會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)管理人事檔案既是人事檔案的管理原則，也是人事檔案的管理體制。“集中統(tǒng)一”是指人事檔案必須集中由組織、人事、勞動(dòng)部門統(tǒng)一管理，具體業(yè)務(wù)工作由直屬的人事檔案部門負(fù)責(zé)，其他任何部門或個(gè)人不得私自保存人事檔案，嚴(yán)禁任何個(gè)人保存他人的人事檔案材料，違反者要受到追究。

《干部檔案工作條例》指出：干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制?！陡刹繖n案工作條例》第30條還明確規(guī)定：嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的檔案。對(duì)利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》的，要依法處理。這就明確規(guī)定了公共部門人事檔案材料的所有權(quán)屬于國(guó)家，并由國(guó)家授權(quán)由組織、人事、勞動(dòng)部門統(tǒng)一管理。這一管理原則，便于加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)這些單位的領(lǐng)導(dǎo)人把人事檔案工作納入議事日程。

“分級(jí)管理”是指全國(guó)人事檔案工作，由各級(jí)組織人事部門根據(jù)其管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)人員的人事檔案材料，并對(duì)人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督。一般來講，工人檔案由所在單位的勞動(dòng)（人力資源）部門管理，學(xué)生檔案由所在學(xué)校的教務(wù)或?qū)W生工作部門管理，干部檔案是按干部管理權(quán)限由各級(jí)組織、人事部門分級(jí)管理，即管哪級(jí)干部，就管哪一級(jí)干部檔案，使人員管理與檔案管理的范圍一致。這種管人與管檔案相統(tǒng)一的管理體制，使人事檔案工作與人事工作的關(guān)系非常密切，有利于各級(jí)組織、人事部門對(duì)人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，也可以為人事檔案的管理與利用提供組織保障。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)注意級(jí)別不要分得太細(xì)。一旦級(jí)別分級(jí)過細(xì)，過分強(qiáng)調(diào)管人與管檔完全一致，勢(shì)必導(dǎo)致分散多頭管理、管檔單位與兼職人員過多等問題，因而實(shí)行適度分級(jí)即可。由于黨政機(jī)構(gòu)與企事業(yè)單位及其他機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)、職能任務(wù)不同，其人事檔案的管理級(jí)別應(yīng)區(qū)別對(duì)待。首先，黨政機(jī)構(gòu)人事檔案管理應(yīng)適度分級(jí)。由于我國(guó)傳統(tǒng)上把人才人為地分成中央、部委、市屬、部門和民營(yíng)等幾大塊管理，所以我國(guó)人事檔案所在機(jī)構(gòu)和人事檔案形成者歷來存在級(jí)別之差，且分得過細(xì)。從人事檔案所在行政機(jī)構(gòu)的級(jí)別上說，有中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)等；從黨政機(jī)構(gòu)人事檔案形成者的行政級(jí)別來說，有一般科員級(jí)、副科級(jí)、正科級(jí)、副處級(jí)、正處級(jí)、副廳級(jí)、正廳級(jí)、副省級(jí)、正省級(jí)、副部級(jí)、正部級(jí)等。由于各級(jí)別的人事檔案形成者所處的地位與身份不同，從事的工作性質(zhì)不同，對(duì)國(guó)家所作貢獻(xiàn)有大小之分，其檔案的保存價(jià)值、保密范圍也必然存在一定差異，因此，過去人事檔案管理所分的級(jí)別很細(xì)，不同級(jí)別由不同機(jī)構(gòu)保存，這對(duì)于重要人物檔案的保管和保密具有有利的一面，但分得過細(xì)，則不便保管和利用。特別是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，民主化程度提高、透明度增強(qiáng)、各類人員級(jí)別變化較大，各類人員工作單位和工作性質(zhì)不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期那樣穩(wěn)定，而是具有較大的靈活性，可以進(jìn)行合理流動(dòng)和自由擇業(yè)，政府機(jī)構(gòu)人員也面臨著分流、下崗的問題，現(xiàn)有近一半的機(jī)關(guān)干部將被精簡(jiǎn)，被精簡(jiǎn)下來的機(jī)關(guān)干部將向企業(yè)集團(tuán)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)、中介組織、個(gè)體企業(yè)等領(lǐng)域分流，一些國(guó)家公務(wù)員可能轉(zhuǎn)化為企業(yè)干部或職工，一些普通干部也有可能被提拔為官員。因此，人事檔案管理的級(jí)別不宜像過去那樣實(shí)行過細(xì)過嚴(yán)的等級(jí)體制，而采取適度分級(jí)較為合理。如省級(jí)黨政機(jī)構(gòu)的人事檔案分為兩個(gè)級(jí)別即可，副廳級(jí)以上官員的人事檔案由省委組織部檔案機(jī)構(gòu)管理，副廳級(jí)以下官員及國(guó)家公務(wù)員由人事檔案部門管理。市縣級(jí)黨政機(jī)構(gòu)更不宜分級(jí)過細(xì)。

其次，企事業(yè)單位人事檔案管理可以不分級(jí)。對(duì)于企業(yè)事業(yè)單位的人事檔案來說，可以不分級(jí)別，由各單位人事檔案部門、人力資源部或綜合性檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。因?yàn)檫@類機(jī)構(gòu)的人員中從事黨政領(lǐng)導(dǎo)工作的人數(shù)較少，大多從事科研、教學(xué)、生產(chǎn)、開發(fā)等工作，了解、使用這類人員主要看業(yè)績(jī)和貢獻(xiàn)，各種級(jí)別的人事檔案內(nèi)容大體相同，其保密程度不存在大的差別，不需要像黨政機(jī)關(guān)分級(jí)別分別保管，完全可以由所在單位人事部門或綜合性檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，這樣可以防止一個(gè)單位的人事檔案分散在幾個(gè)部門保管或一個(gè)人的檔案分別由不同部門保管。同時(shí)，此類機(jī)構(gòu)的“干部本位”觀念將逐漸淡薄，如國(guó)有企業(yè)同行政級(jí)別逐漸脫鉤，企業(yè)、廠長(zhǎng)經(jīng)理實(shí)行自我推薦民主選舉，企業(yè)干部處于動(dòng)態(tài)之中，企業(yè)干部級(jí)別變動(dòng)頻繁，企業(yè)干部級(jí)別不像黨政機(jī)構(gòu)官員和國(guó)家公務(wù)員相對(duì)穩(wěn)定，企業(yè)干部級(jí)別有時(shí)很難確定，所以企業(yè)的人事檔案沒有必要實(shí)行嚴(yán)格的等級(jí)管理。高校的校長(zhǎng)、書記及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也大多是專業(yè)人才、專家，校長(zhǎng)一職并不是終身制，不當(dāng)校長(zhǎng)后仍從事自己的專業(yè)教學(xué)與科研活動(dòng)。至于普通教師雖然有講師、副教授、教授等各種等級(jí)，但每個(gè)人處于變化之中，現(xiàn)在是講師，一段時(shí)間后可能是副教授、教授，而且這些職稱在聘任制下也不是終身制，因此，更沒有必要分級(jí)別管理其人事檔案。