對于企業(yè)而言，文檔是企業(yè)發(fā)展過程中必不可少的重要知識載體。文檔的種類眾多，包含會議文檔、策劃文檔、設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)文檔等等。文檔眾多、類型各異，散落存儲在員工各個電腦上，企業(yè)要管理大量的文檔需要便捷有效的管理工具。

網(wǎng)盤與文檔管理軟件是當(dāng)下重要的兩種文檔知識管理工具。兩種管理工具都有不同的應(yīng)用群體，其優(yōu)劣勢也各不相同。那么，兩者有什么區(qū)別，作為企業(yè)管理工具，哪一種更適合企業(yè)發(fā)展呢？下面，我們從兩種文檔管理工具的各項功能進行剖析。

1.網(wǎng)盤與文檔管理軟件的發(fā)展歷史與功能

網(wǎng)盤是近年比較熱門的知識載體，是一種基于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲服務(wù)。網(wǎng)盤向用戶提供文檔的存儲、共享、訪問、備份等文檔管理功能。用戶可以通過因特網(wǎng)管理、編輯網(wǎng)盤里的文檔。

文檔管理軟件在我國應(yīng)用有一定的歷史基礎(chǔ)。在20世紀80年代開始，許多廠商開始開發(fā)的文檔管理軟件，以管理紙質(zhì)文檔為主要功能。這些系統(tǒng)管理記錄紙張文檔，其中包括印刷、出版的文檔、照片和版畫等。

后來開發(fā)商研發(fā)第二類文檔管理軟件，即電子文檔管理，例如老牌文檔管理軟件紹林科技（現(xiàn)在的會博通品牌）在1988年研發(fā)了我國較早的文檔一體化軟件。最早的電子文檔管理軟件的管理，由于技術(shù)限制，對文檔類型和文檔數(shù)量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲、索引和檢索的文檔格式。

發(fā)展到2013年，基于B/S架構(gòu)的文檔管理軟件出現(xiàn)，通過上傳到服務(wù)器中進行集中存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統(tǒng)。也增加了更多功能，包括文檔的權(quán)限管理、全文搜索、存儲加密、審批流程、文檔審計、版本管理、規(guī)則應(yīng)用、在線編輯和統(tǒng)計報表等。

2.網(wǎng)盤與文檔管理軟件在功能上的差異

1）從文檔的采集與錄入方式分析

網(wǎng)盤與文檔管理軟件均支持多種文檔類型上傳，支持WEB客戶端、電腦客戶端、手機客戶端操作多平臺數(shù)據(jù)同步。

但文檔管理軟件在文檔采集上更精細化一些。例如上文提到的會博通文檔管理軟件，支持掃描新建、批量上傳、對應(yīng)條目批量上傳等多種文檔采集方式。支持專業(yè)的OCR全文識別，集成OCR引擎，實現(xiàn)對非文本型文檔的識別。采集文檔后，用戶可自定義文檔類型、文檔屬性，為后續(xù)文檔精細化管理提供基礎(chǔ)。

2）從文檔的應(yīng)用層面分析

企業(yè)如何選擇適合自己的文檔管理工具？文檔采集錄入后，文檔的應(yīng)用功能是重要的參考方向。如果您的企業(yè)更偏向于文檔的協(xié)同，網(wǎng)盤在靈活性上更占優(yōu)勢一些。部分網(wǎng)盤功能可以實現(xiàn)多人協(xié)同編輯文檔，而且協(xié)同編輯后更新的速度會比較快。如果您更重視文檔的協(xié)同編輯效率與存儲空間，而且對后續(xù)的文檔的精細化管理要求不高，可選擇網(wǎng)盤作為文檔管理工具。如果您更傾向?qū)ξ臋n存儲及后續(xù)搜索與權(quán)限管理等功能，可以選擇一款專業(yè)的文檔管理軟件。

接下來分析一下文檔管理軟件。

文檔管理軟件在同樣能實現(xiàn)文檔協(xié)同管理功能。例如會博通文檔管理軟件，通過流程郵局等模塊，可根據(jù)需求發(fā)起文檔修改流程，對應(yīng)的文檔管理人員則在流程中自由批注、添加意見，確認終稿文檔，還可以一體化歸檔，對文檔管理有層級化、流程化、文檔與檔案一體化管理需求的企業(yè)可以選擇文檔管理軟件作為管理工具。

同時，在文檔的存儲、搜索、借還等功能上，文檔管理軟件管理更為細?；?。

會博通支持歷史版本管理，避免歷史文檔丟失。系統(tǒng)中任何一條有內(nèi)容的文檔，都可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置版本的記錄功能，系統(tǒng)會在更新正文時自動保存先前的歷史版本。

利用物聯(lián)網(wǎng)化的管理，系統(tǒng)的每一條信息，都可實現(xiàn)快速查找、發(fā)起借用等操作。

會博通檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且搜索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。

3）從文檔的權(quán)限與安全分析

網(wǎng)盤在權(quán)限與安全管理上對比起專業(yè)的文檔管理軟件較薄弱一些。付費型的網(wǎng)盤相對好一些，有一定的權(quán)限與安全保障，但免費的網(wǎng)盤權(quán)限與安全管理措施比較單一，一般是在訪問權(quán)限及文檔安全上作簡單設(shè)置，而想要更多的安全及存儲量是要付費升級。而付費型的網(wǎng)盤比免費的網(wǎng)盤在權(quán)限與系統(tǒng)安全功能上會有所升級，但是要做到更細?；奈臋n權(quán)限與安全管理，建議選用專業(yè)的文檔管理軟件，尤其是涉密類文檔，合同文檔，工程文檔，科技文檔，會議文檔等專業(yè)文檔。

會博通的權(quán)限管理體系是針對管理分類授予的，每一個分類都可以單獨設(shè)置權(quán)限，定義的授權(quán)對象可訪問的文檔密級，也可區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權(quán)限，也可區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的權(quán)限。

在文檔安全管理上，會博通支持錯密鎖定，機器指紋登錄、SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，支持病毒掃描與加密存儲、防SQL注入，可自定義設(shè)置文檔水印，應(yīng)用操作行為可監(jiān)控及監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析等。

總體而言，網(wǎng)盤與文檔管理軟件軟件各有千秋，企業(yè)需根據(jù)自身需求選擇。如果您需要專業(yè)的文檔管理軟件，可百度搜索”會博通“，或者搜索“huibotong.cn”了解更多。