研發(fā)部門經(jīng)理，在兩年前，找到會(huì)博通期望通過(guò)一套軟件系統(tǒng)，表示希望能夠?qū)崿F(xiàn)研發(fā)檔案的安全管理。技術(shù)人員在跟該經(jīng)理對(duì)接需求的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，推動(dòng)企業(yè)作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預(yù)言項(xiàng)目，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶先一個(gè)月上線。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所上線的產(chǎn)品外觀和功能與公司3月份即將上線的產(chǎn)品幾乎一模一樣，最終導(dǎo)致該預(yù)言項(xiàng)目直接“流產(chǎn)”。后來(lái)，經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案在不同的人之間轉(zhuǎn)手時(shí)被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取，比該公司搶先一步研發(fā)出產(chǎn)品，搶占了市場(chǎng)先機(jī)。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業(yè)期望通過(guò)打造個(gè)人ip來(lái)塑造企業(yè)品牌，樹立一個(gè)比較正面的企業(yè)形象，增加客戶的認(rèn)知力和信任度。但他們?cè)谡覛v史沿革的資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)非常的耗時(shí)而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關(guān)聯(lián)系，沒(méi)有建立起來(lái)，某一主題的內(nèi)容，完全不能形成體系。這一度讓該企業(yè)品牌負(fù)責(zé)人很頭大。耗時(shí)好幾個(gè)月，終于勾勒出一個(gè)大概的形象之后，該公司市場(chǎng)負(fù)責(zé)人覺(jué)得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長(zhǎng)期永續(xù)的發(fā)展，得從現(xiàn)在開始積累內(nèi)容才行，于是乎他們找到了會(huì)博通。
不少企業(yè)都是因?yàn)橛龅搅四硞€(gè)具體問(wèn)題，才意識(shí)到構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)必要性。事實(shí)上，檔案管理發(fā)生在企業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內(nèi)容就越多。這些內(nèi)容，在企業(yè)后續(xù)的運(yùn)營(yíng)管理中，能起到的保障、輔助價(jià)值就越大。
從更全面的角度說(shuō)，選擇企業(yè)檔案管理軟件一般有5個(gè)必要性。
01企業(yè)檔案是重要的憑證和依據(jù)
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄者，同時(shí)也是企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展的參考材料和依據(jù)。完備豐富的企業(yè)檔案對(duì)宣傳企業(yè)具有很強(qiáng)的說(shuō)服力。檔案資料的齊全、準(zhǔn)確為企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)有力的支撐。
02企業(yè)檔案具有重要的存史作用
企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容廣泛，能夠較全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反應(yīng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，詳細(xì)記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創(chuàng)作材料作為輔助說(shuō)明，為企業(yè)編史修志奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
03企業(yè)檔案具有服務(wù)生產(chǎn)建設(shè)的作用
在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用。科技檔案是企業(yè)應(yīng)有的科技儲(chǔ)備。企業(yè)擁有豐富的科技檔案，標(biāo)志著企業(yè)具有雄厚的科技資源，企業(yè)的發(fā)展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)，就可以有序、高效地推進(jìn)；通過(guò)檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業(yè)創(chuàng)造收益和利潤(rùn)作出直接貢獻(xiàn)。
04企業(yè)檔案是決策生產(chǎn)指導(dǎo)的依據(jù)
檔案詳細(xì)地記錄了企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)人任免、企業(yè)規(guī)模、人員構(gòu)成、生產(chǎn)任務(wù)的完場(chǎng)情況等，能夠較為全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反應(yīng)企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，這也是企業(yè)管理者了解方針政策和上級(jí)知識(shí)的憑證材料，是熟悉情況、制定計(jì)劃、總結(jié)工作、處理問(wèn)題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量。
05企業(yè)檔案是展示企業(yè)形象的載體
記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊(yùn)，對(duì)鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的榮譽(yù)感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)檔案作為依據(jù)，同時(shí)企業(yè)文化也需要企業(yè)檔案去傳播。檔案管理系統(tǒng)建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案價(jià)值，達(dá)到真正的資源共享，使企業(yè)成為知識(shí)型、學(xué)習(xí)型組織。
“要是早一點(diǎn)意識(shí)到要裝企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就好了”，偶爾會(huì)聽到不少企業(yè)由于缺乏檔案而出現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理困難時(shí)，會(huì)發(fā)出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點(diǎn)像，“種一棵樹最好的時(shí)間是十年前，而后是現(xiàn)在”。
會(huì)博通堅(jiān)信，一個(gè)向上發(fā)展的企業(yè)，長(zhǎng)期主義導(dǎo)向必不可少。近些年，會(huì)博通一步一個(gè)腳印，將更多的檔案管理應(yīng)用與企業(yè)需求進(jìn)行了深度結(jié)合，打造了無(wú)數(shù)經(jīng)典的企業(yè)實(shí)戰(zhàn)案例。未來(lái)，會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)將不斷與更多優(yōu)質(zhì)的企業(yè)攜手共贏、向上成長(zhǎng)，期待與您相伴、相遇。
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