關(guān)于用檔案管理軟件進行檔案著錄,許多朋友會咨詢道:
檔案數(shù)據(jù)著錄時,能確保著錄項完整、準確嗎?
如何為不同類型檔案設定著錄項?是否支持自定義設置?
如何快速設置著錄項?可以批量編輯嗎?……
不同組織的檔案類型多樣,檔案資料的屬性也不盡相同。在進行檔案著錄時,標準的著錄項模板往往無法涵蓋所有細節(jié),這時,自定義檔案著錄項的功能就顯得尤為重要。
今天,我們就通過會博通檔案管理系統(tǒng)的自定義屬性功能,來介紹如何進行著錄項的精細化、個性化設置。
依管理需求自定義檔案屬性
會博通系統(tǒng)支持自定義屬性,通過標準屬性與附加屬性的組合,用戶可根據(jù)管理邏輯,來設定和實施個性化的檔案著錄方案,從而確保檔案著錄數(shù)據(jù)的完整、準確。
并且,對于常用但無法通過標準屬性全面描述特征的檔案類型,如合同檔案、會計檔案等,還可通過設定和套用附加屬性模板,來減少重復定義屬性的工作量,提高檔案工作效率。
接下來,我們就從新建文件/案卷等場景入手,來看看如何進行檔案屬性設置。
1、新建文件/案卷
會博通系統(tǒng)提供了多種新建文件的方式,支持實體與電子檔案的錄入。在文件夾最底層,點擊菜單欄[新建]-[文件],即會彈出多種新建方式。
以較常用的批量新建為例,在新建頁面即可快速新增并錄入文件的基本信息,勾選“新增時自動繼承”選項,還可自動繼承上一條屬性內(nèi)容,省卻了重復手工錄入。
新增條目完成后,如需修改檔案屬性,選中檔案條目并點擊菜單欄的[屬性]工具,即可進入屬性設置界面。
屬性界面展示了標準屬性與附加屬性,下面我們將逐一來看看。
標準屬性
參照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-2022)以及相關(guān)標準規(guī)范,會博通為不同檔案類型預設了各自的通用標準屬性。應用標準化分類模板時,系統(tǒng)會一并繼承檔案屬性設置,相當于部署完直接即可用,可以非常高效地開展標準化管理。
比如,文書檔案的標準屬性包括件號、文號、責任者、題名、文件日期、頁數(shù)、密級等;合同檔案的標準屬性包括序號、合同編號、責任者、題名、合同簽訂日期、合同金額等。
通過右上角工具欄的調(diào)整屬性顯示功能,可按照使用習慣調(diào)整顯示方式,如將標準屬性和附加屬性合并顯示、設置屬性顯示名稱、排列順序、對齊方式等。
附加屬性
當標準信息無法全面、準確地描述檔案內(nèi)容與形式特征時,通過系統(tǒng)強大而靈活的附加屬性,可以靈活補足。在會博通檔案系統(tǒng)中,每一條信息/文檔都可以有獨立的附加屬性。
附加屬性的調(diào)整非常方便。在屬性界面,可直接調(diào)整本條目的附加屬性,進行屬性信息的增刪、修改信息、拖動調(diào)整順序等;也可直接套用已有的附加屬性模板。
管理人員或技術(shù)工程師在[綜合知識管理]模塊中,可對附加屬性模板進行預設和修改,以供檔案人員套用,滿足規(guī)范化管理需求。
2、設置文件夾屬性
工作中常常需要批量處理,那么如何對多份文件,如整個文件夾、整個分類層級的文件進行屬性設置?
應用會博通系統(tǒng),不僅可對單份文件進行屬性設置,還可針對各層級文件夾進行屬性設置。選中所需文件夾,在左側(cè)菜單欄中選擇[屬性],即可進入屬性設置界面。
一般來說,文件夾屬性涉及到多個層級或多份文件,更適合在新增或構(gòu)建新分類層級時進行調(diào)整,在設定完成后即不宜大幅改動。
通過標準屬性、附加屬性及附加屬性模板的靈活應用,無需二次開發(fā),不同組織可靈活打造符合管理習慣、著錄項完整的檔案信息,以實現(xiàn)規(guī)范化、精細化的檔案管理。
除了以上介紹的屬性自定義,會博通檔案管理系統(tǒng)中還具有分類架構(gòu)自定義、檔案表格自定義、權(quán)限體系自定義等特色,歡迎關(guān)注會博通,小博將持續(xù)為大家分享!
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