人事檔案管理工作如何做？從概念到方法論的全面解析
2022/9/26 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 658
人事檔案管理工作如何做？這個問題我們問過不少從事檔案管理的朋友，大家也許知道，但很少有人能比較全面的描述出來，所以本期內(nèi)容，筆者跟大家一起探尋人事檔案的有趣知識世界。
01什么是人事檔案
對于人事檔案是什么這個問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個人經(jīng)歷以及德勤績廉的、以個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡單來說，人事檔案就是記錄和反映個人德、能、勤、績、廉等綜合情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個檔案最基本的特征：原始記錄性、社會服務(wù)性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內(nèi)容承載上講，人事檔案忠實記錄了員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、廉政勤政等內(nèi)容，對于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級負(fù)責(zé)管理干部檔案。
2）維護人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補充工作，不斷充實檔案內(nèi)容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務(wù)。人事檔案管理工作的內(nèi)容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務(wù)，是檢驗人事檔案管理工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規(guī)定可以查閱檔案的事由，對查檔人員身份、級別等做出相應(yīng)的限制。
5）規(guī)范程序。要對查檔需求進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備、并按照程序報領(lǐng)導(dǎo)審批后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉(zhuǎn)出要把握信息準(zhǔn)確，材料齊全、手續(xù)萬別、整理規(guī)范的要求，對需轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格審核，不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統(tǒng)一立卷對象，必須是《收集歸檔規(guī)定》范圍內(nèi)的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續(xù)要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護要求。
04人事檔案內(nèi)容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構(gòu)成，內(nèi)容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計材料。
4）學(xué)歷學(xué)位材料，職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料。
5）政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國際、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。
6）黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。
7）表彰獎勵材料。
8）涉法違紀(jì)材料。
9）工資、待遇材料，出國（境）材料，黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民族黨派代表會議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料。
會博通人事檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經(jīng)營成本。
在會博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會博通合作，推進(jìn)公司建設(shè)了綜合人事檔案管理平臺，每一個員工在入職的時候，系統(tǒng)便會自動建立起該員工的動態(tài)人事檔案，標(biāo)準(zhǔn)化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質(zhì)資料和數(shù)字人事檔案一體化管理，對人事檔案分類，信息，檔案借閱實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準(zhǔn)確，每一次查閱都有據(jù)可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項流程的審批節(jié)點清晰并且能夠通過多種形式對審批人進(jìn)行待辦事項提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會博通人事檔案管理系統(tǒng)，能幫助您將嚴(yán)謹(jǐn)、繁重的檔案工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粓鲚p松、愉悅的工作體驗。
01什么是人事檔案
對于人事檔案是什么這個問題，筆者翻到由劉祎編撰的《檔案管理》中這樣描述：人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個人經(jīng)歷以及德勤績廉的、以個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。
簡單來說，人事檔案就是記錄和反映個人德、能、勤、績、廉等綜合情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的檔案。
02人事檔案有什么用
人事檔案具備兩個檔案最基本的特征：原始記錄性、社會服務(wù)性，因此有著其它文化形式不可替代的作用。從內(nèi)容承載上講，人事檔案忠實記錄了員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、廉政勤政等內(nèi)容，對于全面考察和正確選拔使用人才，有重要的作用。
03人事檔案管理的基本原則
1）按照干部人事管理范圍、集中管理、分級負(fù)責(zé)管理干部檔案。
2）維護人事檔案的完整與安全。在完整上，要求對所管干部員工做好日常檔案材料的收集與補充工作，不斷充實檔案內(nèi)容；在安全上，要求做好檔案“八防”工作，建立保密制度。
3）積極為人事工作服務(wù)。人事檔案管理工作的內(nèi)容，貫穿管理工作的全過程，能否為人事工作提供有效服務(wù)，是檢驗人事檔案管理工作好壞的主要標(biāo)準(zhǔn)。
4）要建立健全查閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查閱檔案的單位、人員范圍，規(guī)定可以查閱檔案的事由，對查檔人員身份、級別等做出相應(yīng)的限制。
5）規(guī)范程序。要對查檔需求進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備、并按照程序報領(lǐng)導(dǎo)審批后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。
6）方便利用，正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足利用需求。
7）檔案轉(zhuǎn)出要把握信息準(zhǔn)確，材料齊全、手續(xù)萬別、整理規(guī)范的要求，對需轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格審核，不符合要求的檔案認(rèn)真進(jìn)行整改。
8）歸檔材料必須是屬于統(tǒng)一立卷對象，必須是《收集歸檔規(guī)定》范圍內(nèi)的材料；必須是辦理完畢的正式材料；歸檔材料手續(xù)要完備；干部人事檔案的載體和記錄材料符合檔案保護要求。
04人事檔案內(nèi)容有哪些
《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）為我們指出，人事檔案主要由十大類材料構(gòu)成，內(nèi)容及分類如下：
1）履歷材料。
2）自傳材料，報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
3）考察、考核、鑒定材料，審計材料。
4）學(xué)歷學(xué)位材料，職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料。
5）政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國際、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。
6）黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。
7）表彰獎勵材料。
8）涉法違紀(jì)材料。
9）工資、待遇材料，出國（境）材料，黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民族黨派代表會議形成的材料。
10）健康檢查和處理工商事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料。
了解了這么多的人事檔案管理干貨知識，筆者詳細(xì)大家對于如何做好人事檔案管理又多了一些心得和新知。作為一個負(fù)責(zé)任的筆者，除了干貨之外，還為大家?guī)砹藭┩n案人事檔案管理應(yīng)用場景而開發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)。
會博通人事檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位提供涵蓋人事檔案全生命周期管理的解決方案，全方位提升人事檔案管理的辦公效率，降低經(jīng)營成本。
在會博通過往案例中，一位工作8年，管理15萬份人事檔案的HR，通過會博通合作，推進(jìn)公司建設(shè)了綜合人事檔案管理平臺，每一個員工在入職的時候，系統(tǒng)便會自動建立起該員工的動態(tài)人事檔案，標(biāo)準(zhǔn)化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。
通過紙質(zhì)資料和數(shù)字人事檔案一體化管理，對人事檔案分類，信息，檔案借閱實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準(zhǔn)確，每一次查閱都有據(jù)可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項流程的審批節(jié)點清晰并且能夠通過多種形式對審批人進(jìn)行待辦事項提醒，防止工作上的遺漏。
如何做好人事檔案管理，希望這篇干貨文章能夠幫到你，也希望會博通人事檔案管理系統(tǒng)，能幫助您將嚴(yán)謹(jǐn)、繁重的檔案工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粓鲚p松、愉悅的工作體驗。
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