檔案管理工作中,檔案文件借還管理是一大難點:借閱審批流程多,跑上跑下耗費大量時間和人力;借出后未能及時收回,影響管理進程和增值應(yīng)用等等……針對這類情況,會博通專門開發(fā)了標準化的檔案文件借還管理體系,通過信息化技術(shù)管控借還全流程,推動檔案、文檔、證照、圖書等知識文件的高效流轉(zhuǎn)。

會博通檔案文件借還管理體系,讓知識成為流動資產(chǎn)

會博通檔案文件借還管理體系,可用于檔案、文檔、證照、圖書等文件的借還管理上,讓文件借還像在圖書館里借、還書一樣便捷。用戶通過專門的借閱與歸還模塊,或通過搜索功能查詢到所需文件后,即可發(fā)起借用或歸還申請,根據(jù)審批授權(quán)快速實現(xiàn)借用或歸還。這樣一來,知識的流轉(zhuǎn)與協(xié)作變得更迅速,更利于發(fā)揮其資產(chǎn)價值,為企事業(yè)的發(fā)展提供更大效用。

會博通檔案文件借還流程,標準化借還管理

當(dāng)用戶需要借、還檔案文件時,通過會博通的借還流程發(fā)起申請,并經(jīng)管理人員審批通過后,即可輕松完成借、還操作。通過標準化流程,誰借閱了什么文件、借閱用途、天數(shù)等信息都會被系統(tǒng)自動記錄。當(dāng)借閱期限到達時,系統(tǒng)會自動收回電子文件的閱讀權(quán),或自動對紙質(zhì)文件發(fā)出歸還提醒,及時追溯,讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序。

此外,借還流程及借還表單可根據(jù)需求自定義設(shè)置,靈活適應(yīng)各類管理需求。

會博通檔案文件借還管理體系,按需選擇借還方式

會博通提供了純線上、純線下以及線上線下相結(jié)合的借還模式。也就是說,用戶既可線上申請借還電子版(如電子檔案、電子文檔、電子證照等),也可線上申請、線下借還實體版(如實體檔案、證照原件、實體圖書等),并可按需選擇借閱天數(shù)。此外,通過“收納盒”功能,還可一鍵實現(xiàn)批量借還,操作體驗更優(yōu)。

會博通檔案文件借還統(tǒng)計,借還情況一目了然

哪類檔案被閱讀的次數(shù)更高?哪份證照被借閱次數(shù)最多?想了解更全面的檔案文件利用情況,通過會博通系統(tǒng)內(nèi)的借還統(tǒng)計模塊,即可輕松實現(xiàn)。統(tǒng)計包括登記類、統(tǒng)計類和排序類等,還可輸出統(tǒng)計表、統(tǒng)計圖形等,圖文并茂,滿足不同統(tǒng)計需要,協(xié)助管理人員更全面地把控檔案文件的利用情況。

會博通檔案文件借還體系對于檔案管理的價值

檔案文件等材料,承載了企事業(yè)單位在生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的記錄和各類信息,是組織在發(fā)展過程中至關(guān)重要的戰(zhàn)略資源。通過會博通的檔案文件借還管理體系,檔案文件能在保障安全性的前提下實現(xiàn)便捷、高效的流轉(zhuǎn),充分發(fā)揮其利用價值;同時,在再利用過程中,組織可以對這些檔案文件再次發(fā)現(xiàn)、認知,并作出調(diào)整,使知識庫更趨完善,形成良性循環(huán);此外,全程電子化管理,有助于管理人員把控檔案文件的利用全過程,更好了解利用情況,從而提升管理質(zhì)量。