檔案數(shù)字化是什么？如何實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理？
2022/9/30 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 752
隨著新檔案法的頒布，大家都在談論檔案數(shù)字化，積極同推進檔案數(shù)字化建設。你了解檔案數(shù)字化的真正含義嗎？是否清晰檔案數(shù)字化如何構建？本期內(nèi)容，小編從就從這兩個方面，跟大家分享檔案數(shù)字化的干貨知識。
01什么是檔案數(shù)字化？
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。
02如何實現(xiàn)檔案數(shù)字化？
1）檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權，單位內(nèi)部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。
2）檔案數(shù)字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。
3）檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權;閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
03會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
1）數(shù)字化檔案全生命周期管理：會博通系統(tǒng)打通了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、鑒賞的全過程，確保檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄，有效流通。通過一個系統(tǒng)，實現(xiàn)實體紙質檔案及數(shù)字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理，不同類型、不同性質的檔案都能按照需求有序歸檔，清晰分類，檔案管理的效率大幅提升。
2）多端登錄，檔案快速采集：會博通檔案管理系統(tǒng)同時支持PC端、安卓、ios等多端口接入，只要擁有網(wǎng)絡條件，不論什么時間、在哪里，都可以非常方便地進入到系統(tǒng)中，執(zhí)行系統(tǒng)提供的一切操作。此外，會博通為實現(xiàn)檔案的100%歸檔，利用多種專用接口，實現(xiàn)了會博通與OA、ERP、財務等各種業(yè)務系統(tǒng)，以及微信、釘釘、云之家等即時通訊工具的連接，很好地將第三方存儲在以上這些應用中的文件進行歸檔存儲。
3）面向對象的數(shù)字化檔案借閱：會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)國家檔案管理規(guī)范、金融檔案管理標準，提供不限層級的檔案管理分類，每一個分類可單獨授權訪問密級，及對其的操作權限。設置完成后，系統(tǒng)用戶不用專門與檔案管理員直接對接，就可以根據(jù)業(yè)務需求，自主借閱、調用所需檔案。同時，為方便檔案分享、傳遞，會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對文檔、物品、資產(chǎn)自動配置了二維碼、電子標簽，通過分享電子條碼，可實現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作，檔案的流通效率更高。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用?！缎聶n案法》正式實施已經(jīng)有一段時間，在這期間會博通相繼承接了廣州工控、佛山工控等大型數(shù)字化檔案管理項目，未來我們將繼續(xù)在檔案數(shù)字化業(yè)務深耕，攜手更多企業(yè)，讓檔案為組織、為社會創(chuàng)造更大價值。
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