山東省各地加強(qiáng)省中小學(xué)校檔案工作，主要是為了提高檔案管理水，可以實現(xiàn)更好的教育與改革與發(fā)展服務(wù)，有助于培養(yǎng)人才，因此，山東省很多高校、中小學(xué)校紛紛緊跟時代發(fā)展，采用學(xué)校檔案管理系統(tǒng)作為檔案管理工具來推動落實并規(guī)范工作。

         眾所周知，學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是一個可以衡量教育質(zhì)量與管理水平的重要標(biāo)志。因此，各級教育行政部門與學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃與工作計劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。校擋案工作實行“四同步”管理。即在布置、檢查、總結(jié)、驗收學(xué)校各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

一、中小學(xué)檔案管理工作總則

         1、學(xué)校設(shè)立專門的檔案館，統(tǒng)管整個校各門類、各種載體的檔案。檔案館依據(jù)需求，在館內(nèi)設(shè)立相應(yīng)的科室，負(fù)責(zé)全校各類檔案的接收、管理與開發(fā)利用。情況特殊的單位，設(shè)立檔案分室，實行分級管理。全校各單位的檔案工作接受檔案館的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

         2、檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)學(xué)校發(fā)展歷史的一項科學(xué)文化事業(yè)，它在一定程度上是衡量學(xué)校管理水平的標(biāo)志。

         3、學(xué)校在招生、教學(xué)、科研、管理及其他各項活動中直接形成的，具有保存價值與利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄和原始材料均屬學(xué)校檔案

         4、檔案工作應(yīng)嚴(yán)格實行部門立卷歸檔制度， 做到檔案工作“三納入”、“四同步”；即將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入學(xué)校管理制度，納入學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，并在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。

         5、學(xué)校把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。

         6、加強(qiáng)學(xué)校對檔案工作科學(xué)管理，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校師生和社會的需要。

         7、設(shè)立檔案管理工作各項負(fù)責(zé)人，比如學(xué)校檔案工作由校長直接領(lǐng)導(dǎo)，并委派一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并成立學(xué)校檔案工作委員會，作為學(xué)校開展檔案工作的重要機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系，由分管校領(lǐng)導(dǎo)任主任，學(xué)校各學(xué)院教學(xué)副院長及相關(guān)歸檔單位行政負(fù)責(zé)人任委員并分管本單位檔案工作。各檔案歸檔單位須配備1名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集整理和立卷歸檔工作。

二、 學(xué)校檔案管理系統(tǒng)可以落實各種檔案歸檔范圍 

（一）學(xué)校黨政管理類

    黨政管理類主要包含了學(xué)校黨委（總支、支部）、共青團(tuán)、少先隊、行政、工會、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。

（二）學(xué)校實物類

     主要指本學(xué)校以及其教職員工獲得、接收的各種獎杯、獎狀、錦旗、證書、牌匾、書畫等實物。

（三）學(xué)校科研類

    按照國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T 2-92執(zhí)行。

（四）學(xué)校基建工作類

     按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》和山東省教委、省檔案局1992年頒發(fā)的《山東省中小學(xué)校舍檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（五）學(xué)校教育教學(xué)類

    囊括了反映教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)實踐、德育教育與外事交流等活動中形成的文件材料。

（六）學(xué)校財會類

    按照財政部、國家檔案局1988年頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

（七）學(xué)校聲像類

    通常就是學(xué)校在社會活動中所形成的具有保存價值的照片、磁盤、錄音錄象帶、影視膠片、光盤等等。

（八）學(xué)校儀器設(shè)備類

    比如在學(xué)校中所用到的各種國產(chǎn)與國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件及在接受、采購、使用、維修與改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

    以上是山東省中小學(xué)檔案管理暫行后的基本工作，另外為了落實山東省中小學(xué)檔案管理工作，目前已經(jīng)具有多家客戶進(jìn)行咨詢了會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)并且牽手合作，進(jìn)一步完成了檔案管理工作基礎(chǔ)管理工具，實現(xiàn)了學(xué)校文件、文檔、檔案的采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等工作內(nèi)容，滿足學(xué)校的檔案管理需要,集中管理實體與電子檔案，并且獲得了各種檔案管理工作中的榮譽(yù)。

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