數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮下的企業(yè)檔案信息化管理
2022/9/23 0:00:00 來源： 作者：小博 瀏覽量： 1
最近幾年，我們頻繁提及一個(gè)詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型。究竟什么是企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型？由中國數(shù)字化聯(lián)盟發(fā)布等的《2021數(shù)字化轉(zhuǎn)型白皮書》中指出，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的本質(zhì)，是通過數(shù)字技術(shù)和數(shù)字算法先行切入企業(yè)業(yè)務(wù)流，形成智能化閉環(huán)，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營全過程可度量、可追溯、可預(yù)測(cè)、可傳承，重構(gòu)了質(zhì)量、效率、成本的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，涉及方面非常多，需要從認(rèn)知到戰(zhàn)略、從組織與文化到每個(gè)企業(yè)成員的行為上作出轉(zhuǎn)變。檔案信息化管理作為知識(shí)沉淀、流轉(zhuǎn)、應(yīng)用的核心，在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略中起著至關(guān)重要的作用。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮下的企業(yè)當(dāng)心信息化管理，具備那些哪些特征？檔案管理軟件應(yīng)該如何規(guī)劃發(fā)展？會(huì)博通產(chǎn)品戰(zhàn)略研究小組，在內(nèi)部呈現(xiàn)了如下匯報(bào)。
01了解企業(yè)檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景是關(guān)鍵
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。對(duì)于企業(yè)來說，它生產(chǎn)于各個(gè)部門、同時(shí)也服務(wù)于各個(gè)部門，是企業(yè)進(jìn)行一系列活動(dòng)不可或缺的依據(jù)材料。
具體來說，檔案在企業(yè)發(fā)展的過程中具有如下作用。第一是憑證和依據(jù)作用。完整豐富的企業(yè)檔案對(duì)宣傳企業(yè)具有很強(qiáng)的說服力。檔案資料的齊全、準(zhǔn)確為企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)有力的支持。第二是具有重要的存史作用。檔案能夠較全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反映企業(yè)發(fā)展過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，詳細(xì)地記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的方方面面，為企業(yè)編史修志奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第三是服務(wù)生產(chǎn)建設(shè)的作用。就企業(yè)而言，擁有完整的科技檔案，科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)就可以有序的、高效率地進(jìn)行。第四是決策生產(chǎn)指導(dǎo)工作的重要依據(jù)。這要求企業(yè)檔案要能夠較全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反映企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，詳細(xì)地記錄企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)人的任免、企業(yè)的規(guī)模、人員的構(gòu)成、生產(chǎn)任務(wù)的完成情況等；第五是傳播企業(yè)文化的作用，記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊(yùn)，對(duì)鼓舞員工士氣、激發(fā)員工熱情，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)榮譽(yù)感、信任感、自豪感，有著非同尋常的作用。
檔案信息化應(yīng)用要推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，必須要與以上這些應(yīng)用需求與場(chǎng)景充分結(jié)合。會(huì)博通針對(duì)企業(yè)當(dāng)中的多場(chǎng)景檔案管理應(yīng)用需求，采取的是模塊化的產(chǎn)品策略，用豐富的模塊化應(yīng)用，充分承接企業(yè)的檔案信息化管理需求。
02提質(zhì)增效是檔案信息化管理的必然選擇
在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，我們考慮如何做好檔案工作，就要考慮投入多少名員工，這些員工不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要了解企業(yè)的業(yè)務(wù)模式。當(dāng)數(shù)字技術(shù)嵌入后，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案管理工作變得更為便捷，更為高效，一臺(tái)電腦，一個(gè)人員就可以管理整個(gè)公司的檔案。
會(huì)博通對(duì)于這種具有較強(qiáng)的提質(zhì)增效效果的檔案信息化管理模式，稱為企業(yè)的“云端資料室”。通過將檔案上云，企業(yè)當(dāng)中的每個(gè)成員都可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行智能化存取。檔案存取方式直接采用的是面向?qū)ο蟮墓芾砟Ｊ?，誰有需求誰操作，幾乎不需要額外投入人力管理。所有操作都在安全的保障體系下進(jìn)行。SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護(hù)檔案安全。
03促進(jìn)交流是挖掘檔案價(jià)值的有效路徑
彼得·德魯克說“知識(shí)是一種能夠改變某些人和事物的信息，這既包括了使信息成為行動(dòng)的基礎(chǔ)方式，又包括了通過對(duì)信息的運(yùn)用使某個(gè)個(gè)體（或機(jī)構(gòu)）能力進(jìn)行改變或進(jìn)行更為有效的行為方式”。對(duì)于企業(yè)而言，企業(yè)文化是隱性知識(shí)，它決定了企業(yè)的決策風(fēng)格、激勵(lì)方式、是企業(yè)能否取得成功的關(guān)鍵要素。
從這一層面上來看，檔案信息化管理應(yīng)用應(yīng)以企業(yè)知識(shí)樞紐的形式存在。然而，在我們?nèi)粘９ぷ髦兴佑|到的，更多的是可以通過正式語言或媒介傳播的知識(shí)。對(duì)于內(nèi)心知道但無法轉(zhuǎn)換成語言的經(jīng)驗(yàn)性、身體性的知識(shí)卻很少關(guān)注。
會(huì)博通為促進(jìn)企業(yè)隱性知識(shí)的積淀，為企業(yè)提供了多種交互性功能。比如在線交流、咨詢臺(tái)、論壇中心、微博等等。這屬于企業(yè)內(nèi)部的交流體系，相比于外部應(yīng)用而言，工作的聚焦屬性更強(qiáng)、內(nèi)容更為精準(zhǔn)、安全性也更高。
據(jù)普華永道發(fā)布的數(shù)字化指數(shù)調(diào)查顯示，在全球范圍內(nèi)，明確將數(shù)字化融入企業(yè)戰(zhàn)略的企業(yè)高達(dá)70%；在中國范圍內(nèi)，將數(shù)字化融入戰(zhàn)略的企業(yè)達(dá)到88%?？梢?，中國大部人企業(yè)，都加開始了數(shù)字化進(jìn)程。這些企業(yè)數(shù)字化實(shí)踐及其所取得的成效，引發(fā)了眾多企業(yè)追隨，同時(shí)也給大部分企業(yè)帶來了數(shù)字化的壓力。這些壓力時(shí)刻提醒著企業(yè)管理者，如果企業(yè)無法完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也就意味著被這個(gè)時(shí)代淘汰。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的踐行上，不少企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型上投放了大量資源，也進(jìn)行了各種自我學(xué)習(xí)的努力，但效果依然不如人意。數(shù)字化轉(zhuǎn)型這盤棋很大，究竟如何布局？面對(duì)眾多的不確定性，我們的建議是找到那些相對(duì)確定性的方向，比如檔案信息化管理、知識(shí)管理，使之成為企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型扎根、賦能的力量之源。
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