會博通檔案規(guī)范化管理系統(tǒng)：“數(shù)字+安全+開放”三位一體管控
2022/1/4 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 475
對企業(yè)、國家機關(guān)而言，檔案管理工作的質(zhì)量、效率，關(guān)乎整個機關(guān)和企業(yè)的工作質(zhì)量。因此，為了實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、黨和國家及各系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。
最近幾年，國家檔案局也相繼出臺了適配不同行業(yè)的檔案管理標準，同時對錄音、錄像，網(wǎng)站、網(wǎng)頁，檔案庫房，檔案分類指標指引等細分事項，也進行了全面詳實的規(guī)定。切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使之達到標準化、規(guī)范化的要求，成為現(xiàn)代化組織管理的必經(jīng)之路。
檔案信息化指的是應(yīng)用信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，同時，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)檔案工作信息化處理，使“死“的檔案，變成“活”的信息，切實強化管理效果。
檔案安全管理主要涉及兩部分，其一是紙質(zhì)檔案安全管理；其二是電子檔案安全管理。對于紙質(zhì)檔案的安全管理，《中華人民共和國檔案管理法》第十九條中，也明確提到：檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。目前，比較成熟的庫房安全管控方式是，通過溫濕度監(jiān)測模塊，信息化檢測庫房實時數(shù)據(jù)變化，根據(jù)國家提供的溫濕度標準，進行智能化調(diào)控；而對于電子檔案的安全管理，則可通過采用具有安全保障措施的檔案管理軟件來實現(xiàn)。要確保檔案管理軟件的安全程度，可以從登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四個維度考慮。
檔案文件的存、借、還、查，貫穿組織工作的全鏈條，這要求檔案管理系統(tǒng)必須與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。銜接主要體現(xiàn)在兩方面，第一是實現(xiàn)檔案管理軟件與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單點登錄，不論實在第三方應(yīng)用中，還是在檔案管理軟件中，都能夠隨時隨地免賬號、密碼互相鏈接；第二是通過第三方應(yīng)用處理的檔案信息，可以自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)當中。
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1.為什么要進行檔案規(guī)范化管理？
2019年12月16日，國家檔案局在《關(guān)于發(fā)布〈紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范〉等9項行業(yè)標準的通知》中，發(fā)布了國家檔案局檔案行業(yè)標準，對檔案規(guī)范化管理做出了非常明確的要求。
最近幾年，國家檔案局也相繼出臺了適配不同行業(yè)的檔案管理標準，同時對錄音、錄像，網(wǎng)站、網(wǎng)頁，檔案庫房，檔案分類指標指引等細分事項，也進行了全面詳實的規(guī)定。切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使之達到標準化、規(guī)范化的要求，成為現(xiàn)代化組織管理的必經(jīng)之路。
2.做好檔案規(guī)范化管理，可以從那幾個方面著手？
1）檔案信息化建設(shè)
檔案信息化指的是應(yīng)用信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，同時，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)檔案工作信息化處理，使“死“的檔案，變成“活”的信息，切實強化管理效果。
2）檔案安全管理
檔案安全管理主要涉及兩部分，其一是紙質(zhì)檔案安全管理；其二是電子檔案安全管理。對于紙質(zhì)檔案的安全管理，《中華人民共和國檔案管理法》第十九條中，也明確提到：檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全。目前，比較成熟的庫房安全管控方式是，通過溫濕度監(jiān)測模塊，信息化檢測庫房實時數(shù)據(jù)變化，根據(jù)國家提供的溫濕度標準，進行智能化調(diào)控；而對于電子檔案的安全管理，則可通過采用具有安全保障措施的檔案管理軟件來實現(xiàn)。要確保檔案管理軟件的安全程度，可以從登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四個維度考慮。
3）與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接
檔案文件的存、借、還、查，貫穿組織工作的全鏈條，這要求檔案管理系統(tǒng)必須與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。銜接主要體現(xiàn)在兩方面，第一是實現(xiàn)檔案管理軟件與第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單點登錄，不論實在第三方應(yīng)用中，還是在檔案管理軟件中，都能夠隨時隨地免賬號、密碼互相鏈接；第二是通過第三方應(yīng)用處理的檔案信息，可以自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)當中。
當你不使用OA的時候，會博通就是文檔功能豐富的辦公自動化系統(tǒng)；當你使用OA的時候，會博通就是與辦公系統(tǒng)聯(lián)系緊密的文檔內(nèi)容管理系統(tǒng)，如果你已有文檔內(nèi)容管理系統(tǒng)，會博通就是符合國家規(guī)范和行業(yè)需求的綜合檔案管理系統(tǒng)。
始于1988，會博通專注檔案管理領(lǐng)域，已與數(shù)萬家企業(yè)達成項目合作，應(yīng)用領(lǐng)域覆蓋10大國民經(jīng)濟行業(yè)，對于各類檔案的科學(xué)分類、信息化協(xié)作、安全管理、庫房管理等檔案規(guī)范化管理有著非常豐富的實施經(jīng)驗。
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