檔案管理工作是檔案行業(yè)最常見的工作內(nèi)容之一,知識管理專家會博通整理分享了以下干貨知識。
檔案整理,是通過一系列手段,將收集來的檔案科學(xué)地組織,使之條理化和系統(tǒng)化。一般情況下,收集來的檔案處于相對零亂、無組織狀態(tài),加上檔案數(shù)量日益增加,成分越來越復(fù)雜,如果不加以整理,就會給日常管理和實際利用檔案帶來很大的困難。只有整理好的檔案,才能為檔案的保管、統(tǒng)計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系,為準確地鑒定檔案的價值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。此外,檔案經(jīng)過整理,可以完整、系統(tǒng)地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌,充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用,體現(xiàn)檔案的利用價值。因此,檔案整理工作是整個檔案管理工作的基礎(chǔ),對其他檔案工作環(huán)節(jié)有著很大的影響。
一、檔案整理的分類
包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、、案卷封面編目、案卷目錄編制。
具體內(nèi)容:
(1)會計憑證類:反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。
(2)財務(wù)報告類:包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明,銀行存款對賬單應(yīng)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,其他出納報告。
(3)會計賬簿類:現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄 [1] 。
(4)其他類:作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應(yīng)單獨存放保管的重要票證單據(jù),如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤點表和出納考核報告等。
(5)檔案管理類:出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時,一般包括分類、裝訂和成冊三個步驟。
二、檔案整理工作的程序和內(nèi)容
檔案整理工作的基本程序包括:
①全宗的組織及排列;
②全宗內(nèi)檔案的分類;
③案卷的編立和排列;
④案卷目錄的編制等。
這是檔案整理工作的主要步驟,這一系列的工作一般由不同的工作部門和人員分別承擔(dān),但這些工作程序并非在任意情況下都完全按順序一一進行。
對于檔案機構(gòu)來說,在實際工作中,檔案整理工作的內(nèi)容大體上有三種情況:
(1)在正規(guī)的工作條件下,檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工,等等。
(2)對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。
檔案館和檔案室對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)iT質(zhì)量檢查,要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工,以提高其整理質(zhì)量;另外,某些檔案材料由于保存的時間較長,其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化,須對其進行調(diào)整。
(3)零散文件的整理。
檔案館(室)有時也接收和征集一些零散的文件,在這種情況下就必須對檔案進行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、案卷的編立和排列、編定檔號,編制案卷目錄,等等。
我國檔案室、檔案館的整理工作一般屬于上述第一種情況,但后面兩種情況也經(jīng)常出現(xiàn),因此,檔案工作人員仍需熟悉和掌握整個檔案整理程序。
三、檔案整理工作的基本原則
一般情況下,檔案整理工作應(yīng)遵循以下三項原則:
(1)檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。
文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成時間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)。經(jīng)過整理,將有歷史聯(lián)系的檔案組合在一起,能充分體現(xiàn)出檔案形成時的歷史背景和形成規(guī)律,全面反映各種活動的本來面貌,從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
(2)檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)。
第一,應(yīng)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易打亂重整;
第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
檔案在整理過程中充分利用原有的整理基礎(chǔ),體現(xiàn)了對檔案來源的尊重。
(3)檔案的整理必須便于保管和利用。
一般情況下,檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上,采用更簡潔有效的方法使整理的檔案便于保管和利用。