文檔管理系統(tǒng)：實(shí)時(shí)監(jiān)控文檔操作痕跡，文檔管理更安全！
2022/9/5 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 743
在企業(yè)文檔管理工作中，你是否常常擔(dān)心保密性的財(cái)務(wù)文檔容易泄密丟失、技術(shù)型文檔容易遭盜竊、員工離職帶走企業(yè)內(nèi)部重要文檔？在以知識(shí)構(gòu)建企業(yè)壁壘的時(shí)代，企業(yè)文檔安全管理非常重要，如何構(gòu)筑更為安全的文檔管控環(huán)境，成為大家普遍關(guān)注的話題。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲(chǔ)備份恢復(fù)、權(quán)限控制、IP限制安全策略、機(jī)器指紋、放擴(kuò)散水印、數(shù)字證書、登錄安全、網(wǎng)絡(luò)加密傳輸?shù)取?/span>
以上方式能夠有效保障文檔存儲(chǔ)、利用安全。在此基礎(chǔ)上，能否再讓文檔安全管控更進(jìn)一步？除慣常的安全保障應(yīng)用外，會(huì)博通為用戶補(bǔ)充了實(shí)時(shí)監(jiān)控功能。通過該功能，系統(tǒng)管理員可隨時(shí)查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細(xì)微之處保障企業(yè)文檔安全。
01實(shí)時(shí)監(jiān)控用戶登入登出情況
會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)記錄用戶登入、登出的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。顯示內(nèi)容包括用戶登入登出的IP，實(shí)際地址，時(shí)間和設(shè)備信息等。通過該功能，系統(tǒng)管理人員除了可隨時(shí)查看用戶登錄情況，并將查詢結(jié)果導(dǎo)出到Excel 文件當(dāng)中，作為各項(xiàng)泄密糾紛的追溯證據(jù)。
除單個(gè)用戶登錄記錄外，系統(tǒng)還提供用戶登錄情況統(tǒng)計(jì)查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時(shí)間段進(jìn)行用戶登錄情況統(tǒng)計(jì)。
02實(shí)時(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況
在會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)當(dāng)中，流程的監(jiān)控對象是組織與用戶，流程監(jiān)控時(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口顯示的是所所選定的組織分支節(jié)點(diǎn)所有用戶的實(shí)時(shí)操作情況，而其它的統(tǒng)計(jì)匯總圖則是針對整個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫而言的。
組織架構(gòu)是業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控對象，即按組織架構(gòu)和用戶監(jiān)控流程的執(zhí)行情況，包括流程處理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、流程單匯總、按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)流程單信息、統(tǒng)計(jì)流程參與情況信息等。選擇組織架構(gòu)上的某一個(gè)分支節(jié)點(diǎn)，可實(shí)時(shí)監(jiān)控該節(jié)點(diǎn)所有用戶的業(yè)務(wù)流程處理情況。
與組織架構(gòu)聯(lián)動(dòng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控所選定的組織架構(gòu)分支節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)流程處理操作情況，未選定節(jié)點(diǎn)時(shí)，監(jiān)控整個(gè)數(shù)據(jù)庫。
03應(yīng)用操作信息監(jiān)控
應(yīng)用操作信息，是指對知識(shí)框架上的類型與具體信息的創(chuàng)建、修改與管理操作，其監(jiān)控的對象是知識(shí)框架上的選定節(jié)點(diǎn)。對應(yīng)用的監(jiān)控頁面，包括知識(shí)框架、實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口，以及管理對象（大類）的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。
在知識(shí)框架上，選定一個(gè)分支節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控該分支節(jié)點(diǎn)的操作情況。未選定分支節(jié)點(diǎn)時(shí)，表示對整個(gè)知識(shí)框架的操作進(jìn)行監(jiān)控；實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口是與知識(shí)框架聯(lián)動(dòng)的，點(diǎn)選知識(shí)框架上的節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口顯示的就是用戶對于該知識(shí)分支的操作情況；應(yīng)用操作統(tǒng)計(jì)，即管理對象（大類）統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括各大類的類型數(shù)量、文件夾數(shù)量、案卷數(shù)量、文件條目總數(shù)和容量等。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲(chǔ)備份恢復(fù)、權(quán)限控制、IP限制安全策略、機(jī)器指紋、放擴(kuò)散水印、數(shù)字證書、登錄安全、網(wǎng)絡(luò)加密傳輸?shù)取?/span>
以上方式能夠有效保障文檔存儲(chǔ)、利用安全。在此基礎(chǔ)上，能否再讓文檔安全管控更進(jìn)一步？除慣常的安全保障應(yīng)用外，會(huì)博通為用戶補(bǔ)充了實(shí)時(shí)監(jiān)控功能。通過該功能，系統(tǒng)管理員可隨時(shí)查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細(xì)微之處保障企業(yè)文檔安全。
01實(shí)時(shí)監(jiān)控用戶登入登出情況
會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)記錄用戶登入、登出的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。顯示內(nèi)容包括用戶登入登出的IP，實(shí)際地址，時(shí)間和設(shè)備信息等。通過該功能，系統(tǒng)管理人員除了可隨時(shí)查看用戶登錄情況，并將查詢結(jié)果導(dǎo)出到Excel 文件當(dāng)中，作為各項(xiàng)泄密糾紛的追溯證據(jù)。
除單個(gè)用戶登錄記錄外，系統(tǒng)還提供用戶登錄情況統(tǒng)計(jì)查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時(shí)間段進(jìn)行用戶登錄情況統(tǒng)計(jì)。
02實(shí)時(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況
在會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)當(dāng)中，流程的監(jiān)控對象是組織與用戶，流程監(jiān)控時(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口顯示的是所所選定的組織分支節(jié)點(diǎn)所有用戶的實(shí)時(shí)操作情況，而其它的統(tǒng)計(jì)匯總圖則是針對整個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫而言的。
組織架構(gòu)是業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控對象，即按組織架構(gòu)和用戶監(jiān)控流程的執(zhí)行情況，包括流程處理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、流程單匯總、按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)流程單信息、統(tǒng)計(jì)流程參與情況信息等。選擇組織架構(gòu)上的某一個(gè)分支節(jié)點(diǎn)，可實(shí)時(shí)監(jiān)控該節(jié)點(diǎn)所有用戶的業(yè)務(wù)流程處理情況。
與組織架構(gòu)聯(lián)動(dòng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控所選定的組織架構(gòu)分支節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)流程處理操作情況，未選定節(jié)點(diǎn)時(shí)，監(jiān)控整個(gè)數(shù)據(jù)庫。
03應(yīng)用操作信息監(jiān)控
應(yīng)用操作信息，是指對知識(shí)框架上的類型與具體信息的創(chuàng)建、修改與管理操作，其監(jiān)控的對象是知識(shí)框架上的選定節(jié)點(diǎn)。對應(yīng)用的監(jiān)控頁面，包括知識(shí)框架、實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口，以及管理對象（大類）的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。
在知識(shí)框架上，選定一個(gè)分支節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控該分支節(jié)點(diǎn)的操作情況。未選定分支節(jié)點(diǎn)時(shí)，表示對整個(gè)知識(shí)框架的操作進(jìn)行監(jiān)控；實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口是與知識(shí)框架聯(lián)動(dòng)的，點(diǎn)選知識(shí)框架上的節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控窗口顯示的就是用戶對于該知識(shí)分支的操作情況；應(yīng)用操作統(tǒng)計(jì)，即管理對象（大類）統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括各大類的類型數(shù)量、文件夾數(shù)量、案卷數(shù)量、文件條目總數(shù)和容量等。
企業(yè)文檔安全與企業(yè)成長發(fā)展息息相關(guān)，會(huì)博通希望通過工具軟件，能夠幫助切實(shí)、全面地保障文檔安全。
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