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文檔一體化管理系統(tǒng)應該具備哪些基礎功能?

2021/3/1 16:50:28       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1

文檔一體化管理系統(tǒng)為單位增效賦能

 

文檔一體化管理工具、平臺或系統(tǒng),通過收集、管理、共享、更新、創(chuàng)新等過程,快速獲取內(nèi)外部的知識并加以儲備,這些知識可以高效地輸送到單位組織的每一個成員;提高工作成效,減少錯誤率和重復性工作。從系統(tǒng)的角度進行思考,這將成為組織的智慧資本,有助于幫助單位組織做出正確決策,適應時代的高速發(fā)展,應對市場變遷。簡而言之,單位組織的文檔一體化管理就是知識收集、存儲、管理、共享、迭代、創(chuàng)新、再利用的一個全生命周期過程。

 

文檔一體化管理系統(tǒng)應該涵蓋哪些基礎功能?

 

據(jù)會博通資深產(chǎn)品經(jīng)理介紹好的文檔一體化管理工具可以幫助團隊和企業(yè),做到有效的文檔一體化和應用,提高員工的工作成效,減少錯誤的重復發(fā)生。

 

1、多元化收集知識:

支持多種類型的知識,如圖片、視屏、各種文檔(Word、Excel、PPTPDF、TXT等)等。

 

2、方便結構化存儲:

對于企事業(yè)單位組織來說,知識的存儲量較大較雜,需要文檔一體化管理工具,結構化分類存儲,例如多級欄目、多屬性、多標簽、多條目、甚至可以自定義管理....

 

3、簡單、易學、易操作:

單位組織的文檔一體化管理系統(tǒng)在使用上越簡單越好,做到人人皆是知識創(chuàng)作者,人人都是知識的運用者。不方便操作,無法讓所有人的知識方便管理,那么單位的文檔一體化管理效果將大大折扣。

 

4、文檔一體化管理系統(tǒng)使用成本:

使用成本的高低關乎性價比,單位組織在文檔一體化管理平臺選擇上,建議大家選擇試錯成本低的工具,比如企業(yè)專門研發(fā)的方向是文檔、檔案管理為基礎的文檔一體化管理平臺,通常比較靠譜,多考慮的是協(xié)同、沉淀、分享、安全;若是建立在OA基礎上的文檔一體化管理系統(tǒng),重視的就是流程管理,往往在沉淀和規(guī)范利用方面比較缺乏,所以建議大家多調(diào)研產(chǎn)品研發(fā)背景和產(chǎn)品的真正優(yōu)勢和強項。當然,現(xiàn)在市場上有很多專業(yè)做文檔一體化管理系統(tǒng)的企業(yè),比如會博通綜合文檔一體化管理系統(tǒng)專注研發(fā)已經(jīng)超30年。

 

5、查詢與分享功能是否好用:

分享的便利性很大程度影響到知識的流通與利用,是文檔一體化管理工具必備的重中之重。分享不方便無法解決信息孤島的情況。對于內(nèi)容資料很多的知識庫而言,一個好的搜索功能是剛需,全文檢索,條目檢索,關鍵詞檢索,依權限檢索等等已經(jīng)成為優(yōu)秀文檔一體化管理系統(tǒng)的高級評價范疇。

 

6、編輯輕松多人協(xié)作:

文檔一體化管理系統(tǒng)除了存儲管理外很重要的一點是編輯內(nèi)容,編輯就要考慮編輯器是否好用,主流編輯方式是否都具備,團隊協(xié)同編輯功能幾乎必不可少,畢竟是和團隊使用的文檔一體化管理平臺,伴隨著協(xié)作編輯,操作記錄痕跡的永久化保存就顯得異常重要。小編目前了解到操作痕跡永久保存這部分,做的最好的文檔一體化管理系統(tǒng)首推“會博通”。

 

7、多重權限管理,數(shù)據(jù)可備份:

文檔一體化管理系統(tǒng)是企業(yè)單位組織資料的匯總平臺,因此需要多級權限管理功能去約束不同級別成員的操作權利,從而保護數(shù)據(jù)安全。當然說到數(shù)據(jù)安全最重要的是數(shù)據(jù)是否被自己所掌握,類似像一些云知識庫平臺就應提供此類的功能。會博通綜合文檔一體化管理系統(tǒng),采用的是組織機構虛擬化方式,設置權限管理體系。

 

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