呼和浩特市完成黃河專(zhuān)題檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)！檔案專(zhuān)題匯編究竟如何做？
2022/8/31 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 752
據(jù)中國(guó)檔案報(bào)8月25日消息，近日，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館順利完成轄區(qū)內(nèi)黃河專(zhuān)題檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。
此項(xiàng)工作歷時(shí)4個(gè)月，市檔案館經(jīng)過(guò)調(diào)查摸底、收集整理，共梳理匯總黃河專(zhuān)題檔案目錄557條。全文數(shù)據(jù)庫(kù)包括新中國(guó)成立前文書(shū)檔案4件，新中國(guó)成立后文書(shū)檔案542件、傳統(tǒng)照片5張、數(shù)碼照片4組71張、實(shí)物2件，共計(jì)624件。
什么是檔案專(zhuān)題？如何做好檔案專(zhuān)題？檔案專(zhuān)題匯編可以產(chǎn)生怎樣的價(jià)值？本期內(nèi)容，筆者跟大家分享檔案專(zhuān)題匯編相關(guān)干貨。
01什么是檔案專(zhuān)題匯編？
檔案專(zhuān)題匯編是指將不同時(shí)期集中反應(yīng)同一問(wèn)題的一組若干文件經(jīng)過(guò)復(fù)印或掃描匯集而成的一種選編成冊(cè)的檔案編研的成果。檔案專(zhuān)題匯編解決了統(tǒng)一問(wèn)題需要若干文件利用上的不便問(wèn)題，有利于提高檔案利用效果。
02如何做好檔案專(zhuān)題匯編？
1）檔案專(zhuān)題匯編考驗(yàn)的是檔案工作人員的綜合能力
在執(zhí)行檔案專(zhuān)題匯編工作的過(guò)程中，檔案管理員需要對(duì)如何匯編、哪些問(wèn)題需要匯編、何時(shí)匯編、匯編的利用率、利用效果等問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)籌把控。在明確匯編必要性后，還必須結(jié)合發(fā)展需求進(jìn)行全面綜合考量，也就是說(shuō)要具有前瞻性和全局性。
某學(xué)校針對(duì)學(xué)校發(fā)展需求，就相繼匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學(xué)生管理文件匯編》、《生源地招生情況統(tǒng)計(jì)》、《校內(nèi)機(jī)制構(gòu)建與實(shí)施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革文件摘要匯編》、《專(zhuān)業(yè)建設(shè)的文件匯編》、《學(xué)校60周年大事記匯編》。這些專(zhuān)題檔案匯編，可為各類(lèi)評(píng)估提供有效的原始佐證材料，提高評(píng)估材料組的工作效率。
2）做好檔案專(zhuān)題匯編需要檔案人員具有預(yù)見(jiàn)性
在日常的檔案管理工作中，職能部門(mén)會(huì)定期將具有查考使用價(jià)值的各種文件材料經(jīng)過(guò)立卷歸檔移交到檔案館/數(shù)字檔案館進(jìn)行集中保管。為了避免利用時(shí)的慌亂，檔案管理人員要主動(dòng)篩選匯編材料、把能體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)利用效果的重要文件、統(tǒng)一問(wèn)題跨年度的重大文件材料等進(jìn)行復(fù)印或掃描備份。
把分散、跨年度的統(tǒng)一問(wèn)題材料梳理、匯集、整理，使重要檔案由無(wú)序變?yōu)橛行?，由分散變?yōu)榧?，由被?dòng)利用變?yōu)橹鲃?dòng)提供，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)教學(xué)的主動(dòng)性與針對(duì)性。
03專(zhuān)題檔案有怎樣的利用價(jià)值？
1）提供有效的決策依據(jù)
檔案準(zhǔn)提匯編總結(jié)、記錄著社會(huì)或機(jī)構(gòu)運(yùn)作的完整信息、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案需求者提供所需信息，提高檔案信息材料獲取的查全率。決策者可以從專(zhuān)題匯編里提煉出需要關(guān)注的點(diǎn)，并進(jìn)行客觀、深入剖析，并有針對(duì)性提出對(duì)策和建議。
2）可為工作開(kāi)展提供指引
檔案專(zhuān)題匯編作為檔案工作的篩選和提煉，可為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供方向指引。對(duì)于各項(xiàng)檢查，專(zhuān)家組成員可以根據(jù)匯編材料對(duì)企事業(yè)單位的工作進(jìn)行直觀、完整、清晰地了解。企事業(yè)單位的各階段取得的進(jìn)展也能全面地體現(xiàn)和有效地佐證。
3）提供連續(xù)的制度化管理
檔案專(zhuān)題匯編是檔案管理成果和貢獻(xiàn)的凝聚，有利于、形成統(tǒng)一的、系統(tǒng)的體系，可推動(dòng)制度化管理朝承前啟后的良性方向發(fā)展。對(duì)于企事業(yè)單位而言，通過(guò)專(zhuān)題匯編，企業(yè)成員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔斜容^清晰的認(rèn)識(shí)，能夠從統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確努力的方向。
檔案專(zhuān)題匯編解決了同一問(wèn)題需要查閱若干文件利用上存在的模糊問(wèn)題、查全率不確定等問(wèn)題，確保了檔案利用的完整性、及時(shí)性和有效性，提高了檔案利用效果。
會(huì)博通為提高檔案匯編效率，也為用戶提供了一系列的功能，比如我們最常提到的關(guān)聯(lián)文檔。使用關(guān)聯(lián)文檔功能，您可以在任何一個(gè)文檔下添加與之關(guān)聯(lián)的文檔，形成一個(gè)文檔組。文檔組建好之后，只要你搜索其中任何一個(gè)文檔，與之相關(guān)聯(lián)的文檔也會(huì)以相關(guān)的形式進(jìn)行展現(xiàn)。文件、檔案以這樣一種相互關(guān)聯(lián)的方式展現(xiàn)，可以極大地提高我們利用檔案的效率。
專(zhuān)題化是檔案管理、知識(shí)管理很重要的一個(gè)內(nèi)容。隨著內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館轄區(qū)內(nèi)黃河專(zhuān)題檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的完成，越來(lái)越多的專(zhuān)題檔案也會(huì)并且正在根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求而建立，檔案助力社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程正在加速。會(huì)博通也處于這場(chǎng)加速戰(zhàn)中，我們將站好檔案軟件服務(wù)商生態(tài)位，推動(dòng)社會(huì)向更遼闊、專(zhuān)精的運(yùn)轉(zhuǎn)模式進(jìn)階。
參考資料：《淺談檔案專(zhuān)題匯編及利用效果》
此項(xiàng)工作歷時(shí)4個(gè)月，市檔案館經(jīng)過(guò)調(diào)查摸底、收集整理，共梳理匯總黃河專(zhuān)題檔案目錄557條。全文數(shù)據(jù)庫(kù)包括新中國(guó)成立前文書(shū)檔案4件，新中國(guó)成立后文書(shū)檔案542件、傳統(tǒng)照片5張、數(shù)碼照片4組71張、實(shí)物2件，共計(jì)624件。
什么是檔案專(zhuān)題？如何做好檔案專(zhuān)題？檔案專(zhuān)題匯編可以產(chǎn)生怎樣的價(jià)值？本期內(nèi)容，筆者跟大家分享檔案專(zhuān)題匯編相關(guān)干貨。
01什么是檔案專(zhuān)題匯編？
檔案專(zhuān)題匯編是指將不同時(shí)期集中反應(yīng)同一問(wèn)題的一組若干文件經(jīng)過(guò)復(fù)印或掃描匯集而成的一種選編成冊(cè)的檔案編研的成果。檔案專(zhuān)題匯編解決了統(tǒng)一問(wèn)題需要若干文件利用上的不便問(wèn)題，有利于提高檔案利用效果。
02如何做好檔案專(zhuān)題匯編？
1）檔案專(zhuān)題匯編考驗(yàn)的是檔案工作人員的綜合能力
在執(zhí)行檔案專(zhuān)題匯編工作的過(guò)程中，檔案管理員需要對(duì)如何匯編、哪些問(wèn)題需要匯編、何時(shí)匯編、匯編的利用率、利用效果等問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)籌把控。在明確匯編必要性后，還必須結(jié)合發(fā)展需求進(jìn)行全面綜合考量，也就是說(shuō)要具有前瞻性和全局性。
某學(xué)校針對(duì)學(xué)校發(fā)展需求，就相繼匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學(xué)生管理文件匯編》、《生源地招生情況統(tǒng)計(jì)》、《校內(nèi)機(jī)制構(gòu)建與實(shí)施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革文件摘要匯編》、《專(zhuān)業(yè)建設(shè)的文件匯編》、《學(xué)校60周年大事記匯編》。這些專(zhuān)題檔案匯編，可為各類(lèi)評(píng)估提供有效的原始佐證材料，提高評(píng)估材料組的工作效率。
2）做好檔案專(zhuān)題匯編需要檔案人員具有預(yù)見(jiàn)性
在日常的檔案管理工作中，職能部門(mén)會(huì)定期將具有查考使用價(jià)值的各種文件材料經(jīng)過(guò)立卷歸檔移交到檔案館/數(shù)字檔案館進(jìn)行集中保管。為了避免利用時(shí)的慌亂，檔案管理人員要主動(dòng)篩選匯編材料、把能體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)利用效果的重要文件、統(tǒng)一問(wèn)題跨年度的重大文件材料等進(jìn)行復(fù)印或掃描備份。
把分散、跨年度的統(tǒng)一問(wèn)題材料梳理、匯集、整理，使重要檔案由無(wú)序變?yōu)橛行?，由分散變?yōu)榧?，由被?dòng)利用變?yōu)橹鲃?dòng)提供，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)教學(xué)的主動(dòng)性與針對(duì)性。
03專(zhuān)題檔案有怎樣的利用價(jià)值？
1）提供有效的決策依據(jù)
檔案準(zhǔn)提匯編總結(jié)、記錄著社會(huì)或機(jī)構(gòu)運(yùn)作的完整信息、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案需求者提供所需信息，提高檔案信息材料獲取的查全率。決策者可以從專(zhuān)題匯編里提煉出需要關(guān)注的點(diǎn)，并進(jìn)行客觀、深入剖析，并有針對(duì)性提出對(duì)策和建議。
2）可為工作開(kāi)展提供指引
檔案專(zhuān)題匯編作為檔案工作的篩選和提煉，可為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供方向指引。對(duì)于各項(xiàng)檢查，專(zhuān)家組成員可以根據(jù)匯編材料對(duì)企事業(yè)單位的工作進(jìn)行直觀、完整、清晰地了解。企事業(yè)單位的各階段取得的進(jìn)展也能全面地體現(xiàn)和有效地佐證。
3）提供連續(xù)的制度化管理
檔案專(zhuān)題匯編是檔案管理成果和貢獻(xiàn)的凝聚，有利于、形成統(tǒng)一的、系統(tǒng)的體系，可推動(dòng)制度化管理朝承前啟后的良性方向發(fā)展。對(duì)于企事業(yè)單位而言，通過(guò)專(zhuān)題匯編，企業(yè)成員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔斜容^清晰的認(rèn)識(shí)，能夠從統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中明確努力的方向。
檔案專(zhuān)題匯編解決了同一問(wèn)題需要查閱若干文件利用上存在的模糊問(wèn)題、查全率不確定等問(wèn)題，確保了檔案利用的完整性、及時(shí)性和有效性，提高了檔案利用效果。
會(huì)博通為提高檔案匯編效率，也為用戶提供了一系列的功能，比如我們最常提到的關(guān)聯(lián)文檔。使用關(guān)聯(lián)文檔功能，您可以在任何一個(gè)文檔下添加與之關(guān)聯(lián)的文檔，形成一個(gè)文檔組。文檔組建好之后，只要你搜索其中任何一個(gè)文檔，與之相關(guān)聯(lián)的文檔也會(huì)以相關(guān)的形式進(jìn)行展現(xiàn)。文件、檔案以這樣一種相互關(guān)聯(lián)的方式展現(xiàn)，可以極大地提高我們利用檔案的效率。
專(zhuān)題化是檔案管理、知識(shí)管理很重要的一個(gè)內(nèi)容。隨著內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市檔案館轄區(qū)內(nèi)黃河專(zhuān)題檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的完成，越來(lái)越多的專(zhuān)題檔案也會(huì)并且正在根據(jù)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求而建立，檔案助力社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程正在加速。會(huì)博通也處于這場(chǎng)加速戰(zhàn)中，我們將站好檔案軟件服務(wù)商生態(tài)位，推動(dòng)社會(huì)向更遼闊、專(zhuān)精的運(yùn)轉(zhuǎn)模式進(jìn)階。
參考資料：《淺談檔案專(zhuān)題匯編及利用效果》
推薦閱讀：
醫(yī)院合同檔案管理如何做？4個(gè)具體做法，可直接套用！
切記！做好建設(shè)工程檔案管理？這4點(diǎn)該重點(diǎn)思考
國(guó)產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)“達(dá)夢(mèng)數(shù)據(jù)”沖刺IPO! 檔案管理軟件國(guó)產(chǎn)化適配現(xiàn)狀如何？
公司新聞
最新案例
免責(zé)聲明：部分文章信息來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)友投稿，本網(wǎng)站只負(fù)責(zé)對(duì)文章進(jìn)行整理、排版、編輯，是出于傳遞更多信息之目的，并不意味著贊同其觀點(diǎn)或證實(shí)其內(nèi)容的真實(shí)性，如本站文章和轉(zhuǎn)稿涉及版權(quán)等問(wèn)題，請(qǐng)作者在及時(shí)聯(lián)系本站，我們會(huì)盡快處理。
更多資訊